Järjestimme hybriditapahtuman oppiaksemme lisää hybriditapahtumista

Näin toteutimme Lyytin hybridi-tapahtuman

Paras oppi tulee yleensä itse tekemällä ja meillä Lyytillä kokeileminen kuuluu työnkuvaan. Hybridi-tapahtumien nostaessa profiiliaan, meillä tuli itsellemme palava tahto järjestää oma hybridi. Halusimme oppia mitä kaikkea tapahtuman suunnittelu pitää sisällään sekä mitä se vaatii tekniseltä puolelta. Samalla halusimme tehdä myös virheitä, jotta voimme välttää ne tulevaisuudessa.

Voidaksemme tarjota parhaan mahdollisen hybridikokemuksen kutsuimme apuun hyvät ystävämme tapahtumatoimisto Tapahtumalliselta. Heidän avullaan halusimme varmistaa, että tapahtuma on jokaisen osallistujan ajan arvoinen, ja koska meillä ei ole kaikkea vaadittavaa tekniikkaa tapahtuman järjestämiseen, tuntui kumppanin mukaan ottaminen luonnolliselta osalta tapahtumaa.

Mitä halusimme saavuttaa?

Hybridin tavoite oli jakaa tietoa tapahtumien tulevaisuudesta ja siitä, mitkä tulevat olemaan hallitsevia tapoja järjestää tapahtumia. Tämän lisäksi toivoimme saavamme aikaan keskustelua hybridi-tapahtumista, sekä niiden hyvistä ja huonoista puolista. Halusimme siis jakaa ja saada tietoa, jotta pystymme auttamaan asiakkaitamme, niin nykyisiä kuin tulevia, parhaalla mahdollisella tavalla.

Olimme myös juuri julkaisseet sertifikaatin Event Success Managementille ja halusimme nostaa sen näkyvyyttä sekä saada mahdollisimman monta uutta sertifikaatin suorittajaa. Uskomme Event Success Managementin olevan kiinteä osa tulevaisuuden tapahtumia, joten se upposi teemaan vaivattomasti. 

Tavoitteena oli saada 30 henkeä paikan päälle Turun toimistollemme ja 100 henkeä onlinen puolelle. Onnistuimme ylittämään tavoitteemme kirkkaasti ja saimmekin yli 300 ilmoittautumista, joka luonnollisesti oli merkki aiheen kiinnostavuudesta. Tämän lisäksi halusimme saavuttaa Experience Value Scoren (EVS:n) 70, sekä saada 70% osallistujista ilmoittautumaan sertifikaatin suoritukseen.

Tapahtuman suunnittelu

Projekti alkoi tapaamisella Tapahtumallisen kanssa, jossa keskustelimme tavoitteistamme, aikataulusta sekä vastuunjaosta. Tämän jälkeen sovimme heidän auttavan meitä viestinnässä, teknisessä toteutuksessa sekä tapahtuman aikataulutuksessa. Sisältö sekä kutsulistojen luominen jäi meidän vastuulle. 

Ohjelma koostui kahdesta osasta. Ensimmäinen osa oli puheenvuoro toimitusjohtajaltamme Petri Hollménilta tapahtumien nykytilasta sekä tulevaisuudesta. Toinen osa oli keskustelu Petrin sekä Tapahtumallisen toimitusjohtaja Sanni Rostedtin välillä, jossa käytiin läpi miten onnistua (ja epäonnistua) hybridi-tapahtumassa. Esimerkkeinä käytimme omaa tapahtumaamme.

Pitääksemme yleisön energisenä pilkoimme tapahtuman kahteen osaan, joiden välillä oli pidempi tauko. Paikan päällä oleva väki pääsi hakemaan kahvia ja verkostoitumaan, kun taas online väelle pidimme oman, eksklusiivisen, keskustelutilaisuuden. Syynä tälle oli se, että kotona istuvalle henkilölle tauko olisi ollut liian pitkä, joten halusimme tarjota heille mahdollisuuden vapaamuotoiseen keskusteluun ja verkostoitumiseen tauon aikana.

Tekninen toteutus

Tapahtuma striimattiin Demion välityksellä, joka mahdollisti chat- sekä kyselytyökalujen käyttämisen tapahtuman aikana. Paikan päällä käytimme perinteistä käsiäänestystä, sekä otimme kysymyksiä vastaan suoraan yleisöstä. Chat oli näkyvillä erilliseltä näytöltä osallistujille koko tapahtuman ajan. Käytimme myös eri kamerakulmia, jotta online-osallistujat saisivat parhaan mahdollisen kokemuksen.

Toivoimme, että laadukkaalla toteutuksella pystyisimme luomaan vaikuttavan tapahtuman. Meidän missiomme on luoda merkityksellisiä kohtaamisia, jotka ovat osallistujien ajankäytön arvoisia. Noudatamme itse tätä ohjenuoraa ja siitä syystä olemme valmiita panostamaan tapahtumiimme, jotta pystymme luomaan niin laadukkaita ja merkityksellisiä tapahtumia kuin mahdollista.

Miten onnistuimme?

Tapahtuman EVS oli 60, eli valitettavasti jäimme hieman tavoitteestamme. 60 ei missään nimessä ole huono tulos, mutta tavoitteesta jääminen harmittaa aina.

Osallistujat kokivat jonkin verran teknisiä haasteita liittymisessä, joka puolestaan laski heidän antamaa EVS:ää. Sisältö ja ohjelma puolestaan saivat paljon kiitosta. Palautteiden perusteella onnistuimme jakamaan tietoa tapahtumien tulevaisuudesta sekä inspiroimaan osallistujia. Myös tekninen toteutus keräsi kiitosta. 41% jätti vastasi EVS-kyselyyn, joka on varsin mukava otanta osallistujista.

Vaikka sisältö saikin kiitosta, osa osallistujista olisi silti kaivannut hieman enemmän konkretiaa. Puheenvuorot olivat innostavia, mutta käytäntöön vietäviä asioita olisi toivottu enemmän. Tästä syystä täyden pisteen vastauksia jäi saamatta. Tauon pituus keräsi kommentteja puolesta ja vastaan. Osan mielestä tauko oli juuri sopivan pituinen ja tauko-ohjelma kiinnostavaa, kun taas osan mielestä tauko oli liian pitkä ja ajan olisi voinut käyttää paremmin hyödykseen.

Sertifikaatti tavoitteemme (70% rekisteröityneistä) jäi melko kauas, tuloksen ollessa 22%. Vaikkakin luvut ovat melko kaukana toisistaan, olemme silti niihin tyytyväisiä. Sertifikaatti herätti hyvää keskustelua tapahtuman aikana ja vastaanotto oli positiivinen. Jälkikäteen ajateltuna tavoitteemme saattoi olla hieman yliampuva, mutta toisaalta mitään ei voi saavuttaa ellei tähtää korkealle!

Opit ja kehitysaskeleet jatkoon

Event Success Managementin mukaisesti pyrimme aina sitoutumaan muuttamaan muutamaa asiaa seuraavassa tapahtumassa parantaaksemme osallistujakokemusta. Päätimme luoda entistä paremmat liittymisohjeet Demio alustalle sekaannusten sekä kysymysten välttämiseksi. Sisällön puolesta pyrimme sukeltamaan entistä syvemmälle aiheeseen ja jakamaan enemmän käytännön vinkkejä, keskittyen hieman vähemmän trendien maalaamiseen.

Seuraa meitä somessa nähdäksesi seuraavat tapahtumamme ja mikäli haluat keskustella kanssamme hybridi-tapahtumista, tai tapahtumista ylipäätään, niin ota rohkeasti yhteyttä!

Tapahtuman nauhoitteen näet täältä. Tämä tapahtuma toimi myös meille inspiraationa toiseen blogiimme, jossa jaamme käytännön vinkkejä hybridin toteuttamiseen.