<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1029501197232858&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Käytännönläheiset vinkkimme hybriditapahtuman järjestämiseksi

Näin onnistut hybridi-tapahtumassa

Hybriditapahtumat keräävät paljon huomiota. Monet uskovat niiden olevan hallitseva tapahtuma-muoto myös tulevaisuudessa pandemian jälkeen. Teoriassa hybridi kuulostaa todella yksinkertaiselta: yksi tapahtuma kahdelle eri yleisölle, johon voi liittyä joko verkossa tai paikan päällä. Asia ei kuitenkaan ole aivan näin yksinkertainen.

Osallistujakokemus on kaikkien tapahtumien keskiössä, sillä arvokkain asia, jota osallistuja voi tapahtumalle antaa, on hänen aikansa. Tällöin hänen tulisi myös tuntea tapahtuman olleen hänen aikansa arvoista, jotta hän on tyytyväinen kyseiseen tapahtumaan. Olemme käsitelleet aihetta myös toisessa blogissamme, jonka voit lukea tästä. Hyvä osallistujakokemus auttaa myös yritystä erottumaan muista toimijoista, kun kilpailu ihmisten ajasta ja huomiosta kiristyy. Hyvän ja tasapuolisen osallistujakokemuksen luominen on haastavaa hybriditapahtumassa, koska osallistujat koostuvat kahdesta eri yleisöstä.

Miten hybriditapahtuma eroaa muista tapahtumista?

Hybriditapahtumissa on hyvä muistaa, etteivät ne sovi kaikkiin tilanteisiin. Kuten muissakin tapahtumissa, toivottujen osallistujienprofiilin pitäisi määrittää tapahtuman tyyppi ja osallistujaprofiilin pitäisi puolestaan määräytyä halutun lopputuloksen mukaan. Hybridissä on hyvä  myös muistaa, että vaikka tapahtuman sisältö ja puhujat voivat olla samoja, eroavat muut osa-alueet toisistaan osallistumismuodosta riippuen.

Paikan päällä järjestäjän ja yleisön on helpompi kokea yhteenkuuluvuutta, kun he voivat nähdä, kuulla ja keskustella kasvotusten toistensa kanssa. Tämä sama tunne on haastavampaa luoda verkkoympäristöön, sillä he eivät saa samoja aistikokemuksia näyttöpäätteensä takaa.

Paikan päällä tapahtumassa on usein tarjolla jotakin juotavaa tai syötävää. Kun osallistuja haistaa vasta keitetyn kahvin, tai maistaa tuoretta smoothieta, jää hänelle huomattavasti vahvempi muistijälki. Paikka, jossa tapahtuma järjestetään, voi myös olla inspiroivasti sisustettu tai taustalla kuuluva puheensorina voi luoda juuri oikeanlaisen tunnelman kyseiseen tapahtumaan. Mikäli taas liityt verkon välityksellä, sinulta saattaa puuttua kahvi tai taustalta saattaa kuulua muuta hälinää (osallistut sitten kotoa tai toimistolta käsin), joka saattaa häiritä keskittymistä tai estää pääsemästä tapahtuman tunnelmaan.

Verkostoituminen on myös hyvin erilaista kummallekin osallistujatyypille. Tapahtumiin osallistutaan usein niin kiinnostavan sisällön, kuin myös verkostoitumismahdollisuuksien takia. Paikan päällä on helppo nähdä muita osallistujia, sekä vaihtaa heidän kanssaan ajatuksia ja käyntikortteja. Tämä tapahtuu usein luonnollisesti, ilman että järjestäjän tarvitsee siihen erikseen kannustaa. Onlinessa taas järjestäjällä on huomattavasti isompi rooli keskustelun avaamisessa sekä osallistujien tutustuttamisessa toisiinsa.

Listasimme alas parhaat vinkkimme hybriditapahtuman järjestämiseen liittyen, jotta tapahtumasi ovat varmasti osallistujien ajan arvoisia.

Viisi vinkkiä hyvään hybridikokemukseen

1: Huomio osallistujat tasapuolisesti

Tapahtuman aikana puhuttelet kahta eri yleisöä: paikan päällä olijoita sekä online-osallistujia. Muista pitää katsekontaktia myös kameran suuntaan, vaikka edessä istuvia osallistujia on luontaisempaa katsella. Tällä tavoin luot yhteenkuuluvuuden tunteen molemmille osallistujille.

Myös kysymyksiä kysyttäessä on tärkeää, että molemmat yleisöt kokevat voivansa keskustella järjestäjän tai esiintyjän kanssa tasapuolisesti. Tässä voit hyödyntää onlinen osalta erilaisia chat-ominaisuuksia ja kyselyitä, kun taas paikan päällä olijoiden kanssa voit käyttää käsi äänestystä tai laittaa mikin rohkeasti kiertämään.

Kun kysyt kysymyksen yleisöltä, kuten esimerkiksi “kuinka moni teistä on aiemmin osallistunut hybriditapahtumaan”, varmista tuloksia jakaessasi, että molempien osallistujien vastaukset tulevat lasketuksi yhteen mikäli näitä tuloksia haluat jakaa. Älä unohda, että vastaukset tulevat kahdesta eri lähteestä. Hieman edistyneempi ratkaisu voisi olla kyselylinkki, joka jaetaan molemmille osallistujille ja vastaukset piirtyvät suoraan osaksi esitystä.

Onlinepuolelle on myös kannattavaa nimetä oma isäntä tai emäntä, joka keskittyy pelkästään verkkopuolen osallistujiin. Tämä henkilö voi seurata chattia, vastata siellä esitettyihin kysymyksiin, opastaa online-alustan käytössä sekä toimia yhteyshenkilönä, mikäli esimerkiksi liittymisen kanssa on jotain ongelmia. Muista vain kertoa tämä ennen tapahtumaa olevassa viestinnässä!

2: Pyri tarjoamaan ainutlaatuinen osallistujakokemus

Hyvä tunnelma on huomattavasti helpompi luoda paikan päälle kuin onlineen. Kuten jo aiemmin mainitsimme, tuoreen kahvin tuoksua voi olla haastava kopioida onlinen puolelle. On olemassa kuitenkin muita mahdollisuuksia, joiden avulla voit huomioida online-puolen osallistujia. Ohjelmaan kannattaa suunnitella pelkästään online-osallistujille olevaa ohjelmaa, kuten esimerkiksi pieni esitapahtuma tai rohkaista heitä verkostoitumaan LinkedInissä ja näin ollen luoda yhteenkuuluvuuden tunnetta tälle yleisölle.

Toinen vaihtoehto voisi olla lahjakortin lähettäminen, jonka avulla online-osallistuja voi tilata aamiaista tai kupin kahvia kotiinsa tai vaihtoehtoisesti käyttää sen seuraavan kerran kun on kaupungilla asioilla. Tämä ei tietysti ole täysin sama asia kuin aamupalan tarjoilu paikan päällä, mutta osoittaa osallistujille sen ettet ole unohtanut heitä.

Erilaiset tauot tapahtuman aikana voivat olla haastavia online-osallistujille. Koska suurin osa todennäköisesti osallistuu tapahtumaan kotoa tai toimistolta käsin, eivät he välttämättä tarvitse yhtä pitkiä taukoja kuin paikan päällä osallistujat. Paikan päällä ihmiset verkostoituvat ja hakevat lisää kahvia, jolloin puolen tunnin tauko kuluu melko nopeasti. Puoli tuntia on kuitenkin suhteellisen pitkä aika tuijottaa “tapahtuma jatkuu pian”-tekstiä koneen näytöltä.

Tauon aikana voisikin järjestää kevyttä keskustelua ja verkostoitumista pelkästään online-osallistujille. Mitään kovin syvällistä aihetta keskusteluun ei kannata valita, jotta osallistujilla riittää energiaa keskittyä vielä itse ohjelmaan. Tärkeää on kuitenkin tuoda lisäarvoa online-osallistujille sekä tarjota uniikki kokemus, jota liveyleisö ei saa. Heillä kuitenkin on omat aktiviteettinsa paikan päällä.

3: Investoi laadukkaisiin välineisiin laadun takaamiseksi

Teknologia näyttelee hybriditapahtumissa isoa roolia. Laadukkaat mikrofonit sekä kamerat ovat välttämättömyys, kun haluat saada viestisi tehokkaasti perille. Tapahtuman flow sekä osallistujan immersio saattaa kärsiä, mikäli kuva on rakeinen tai ääni särisee kesken tapahtuman. Jos varusteita ei löydy omasta takaa, kannattaa mukaan ottaa ulkopuolinen kumppani, joka hoitaa teknisen toteuttamisen. Tällöin sinulle jää aikaa keskittyä sisältöön ja ulkopuolisten silmien mukaan tulo saattaa tarjota mahdollisuuksia, joita et ollut ajatellutkaan.

Toinen asia, johon teknologiaa voidaan käyttää on chatin tai hashtagien näyttäminen erillisellä näytöllä liveyleisölle. Tällöin myös he pääsevät näkemään minkälaista keskustelua verkossa käydään. Luovuus on tässäkin rajana ja etenkin kumppaneiden kanssa pystyt varmasti tuomaan uusia ja upeita asioita osaksi tapahtumaasi.

4: Luo linkki molempien osallistujien välillä ja rakenna yhteisöllisyyttä

Kuten jo useaan kertaan on mainittu, järjestät samanaikaisesti kahta tapahtumaa. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, etteivätkö nämä tapahtumat tukisi toisiaan.

Hyviä esimerkkejä hybriditapahtumista ovat urheilutapahtumat. Osallistujia on niin paikan päällä, kuin myös kotona katsomassa lähetystä. Kannattaakin kiinnittää huomiota siihen, miten liveyleisöä käytetään tehostamisen keinona tunnelman välittämisessä.

Kuva innostuneesta ja mukana hurraavasta yleisöstä saa tunnelman myös kotona nousemaan kattoon. Samalla, kun paikan päällä oleva yleisö kuulee, kuinka monta ihmistä peliä katsoo kotona, tuntevat he olevansa osa suurta tapahtumaa ja onnekkaita sillä he ovat kokemassa sen paikan päällä. Erilaiset videolähetykset kisastudioista ovat myös oiva tapa jakaa osallistujien kokemuksia keskenään. 

5: Ole luova

Tapahtumien rima on nostettu todella korkealle. Kun vihdoin saavut tapahtumaan, odotat sen olevan jotain ainutlaatuista. Onkin syytä kiinnittää osallistujakokemukseen huomiota, mikäli haluat yleisön valitsevan juuri sinun tapahtumasi myös jatkossa.

Onneksi vain mielikuvituksesi asettaa rajat markkinoinnille ja tapahtumille. Kokeile erilaisia asioita, arvioi saamasi palaute ja jatkokehitä tapahtumia sen pohjalta. Jo pelkällä sisällöllä voi tehdä paljon uusia ja erottuvia asioita, ilman tekniikan lisäämistä. Ota yleisö osaksi tapahtumaa ja pyri aitoon vuorovaikutukseen heidän kanssaan. Järjestä taukojumppia tai pyydä yllätysvierasta ottamaan lava haltuun kesken esityksen.

Teknologiaa voi toki käyttää myös hyväkseen. Miltä kuulostaisi interaktiivinen käsiohjelma, joka muuttuu tapahtumassa käytyjen keskusteluiden pohjalta? Tai erilaiset pienryhmä keskustelut, joissa yhdistät paikan päällä olevan yleisön onlinessa olevaan väkeen? Voit myös kokeilla pelillistämistä erilaisten visailujen avulla! Ole rohkea ja rakenna tapahtumasi brändisi näköiseksi!

Tästä pääset lukemaan tarinan siitä, miten me Lyytillä järjestimme ensimmäisen hybridi-tapahtumamme.