Kulunut vuosi on ollut haastavaa aikaa tapahtumajärjestäjille. Kaikesta huolimatta tulevaisuus alkaa näyttää valoisammalta ja uskomme, että pian pääsemme taas järjestämään tapahtumia ja kohtaamaan toisiamme! Nyt on siis aika kääntää katse tulevaisuuteen ja valmistautua tapahtumien paluuseen.
Koronapandemian aiheuttaman poikkeustilan takia useita tapahtumia peruttiin ja iso osa tapahtumista siirtyi verkkoon, ehkä jopa pysyvästi. Olemme ylpeitä siitä, että saamme kuulua toimialaan, joka on osoittautunut näin sopeutuvaksi ja jossa on onnistuttu tuottamaan korkealaatuisia tapahtumia kaikista yhtäkkisistä rajoituksista, muutoksista sekä jatkuvasta epävarmuudesta huolimatta.
Katseiden kääntyessä paikan päällä järjestettäviin tapahtumiin, on hyvä pitää mielessä, että jotkin uusista muutoksista ovat tulleet pysyäkseen. Verkko- sekä hybridi-tapahtumien merkitys yhdistettynä tehokkaaseen viestintään luo upeita ja jatkuvasti uusia mielenkiintoisia mahdollisuuksia.
Tapahtumajärjestäjät ovat tunnetusti todella järjestelmällisiä, sillä tämä työ vaatii sitä. Tulevaisuus saattaa kuitenkin tuoda joitakin uusia haasteita ja haluammekin osaltamme olla auttamassa järjestäjiä luomaan entistä parempia tapahtumia ja kokemuksia! Vaikkakin varsinaiset tapahtumat ovat vielä kuukausien päässä, on niiden suunnittelu hyvä aloittaa jo nyt, jotta kaikki on valmista kun tapahtumat palaavat.
Live-tapahtumat koronan jälkeisenä aikana
Tapahtuma-alalla on alkamassa uusi vaihe, joka tuo mukanaan uudenlaisia haasteita. Näitä haasteita on varmasti paljon, mutta tässä on pari esimerkkiä:
- jotkut haluavat jatkaa maskien käyttämistä
- jotkut taas ovat jyrkästi maskeja vastaan, vaikka niitä pyydettäisiinkin käyttämään
- tapahtumapaikat ja mahdollisesti jatkuvat rajoitukset yleisömäärissä sekä turvaväleissä
Keskiössä ovat kuitenkin ihmiset. Joka ikinen osallistuja on yksilö, jolla on omat mielipiteensä ja toiveensa siitä, miten asiat hoidetaan nyt kun rajoitukset alkavat poistumaan tai lievenemään.
Valitettavasti kenelläkään ei ole taikasauvaa, jonka heilautuksella kaikki pysyisivät tyytyväisinä. Tehokkaalla ja avoimella viestinnällä voidaan kuitenkin saada aikaan positiivisia reaktioita osallistujilta. Tämä on yksi osa-alue tapahtumanhallinnassa, joka on meille Lyytillä lähellä sydäntä.
Tilanteen muuttuessa ennen tapahtumaa on entistä tärkeämpää pystyä viestimään ilmoittautuneille tapahtumaa koskevasta muutoksesta. Se käy nopeasti ja helposti lähettämällä kaikille ilmoittautuneille sähköposti tai tekstiviesti muutoksesta. Entä silloin, kun tapahtuma on käynnissä? Sama ratkaisu toimii, vaikkakin tekstiviesti paikan päällä ja linjoilla olijoille voi olla tässä tilanteessa parempi ratkaisu.
Entä jos jokin muutos vaikuttaa vain pieneen osaan osallistujista? Tällöin on tärkeää pystyä kokoamaan lähetyslista nopeasti kyseiselle ryhmälle ja lähettämään ilmoitus muutoksesta vain heille. Viestit voi kohdistaa esimerkiksi kaikille kutsutuille, kutsun hyväksyneille, ilmoittautuneille tai osallistujille, tai vaikkapa sen mukaan osallistuuko osallistuja tapahtumaan verkossa tai paikan päällä.
Ihannetapauksessa kaikki sujuu ongelmitta, mutta kaikki tapahtumajärjestäjät tarvitsevat varasuunnitelmana palvelun, jonka avulla viestintä toimii tehokkaasti. Näihin asioihin on hyvä kiinnittää huomiota jo tapahtumaa suunnitellessa, sillä tapahtuman aikana aika on kortilla ja yllätykset voivat aiheuttaa isoa päänvaivaa. Voitte varata lyhyen palaverin asiantuntijamme kanssa, niin voimme yhdessä katsoa missä kaikessa Lyyti voisi teitä auttaa. Näin pääsette nopeasti etenemään tapahtumakärpäsen puraistessa!
Miksi hybriditapahtumista voi tulla uusi standardi
Kulunut vuosi on tutustuttanut monet osallistujat ja järjestäjät verkko-tapahtumiin ja ne ovatkin olleet mieluisia useille ajansäästön vuoksi. Kuitenkin, paikan päällä koettavat tapahtumat sekä kohtaamiset ovat monelle niitä mieluisia ja kovin kaivattuja. Tästä syystä uskallamme väittää että hybridi-tapahtumat tulevat yleistymään tulevaisuudessa.
Näissäkin tapahtumissa on haasteita. Järjestäjä saattaa helposti:
- keskittyä liikaa live-tapahtumaan
- tai keskittyä liikaa verkko-tapahtumaan.
Työtä helpottaa, mikäli käytössä olevat työkalut tukevat molempia järjestämistapoja. Lyytin kaltaiset ohjelmistot auttavat luomaan saumattoman kokemuksen kahden eri kohderyhmän välille ja näin ollen takaamaan että kokemus on yhtä positiivinen kaikille osallistujille.
Hybridi-tapahtuman järjestäminen on varsin uutta monelle kokeneellekin tapahtumakonkarille, ja kuten aina uuden äärellä on tärkeää pitää mielessä, että kaikki ei välttämättä mene täydellisesti ensimmäisellä kerralla. Oleellista on kuitenkin oppia virheistä ja pyrkiä luomaan parempia kohtaamisia tapahtuma tapahtumalta. Olemme luoneet tähän tueksi metodin nimeltä Event Success Management, joka kehittää tapahtumatoimintaa siten, että seuraava tilaisuus on aina takuuvarmasti edeltävää onnistuneempi!
Aloita tapahtumien suunnitteleminen nyt
Elämme nopean muutoksen tilassa. Tällä hetkellä tulevaisuus näyttää valoisalta, vaikkakin rajoituksia tapahtumien järjestämisessä on edelleen. Vaikkakin itse live-tapahtumat saattavat tuntua vielä kaukaisilta syksyn projekteilta, kannattaa niiden suunnitteleminen aloittaa jo hyvissä ajoin. Oikeiden työkalujen ja toimintatapojen valitsemisen voi aloittaa jo nyt, vaikka elämme vielä keskellä pandemiaa. Tällöin maailman auetessa tapahtumien järjestäminen on joutuisaa, eikä aikaa tuhlaannu. Hyvällä valmistautumisella pystyy nimittäin erottumaan edukseen tapahtumien palaessa.
Esimerkiksi juuri omiin tarpeisiin sopivan tapahtumatyökalun löytäminen ja sen valitseminen sekä sen integroiminen kaikkiin järjestelmiin vie aikaa. Tapahtumien suunnittelu kannattaa aloittaa mieluiten ennemmin kuin myöhemmin.
Olemme innoissamme tapahtumien paluusta!
Elämme kohtaamisista ja palamme halusta päästä työskentelemään jälleen eri tyyppisten tapahtumien parissa yhdessä asiakkaidemme kanssa.
Verkko-tapahtumia järjestetään edelleen, mutta pian niiden lisäksi pääsemme myös näkemään toisiamme paikan päällä. Tämä tuo mukanaan viestinnällisiä haasteita, kuten aiemmin jo mainitsimme, mutta oikeilla työkaluilla tämäkin asia hoituu tehokkaasti.
Yksi asia on kuitenkin varmaa: live-tapahtumat ovat palaamassa ja niitä suunnitellaan jo täyttä häkää. Lyytin avulla voit päästä muiden edelle ja luoda entistä merkityksellisempiä kohtaamisia osallistujille, mikä puolestaan näkyy parempina tuloksina.
Jatketaanko keskustelua? Pyydä esittely tästä.
