Mikäli joudut peruuttamaan tapahtuman, on tässä sinulle lyhyt muistilista, mitä asioita ottaa huomioon ja miten viestiä muutoksista tehokkaasti osallistujille.
1. Mieluummin liikaa infoa kuin liian vähän
Tapahtuman peruuttamiseen pätee sama asia kuin muuhunkin tapahtumaviestintään: mieluummin enemmän infoa kuin vähemmän. Mikäli peruutuksesta ei ole vielä päätetty, voi siitäkin viestiä ja kertoa koska päätös tulee. Jos peruutat lähipäivinä olevan tapahtuman, on tekstiviesti ehdottomasti tehokkain viestintäkeino. Voit tekstarissa kertoa osallistujille oleellisen ja mainita, että tarkemmat informaatiot tulevat kaikille sähköpostiin.
2. Poista kalenterista tai verkkosivuilta
Jos tapahtumasi on julkaistu automaattisesti tapahtumakalenterissa tai lisätty manuaalisesti verkkosivuillenne, kannattaa se poistaa sieltä tai lisätä nimen perään esimerkiksi “PERUUTETTU”. Näin kalenterista tai verkkosivuiltanne tapahtumasta tietoja etsivä henkilö näkee välittömästi tiedon tapahtuman peruutuksesta.
3. Sulje ilmoittautuminen
Nopein keino sulkea ilmoittautuminen on laittaa tapahtuman viimeinen ilmoittautumisajankohta menneisyyteen. Näin et ota vastaan enää uusia ilmoittautumisia. Voit myös muokata tapahtuman ilmoittautumissivulle näkyviin tapahtuman peruuntumiseen syyn.
Voit tehdä tämän Lyytistä vasemmalta valikosta kohdasta Toiminnot → Ilmoitukset → Viesti ilmoittautumissivulla, jos ilmoittautuminen on päättynyt. Kirjoita tähän tiedot tapahtuman peruuttamisesta.
4. Viesti myös muissa kanavissa
Mikäli tapahtumalle on luotu Facebook-tapahtuma, on syytä peruuttaa se ja viestiä myös tässä kanavassa. Muista kertoa peruutuksesta kaikissa niissä kanavissa, joissa olet tapahtumasta aktiivisesti viestinyt.
5. Palauta maksut peruutusehtojen mukaisesti
Mikäli tapahtumasi on maksullinen, selvitä, miten sinun tulee toimia peruutustilanteessa. Oletko velvollinen palauttamaan maksut täysimääräisenä vai osittain? Viesti tästä selkeästi osallistujille. Mikäli maksuliikenne on hoidettu Lyytin kautta, ole yhteydessä asiakaspalveluumme. Autamme sinua mielellämme.
Miten tapahtuman peruuttaminen tehdään Lyytissä? Tarkemmat ohjeet tukiportaalissamme.
