Tapahtumissa ja projekteissa on hyvin paljon samaa: molemmilla on, tai ainakin pitäisi olla, hyvin selkeä tavoite, “DoD”, eli Definition of Done ja rajallinen ajallinen kesto. Tapahtuman järjestäminen vaatiikin usein erinomaisia projektinhallintakykyä.
Vaikka projekteilla ja tapahtumilla on hyvin paljon yhtäläisyyksiä, johdetaan niitä silti organisaatioissa hyvin eri tavalla. Tapahtuma kuuluvat, valitettavasti, usein siihen “pehmeämpään” johtamiskategoriaan. Niiltä ei vaadita yhtä selkeitä tavoitteita kuin projekteilta ja hyvin harvalla organisaatiolla on tapahtumille ns. “Project Officea”, jossa projekteja seurataan ja kehitetään määrätietoisesti. Project Office -mallissa projektinjohto on ammattimaista uusien ja projektiportfoliota tarkastellaan aktiivisesti johtoryhmän tasolla.
Vaikka yksittäisen tapahtuman voisi mieltää projektiksi ja useamman tapahtuman kokonaisuuden tapahtumaportfolioksi, tapahtumia tehdään ja toteutetaan liian usein strategiasta irrallaan. Harva pystyy tyypillisessä organisaatiossa vastaamaan kysymykseen “Kuinka monta tapahtumaa meillä on työn alla tai järjestetty viimeisen 12 kuukauden aikana?” edes summittaisella arviolla.
Me Lyytissä uskomme, ja omasta kokemuksesta jo tiedämmekin, että yksi tärkeä syy menestyviin tapahtumiin, on tapahtumakokonaisuuden aktiivinen ja ammattimainen johtaminen. Me kutsumme tapahtumien kokonaisuutta tapahtumaportfolioksi ja niiden tuottamista ja kehittämistä tapahtumaportfolion johtamiseksi.
Lyytin tapahtumaportfolio
Olemme tunnistaneet kaksi tärkeintä kohderyhmää, tai kategoriaa, joihin tapahtumilla haluamme vaikuttaa: asiakkaat ja työntekijät. Molemmat jakaantuvat vielä potentiaalisiin sekä olemassaoleviin asiakkaisiin ja työntekijöihin.
Jokaiselle kategoriaan kohdistuvalle tapahtumalle määritellään strateginen vaikutus, jota tavoitellaan. Esimerkiksi “Uudet asiakkaat” kategorian tapahtumilla haemme kasvua ja lisää tapahtumia alustamme päälle. Tämä tavoite ohjaa hakemaan tapahtumiin potentiaalisia asiakkuuksia, joiden järjestämien tapahtumien määrä on suuri.
Kategoriolle on määritelty menestyksen mittarit, joita seurataan yhtenä kokonaisuutena. Tavoitteet tulee saavuttaa jokaisen yksittäisen mittarin tasolla, jotta tapahtumakokonaisuus mielletään onnistuneeksi. Esimerkiksi keskimääräinen EVS-tavoite voi olla hyvällä tasolla, mutta jos tapahtumia ei ole suunniteltu tai toteutettu tarpeeksi tai niiden osallistujamäärät ovat jääneet tavoitteesta, kokonaisuuden nähdään jääneen tavoitteista.
Menestyvän tapahtuman totuus numero 3*: Tapahtumaportfolio tulee tehdä ja sitä tulee johtaa aktiivisesti
Lyytin tapahtumaportfoliota johdetaan vuosi- ja kvartaalitasolla. Jokaisen tapahtumakategorian yksittäiset tapahtumat kirjataan osaksi vuosikelloa, joka elää liiketoiminnan tarpeiden mukaan.
Suunnitelmaan merkitään ensin Lyytin lippulaivatapahtumat ja muita tapahtumia lisätään niiden ympärille. Koska organisaation resurssit ovat rajalliset, on tehtävä painotuksia kategorioiden välillä kunkin bisnestilanteen mukaan. Mikäli rekrytarve on vähäinen seuraavan kolmen - kuuden kuukauden aikana, mutta uusia asiakkaita ei ole saatu tavoitteen mukaisesti, vähennetään aktiviteettitasoja uudet työntekijät -kategoriassa ja lisätään panostuksia uudet asiakkaat -kategoriaan.
Lyytissä kokonaisuutta johtaa “Event Success Steering Group”, joka koostuu eri toimintojen työntekijöistä. Meillä mukana on myynti, markkinointi, asiakaspalvelu ja strategia. Event Success Steering Groupin tärkein tehtävät on tehdä tapahtumatoiminta näkyväksi sekä koordinoida, että eri tapahtumakategoriat ovat tasapainossa - tai ainakin oikeassa suhteessa liiketoimintatavoitteisiin ja kokonaisstrategiaan nähden.
*Katso menestyvän tapahtuman totuudet 1 & 2
Miten luoda tapahtumaportfolio omalle organisaatiolle
Aloittaminen on aina vaikeinta, joten on hyvä yksinkertaistaa tapahtumaportfolion luomisen vaiheet.
- Päätä kuka johtaa tapahtumaportfoliota ja kenen osallisuus vaikuttaa tapahtumien onnistumiseen
- Tunnista liiketoiminnan osa-alueet, joita tapahtumat voivat tukea
- Kirjoita auki tapahtumien kohderyhmät ja tavoitteet
- Merkitse tapahtumat vuosikelloon
- Perusta Event Steering Group tai vastaava, joka katsoo tapahtumia kaikkien toimintojen näkökulmasta
- Johda tapahtumaportfoliota aktiivisesti ja tee muutoksia liiketoiminnan tavoitteita seuraillen
Tapahtumaportfolion hyödyt
Tapahtumaportfolio tekee koko organisaation tapahtumatoiminnan näkyväksi. Kun tapahtumat suunnitellaan etukäteen, ne on helpompi toteuttaa osana menestyvää liiketoimintaa.
Tapahtumaportfolio tekee tapahtumatoiminnan myös mitattavaksi - ja siten johdettavaksi. Auki kirjoitetut tavoitteet ja helposti seurattavat mittarit edesauttavat tapahtumien suunnittelua, toteutusta, arviointia ja kehitystyötä. Jokaisen yksittäisen tapahtuman tavoitehan on edistää organisaation strategiaa tapahtumastrategian kautta. Se on seuraavan blogin aihe ja tämän blogisarjan päättävä kirjoitus.
****
Tapahtumanjärjestäjän työtä helpottaa monipuolinen ja aikaa säästävä tapahtumanhallintajärjestelmä kuten Lyyti. Tutustu järjestelmään demon avulla.
Artikkelin hero-kuva: Tim Mossholder on Unsplash
