4 totuutta menestyvistä tapahtumista - Osa 3/3: Tapahtumastrategia

blog participant experience

Jokaisella organisaatiolla on - tai ainakin pitäisi olla - strategia. Strategia on tiekartta ja toimenpidevalikoima, jolla tuota tiekarttaa kuljetaan kohti päämäärää, visiota. 

Monelta löytyy myös erikseen määritetty tuotestrategia, myyntistrategiaa ja henkilöstöstrategia. Mutta hyvin harvalta löytyy vielä selkeästi dokumentoitu tapahtumastrategia, vaikka tapahtumiin käytetään jokaisessa organisaatiossa merkittäviä aika- ja rahainvestointeja. 

Suurin syy tähän on, että tapahtumat on nähty liian pitkään toimintona, jota tehdään joko vanhasta tottumuksesta tai tekemisen ilosta. Lisäksi todella moni toiminto organisaatiossa järjestää tapahtumia, vaikka ei niitä välttämättä tiedosta järjestävänsä tapahtumia.

 

Mikä siis on tapahtuma?

Tapahtuma on mikä tahansa järjestetty (fasilitoitu), useamman kuin kahden ihmisen kohtaaminen, jolla on etukäteen määritetty haluttu lopputulos. Näitä ovat mm. koulutukset, hallituksen kokoukset, organisaation sisäiset infotilaisuudet, myynnin ja markkinoinnin “perinteisemmät” tapahtumat ja huvitapahtumat. 

Tapahtumiksi mielletään liian usein pelkästään myynnin ja markkinoinnin tapahtumat sekä firman pikkujoulut. Todellisuudessa tapahtumia on jokaisessa organisaatiossa päivittäin useita.

 

Menestyvän tapahtuman totuus numero 4*: Jokainen tapahtumia tuottava organisaatio tarvitsee tapahtumastrategian

Tapahtumastrategia on dokumentti, joka määrittää, miten tapahtumilla tuetaan organisaation päästrategiaa, joka vie kohti visiota. Tapahtumastrategiassa määritellään seuraavia asioita:

  • Mitä tapahtumilla pyritään saamaan aikaan ja kenelle (Kohderyhmät, eli tapahtumakategoriat tapahtumaportfoliossa)
  • Minkälaisia tapahtumia organisaatio hyödyntää
  • Minkälaisia tapahtumia organisaatio EI hyödynnä

On vähintään yhtä tärkeää määrittää mitä emme tee kuin se, mitä teemme!

Parhaimmillaan tapahtumastrategia noudattaa organisaatiostrategiaa, on lyhyt ja selkeä sekä perustuu myös organisaation arvoihin. Lyytin tapahtumastrategia näyttää pelkistetyimmillään tältä.

 

 

Tapahtumastrategia ei siis jätä uuttakaan työntekijää arvailujen varaan, vaan kertoo selkeästi, minkälaisia tapahtumia tehdään ja miksi. Tapahtumastrategia sisältää myös yksityiskohtaisemman tapahtumaportfolion, jossa kuvataan tarkemmin organisaation järjestämiä tapahtumia, niiden tavoitteita ja onnistumisen mittareita. Kirjoitimme aiemmin tapahtumaporfoliosta osana tätä blogisarjaa.

Ilman selkeää tapahtumastrategiaa tapahtumat eivät voi koskaan olla osa strategista tekemistä, vaan pysyvät yksittäisinä ad hoc-projekteina ja tällöin tapahtumakokonaisuutta on mahdotonta mitata ja johtaa. Jos tapahtumien vaikutusta ei pystytä todistamaan, on vaikeaa perustella niiden paikkaa budjetissa, vaikka ne sinne muiden toimenpiteiden osana sopisivatkin.

*Katso menestyvän tapahtuman totuudet 1 & 2 ja 3

 

Tapahtumastrategian luominen

Jos haluat luoda organisaatiollesi tapahtumastrategian, tarkastele ensin millaisia tapahtumia olet ennen järjestänyt ja mitkä niistä toimivat mielestäsi parhaiten. Peilaa onnistuneita tapahtumia nykyiseen liiketoimintastrategiaan ja mieti miten tapahtumat voivat auttaa saavuttamaan organisaatiolle asetettuja tavoitteita. Oletko kehittämässä työnantajamielikuvaa vai myyntilukuja? Tapahtumat voivat tukea hyvin suunniteltuina ja toteutettuina monia erilaisia tavoitteita.

Mieti seuraavaksi kenelle tapahtumia tulisi järjestää. Kenen huomiota yrität tapahtumilla tavoitella? Tapahtumat toimivat erityisen hyvin laajojen sisältökokonaisuuksien kommunikoimiseen, tunteiden välittämiseen ja kokemusten tuottamiseen. Tätä seuraillen tapahtuma voi olla hyvä valinta esimerkiksi asiakassuhteen vahvistamisessa tai kovassa kilpailussa erottautumiseen.

Kun tiedät mitä tapahtumilla tulisi saada aikaiseksi ja kenelle niitä järjestetään mieti millaiset tapahtumat palvelevat organisaatiotasi parhaiten. Lyytillä suosimme pienempiä tapahtumia, joissa voimme kohdata osallistujan rauhassa ja keskustella heidän kanssaan. Haluamme viestiä tapahtumien vaikuttavuuden puolesta, joten omat tapahtumamme keskittyvät vahvistamaan tätä viestiä.

Luot tapahtumastrategian helposti miettimällä seuraavia asioita:

  1. Opi aiemmista kokemuksista.
  2. Päätä millaisia tavoitteita tapahtumilla voi tukea.
  3. Mieti kenelle tapahtumia tulisi järjestää.
  4. Valitse millaiset tapahtumat kuvastavat omaa organisaatiotasi, millaisia viestejä välität ja millaisen jäljen toivot jättäväsi.
  5. Määrittele millaisia tapahtumia et toivoisi organisaatiossasi järjestettävän. 

Tapahtuma voi saada todella erilaisia vivahteita riippuen siitä millaisia asioita sillä tavoitellaan. Joskus oikeanlainen tapahtuma syntyy kun tietää mitä siltä ei haluta. Helpointa on ajatella asiaa kustannusten kautta. Voit vuokrata tapahtumallesi hienon tilan suuremmilla kustannuksilla tai jalostaa omasta toimistostasi näyttävän tapahtumatilan halvemmalla. Jos kustannustehokkuus on yksi kriteeri tapahtumillesi, on se syytä kirjata tapahtumastrategiaan.

Lyytillä rohkaisemme kaikkia tapahtumia järjestäviä organisaatioita luomaan tapahtumastrategian, tapahtumaportfolion ja miettimään tarkasti miten osallistujat kokevat tapahtuman. Toivomme että tapahtumia tuotetaan, analysoidaan ja kehitetään systemaattisesti Event Success Management - metodologian henkeen. Tapahtumia pystyy ja pitääkin järjestää tavoitteellisesti, ja niiden tuottama hyöty tulee voida perustella selkeästi.

 

****

Tapahtumanjärjestäjän työtä helpottaa monipuolinen ja aikaa säästävä tapahtumanhallintajärjestelmä kuten Lyyti. Tutustu järjestelmään demon avulla.

Katso miten Lyyti toimii

Artikkelin hero-kuva: Tim Mossholder on Unsplash