Rakkaus tapahtumiin ei katso toimialakohtaisia rajoja. Tilaisuuksien järjestäminen osana markkinoinnin ja viestinnän toimenpiteitä nousee esille niin valtionhallinnon organisaatioissa, kuin myös kouluttautumisen saralla. Muutamia vuosia takaperin Haaga-Helia ammattikorkeakoulussa oltiin valinnan edessä. 11 000 opiskelijan 600 henkilön työllistäjän oli välttämätöntä yhdenmukaistaa käytäntöjään osallistujatiedon hallinnointiin liittyen.
Ura- ja rekrytointipalveluiden suhdepäällikkö Jukka Väyrynen on ollut alusta alkaen mukana tapahtumahallinnan työkalun jalkauttamiseksi Haaga-Heliassa. “Avainsanana Lyytin käytössä on ollut järjestelmän käytön sitouttaminen eri yksiköissä. Nykyisellä lisenssi mallilla pystymme takaamaan, että teknologian käyttöä laajennetaan organisaatiossa jatkuvasti”.
Lyytin teknologia osana opintoja
Haaga-Helian jokaisella yksiköllä on käytössä Lyyti-tunnuksia, joita hallinnoi organisaation kolme pääkäyttäjää. “Kaikki järjestelmään liittyvä kommunikointi, kehittäminen ja perustiedot löytyy heiltä. “Tämän lisäksi meillä on ns. lehtorilisenssejä, joita lehtorimme hyödyntävät opetuksessa. Lyyti on siis opiskelijoille yhtenä osana tätä kokonaisuutta”, kertoo Väyrynen.
Haaga-Helialle oli alusta alkaen tärkeää, että myös opiskeluihin liittyvät tapahtumat ja tilaisuudet luodaan Lyytillä. “Olemme yksi Suomen suurimmista ammattikorkeakouluista, ja tapahtumia tehdään valtavasti. Esimerkiksi tradenomiopiskelijat toteuttavat oppilastyönä asiakasyrityksille erilaisia tapahtumia, joihin kuuluu kaikki vaiheet osallistujatiedon keräämisestä lähtien”.
“Haaga-Heliassa opiskelee noin tuhat henkilöä ulkomailta, joista valtaosa on Venäjältä, Kiinasta, Vietnamista, Ruotsista ja Virosta”, ynnäilee Väyrynen. Lyytin käyttöä opetetaan Haaga-Helian opiskelijoille suomeksi ja englanniksi. Tämä tarkoittaa, että tapahtumahallinnan teknologian ilosanomaa viedään, kuin huomaamatta opiskelijoiden matkassa maailmalle.
Lyytin mahdollistama potentiaali on otettu organisaatiossa käyttöön poikkeuksellisen monipuolisesti. “ Henkilökunnan keskuudessa parhaana sisäisenä myyntinä on toiminut meillä puskaradio. Parhaaseen lopputulokseen päästään, kun käyttäjä on itse motivoitunut järjestelmää hyödyntämään."
Asiakkaan kehitystoiveet ovat kultaakin kalliimpia
Tulevaisuudessa Lyyti on yhä vahvemmin osana myös Haaga-Helian taloushallinnon toimintoja. Maksullisten tapahtumien suoraviivaistaminen ja CRM-järjestelmä MS Dynamics integraatio helpottavat laskutusta, ja samalla Lyyti saa arvokkaita kehitysehdotuksia myös asiakkaan suunnalta. Organisaatiossa nähdään tärkeänä tapahtumien mittaaminen, ja dataa hyödynnetään kaikessa suunnittelussa. Lisäksi Google Analyticsin avulla osallistujien liikkeitä ilmoittautumisten ympärillä on mahdollista seurata tarkemmalla tasolla.
Organisaation kaikkiin sisäisiin koulutuksiin ilmoittautuminen hoituu Lyytin kautta. Sympa-integraation avulla tieto koulutuksista siirtyy automaattisesti henkilön omaan Sympa-profiiliin", luettelee Väyrynen käyttöaiheita.
“Yhteistyömme Lyytin asiakkuusvastaavan kanssa on tuonut yhteydenpitoon joustavuutta. Teknisemmätkin asiat ratkeavat, kun Karoliina Wilkman Lyytin suunnalta on niissä tukena”, kiteyttää Väyrynen.
.png?width=600&name=Haaga-Helia_1200x628px%20(1).png)
Toistaiseksi tuleva syksy näyttää etäpainotteiselta, ja myös korkeakoulujen osalta jatketaan ainakin osittain siitä mihin keväällä jäätiin. Haaga-Helialla on käytössä myös lukuisia työkaluja verkon välityksellä toteutettaviin luentoihin, kursseihin, kokouksiin jne. Näihin Lyyti mahdollistaa alustasta riippumattoman tavan rekisteröidä osallistujat, ja helpottaa esimerkiksi osallistujille kohdennettavaa viestintää. Kuluva vuosi on kaikessa hurjuudessaan ketteröittänyt useiden alojen digiratkaisuja. Haaga-Helian toiminnasta paistaa jatkuvan innostuksen, ja kehitykseen avoimesti suhtautuvan organisaation ilmapiiri. Ja tämä jos mikä on paras viesti siitä, että myös oppimisympäristönä kyseessä on huippuluokan koulutusorganisaatio.
