Odotan tapahtuman alkua sille varatussa loungessa ja juontaja Mikko Leppilampi viihdyttää osallistujia rupatellen niitä näitä. Digitaalinen näyttö kertoo jatkuvasti kymmenittäin kasvavasta osallistujamäärästä. Viisareiden asettuessa kohdalleen tapahtuman ovet aukaistaan ja astun uteliaan innoissani Tapauksen “Tapahtuma syntyy uudelleen”- virtuaalitapahtumaan tuhannen muun osallistujan kanssa.
Puhutaan kymmenistä tuhansista tapahtumista, joita tapahtumatoimisto TAPAUS on viimeisen vuosikymmen aikana toteuttanut. Yritys panostaa jokaiseen tapahtumaan samalla intohimolla sen koosta riippumatta, oli kyseessä suuryrityksen vuosikymmenen tuotelanseeraus kolmella mantereella tai firman leppoisa virkistyspäivä toimiston takapihalla.
Keskustelimme huhtikuussa TAPAUKSEN kaupallisen johtajan Hannu Takalan kanssa siitä, miten osallistujat löytävät tilaisuuteen niin verkossa, kuin paikan päällä ja millaisin niksein osallistujakokemus tyylitellään helposti lähestyttäväksi ammattilaisten näkökulmasta.
“Kokonaisuus kaikkineen tulee olla mietittynä hyvin tarkasti etukäteen. Kaikki alkaa oikeaan aikaan ajoitetuista kutsuista, ja niiden jakamiseen käytettävistä kanavista. Muistutukset lähestyvät tilaisuudesta ovat tärkeitä ja esim. tekstareilla varmistetaan osallistujien mukanaolo”, luettelee Takala.
Jos tapaaminen tai tilaisuus ei löydy kalenteristasi niin sitä ei ole olemassa
TAPAUS on jo ennen kuluvan kevään virus-epistolaa tehnyt online-tapahtumia asiakkaiden omissa verkoissa ja heidän omilla työkaluillaan. Myös hiilifiksuista, eli ympäristön näkökulmat huomioon ottavista tilaisuuksista on heillä puhuttu ja niitä on työstetty jo pitkään.
Huhtikuiseen omaan virtuaalitapahtumaan TAPAUS lähti kuitenkin myös oppimisen näkökulmasta. Katsojille välittyi tilaisuudesta aidosti sellainen tunnelma, että vaikka käsikirjoitus oli minuutilleen viilattu, niin inhimillinen vaikutelma säilyi katkeamattona. Ja juuri tämä on se momentum, joka tekee virtuaalisesta live-tapahtumasta paljon enemmän kuin webcasting.
.png?width=600&name=pasted%20image%200%20(3).png)
“Studio-ohjaajan merkitys on ihan valtava. Virtuaalitapahtuman kulisseissa tapahtuu jatkuvasti ja se ei anna anteeksi totaalisia black outteja. Sujuvuus taataan tarkalla ohjaamisella”, alleviivaa Takala.
Tapahtuma syntyy uudelleen -tapahtuma suunniteltiin ja toteutettiin yhdeksässä päivässä. Normaalisti vastaavaan saattaisi kulua helposti viikkoja, jopa kuukausien suunnittelu. Huikea osallistujamäärä löysi tapahtuman yrityksen oman uutiskirjeen ja somen välityksellä.
“Irrotimme oman kulman Linkedinissä ja muuallakin somessa nähdystä yleisestä keskustelusta webinaarien ympärillä. Halusimme siksi ehdottomasti lähteä toteuttamaan kaksisuuntaista, ja vuorovaikutteista virtuaalitapahtumaa.”
Sisällön merkitys korostuu
Takala nostaa esille myös kiinnostavan opin siitä, miten kutsussa ja ohjeissa kannattaa korostaa sisällön merkitystä. Ennakkomarkkinointi on jossain määrin epäonnistunut, mikäli osallistuja huomaa vasta tapahtumassa, että aihe ei kiinnosta ja hyppää pois linjoilta. Nyrkkisääntönä voidaan myös sanoa, että verkossa tapahtuva tilaisuus tulee olla kestoltaan noin kolmannes face-to-face -tapahtumaan verrattuna.
“Tapauksen virtuaalitapahtuma kesti runsaan tunnin, ja vieläkin olisi ollut mahdollisuus tiivistää. Kuten hyvin tiedetään, niin ihmisten keskittymiskyky on rajallinen ja otteen tulee pitää alusta loppuun”, tiivistää Takala.
Takalan mielestä Lyytin ihanuus tapahtumien järjestämisessä nousee niin kutsuprosessin, mutta myös osallistujien trackaamisen näkökulmasta, yritys saa aina tarkan tiedon siitä mitä reittiä osallistujat löytävät linkin ilmoittautumaan, ja jälkiviestit, palautekyselyt jne. lähtevät vain aidosti paikalla olleille”.
Tapauksen seuraava oma virtuaalitapahtuma on jo asettumassa lähtötelineisiin ja tällä kertaa tehdään jotain intiimimpää, mutta samalla osallistujien ajatuksiin jäljen jättävää sisältöä.
Lopuksi Takala tiivistää tulevaisuuden luottavaisin mielin, että Tapauksessa nähdään horisontti valoisana ja olennaisena koetaan turvallisuuden tunteen säilyttäminen. Ihmisillä on jatkossakin tarve kohdasta toisiaan fyysisesti, mutta verkossa toteutettavat tapahtuvat ovat tulossa jäädäkseen. Live- ja virtuaalitapahtumien hybridit tulevat olemaan tie tapahtuma-alalle kohti uutta normaalia.
