Les évènements hybrides, une nouvelle tendance émergente

Montée en puissance des réseaux sociaux, dématérialisation des processus, avènement de la data : malgré leur multiplication, les outils numériques étaient jusqu’à récemment peu exploités dans le domaine événementiel. Il aura cependant suffi de quelques jours de confinement pour remettre en question toute l’industrie et profondément modifier son fonctionnement. 

Les grands rassemblements étant encore compromis, comment s’adapter pour poursuivre ses activités à court terme ? A quoi ressemblera le futur de l’événementiel ? Quels sont les différents types d'événements émergeants?

(Je vous invite à télécharger notre étude sur les tendances événementielle de demain)

Une tendance qui émerge en ces temps d’incertitude est celle des événements hybrides.

Pourquoi créer des événements hybrides ?  

Quelques semaines après le déconfinement, il s’avère encore difficile d’envisager le futur. De nombreuses entreprises cherchent surtout à savoir comment maintenir l’engagement de leurs clients et comment réunir leur audience, leur communauté ou leurs collaborateurs, tout en respectant les consignes de distanciation physique. 

Une solution évidente : créer des opportunités de rencontre et de rassemblement en ligne. Les événements en ligne permettent ainsi de réduire les coûts, apportent davantage de flexibilité et aident à toucher une cible potentiellement plus large. Mais après vous être essayé.e.s aux webinaires et visio-conférences, vous aurez sûrement remarqué que les événements à distance peinent à recréer le même type d’expériences et de sensations ressenties lors d’un événement physique. 

Si la rencontre en face-à-face reste aujourd’hui le moyen le plus puissant pour générer du changement et de l’engagement, c’est tout simplement car l’ensemble de l’écosystème événementiel a d’abord été pensé en mode physique et non digital. Comment renverser la donne et créer des expériences mémorables à distance ? A mi-chemin entre le physique et le virtuel, l’hybridation des événements pourrait bien être la réponse. 

Qu’est-ce qu’un événement hybride ? 

Un événement hybride est un événement organisé à la fois en ligne et offline, en simultané, afin de permettre à tous les participants de bénéficier du même contenu et du même degré d’interaction. 

Concrètement, un événement hybride permet d’échanger en direct sur place ou à distance, de diffuser en ligne le contenu des ateliers ou conférences en temps réel et de proposer du networking en physique ou virtuellement, en one-to-one par exemple. Les participants peuvent ainsi choisir de participer soit en physique, soit en ligne, en fonction de leur disponibilité et de leurs contraintes.

Comme vous le voyez, il s’agit de bien plus que de la rediffusion d’événements physiques en format virtuel, c’est réellement une alliance des deux formats. 

Découvrez ici notre expérience avec les événements hybrides et ce que nous avons appris.

Quels sont les avantages d’un événement hybride ? 

Les évènements hybrides permettent de :

• Toucher une plus large audience, en combinant des participants présents sur place et des personnes participant virtuellement. 
• Engager une cible sensible aux outils numériques, par l’usage de fonctionnalités interactives (flux vidéos, sondages et votes en ligne, etc)
• Réduire les coûts, du fait de la location d’une plus petite salle et du recours à moins de fournisseurs extérieurs notamment. La partie virtuelle de l’événement génère par ailleurs peu de coûts.  
• Bénéficier de plus de souplesse et de simplicité dans l’organisation de son événement. 
• Accroître l’accessibilité. Finies les pertes de temps dans les transports, la gestion des transferts et des réservation d’hôtels.
• Créer un événement davantage éco-responsable.
• Faire bénéficier les participants en présentiel d’un aspect VIP et petit comité, ce qui représente une vraie opportunité d’optimisation de la satisfaction et de l’engagement.

Ceci étant dit, vous vous en doutez, un événement hybride demande de l’organisation pour être efficace et performant à la fois en ligne et hors-ligne; mais aussi de la créativité, afin de pouvoir insuffler une réelle valeur ajoutée à ces événements mixtes qui vont certainement s’installer dans le temps.

Comment organiser un événement hybride ? 

Organiser un événement hybride impose la mise en place d’une stratégie solide destinée à générer des interactions et de l’engagement de la part de chacun des participants. Il est également indispensable de concevoir une stratégie de création de contenu et de communication pointue, un des fondamentaux que nous abordons régulièrement dans nos articles, et qui est d’autant plus important pour l’organisation d’événements en ligne. Cela peut donc être l’occasion d’acquérir une plateforme de gestion d’événement, telle que Lyyti, qui vous permettra d’enrichir vos contenus et de maîtriser votre communication de A à Z. 

Best practices : Améliorer votre événement en ligne, comment passer d'un événement physique au 100% en ligne ?

Cependant, soyons réaliste : malgré les avantages indiscutables des événements en ligne, ils présentent également certains écueils. 

Il est ainsi difficile d’assurer un taux de participation élevé des événements en ligne; de nombreux participants s’inscrivant mais ne participant pas en se disant qu’ils pourront visionner le replay, car ils n’ont rien eu à payer, ou parce qu’ils ont eu un empêchement. “Inscription” ne veut donc pas nécessairement dire “participation”. 

Les événements en ligne peuvent également souffrir d’une moindre communication. Selon Xavier Dordor, CEO de MyEventNetwork : “Les organisateurs  communiquent trop tard, avec l’idée que le digital est instantané. Cela est vrai pour l’envoi, moins vrai pour la lecture, et ce n’est pas du tout vrai pour le passage à l’acte qu’est l’inscription ! Seuls les Kantar, les big Boss ou le Hub ont compris qu’il fallait au minimum 15 jours de communication et des systèmes de relance de l’information pour être efficace. Allez ça va venir !”.  

Pour pallier cela, il est donc essentiel de travailler sur l’engagement de vos participants à chaque étape du processus, afin de générer des inscriptions et de réellement donner envie d’être présent et de participer le jour J. 

Utiliser une plateforme de gestion vous aidera à maximiser l’attrait de votre événement hybride, par la mise en place d’une stratégie de teasing notamment; à réduire le nombre de no-show, par l’envoi de SMS de rappel à tous les inscrits, ainsi que par la possibilité d’activer l’enregistrement de l’événement dans l’agenda du participant; à créer un site internet dédié à votre événement afin de proposer un contenu clair; à mettre en place une séquence de relance automatique non intrusive (voir notre article stop aux invitations dans les spams)... Et bien d'autres !

Vous l’aurez compris, pour générer de l’engagement et de l’interaction avant, pendant et après votre événement hybride, il s’agit d’offrir une expérience numérique unique et exceptionnelle à chaque instant. 

Découvrez notre article : Innovations et interactions : que pouvez-vous proposer lors de webinars ?

Influencer et pousser à l’action se révèle moins aisé à travers un écran. Les événements en ligne peuvent-ils permettre aux spécialistes du marketing événementiel d’atteindre leurs objectifs avec la même efficacité qu’en présentiel ? Cela reste à vérifier. Dans la situation actuelle, ces événements dématérialisés sont cependant partis pour s’installer dans le paysage de l’événementiel, alors même que nous nous rendons de plus en plus compte du pouvoir des rencontres physiques. L’excitation de pouvoir à nouveau se rassembler combinée aux contraintes sanitaires nous pousse à imaginer de nouvelles solutions, concevoir de nouveaux concepts, développer une vision novatrice de l’industrie événementielle; un contexte dans lequel les événements hybrides ont plus que jamais leur place.