Kundcase - Students' Nobel NightCap

Students' Nobel NightCap, SNNC, är en fortsättning på Nobelfesten i Sverige som äger rum den 10 december varje år. Eventet arrangeras av universitetsstudenter och drivs på helt frivillig basis. Sedan starten 1978 har festen vuxit och är idag en etablerad del av Nobelveckan, och något som många av gästerna på Nobelfesten deltar på. Förutom Nobelpristagare och studenter besöks eventet också av forskare, politiker och andra framstående personer.

Ett smidigt och effektivt eventverktyg är avgörande för SNNC

Med över 1 400 deltagare är effektiv eventhantering avgörande för att spara tid och effektivisera hela processen. SNNC har använt Lyyti sedan 2015 och senast var för eventet som ägde rum i december 2023. Varje år bildas ett nytt projektteam vilket ställer höga krav på de inblandade, både på grund av eventets storlek men också med tanke på att alla i teamet gör det vid sidan av studierna.

"Vi kopierade förra årets event i Lyyti, vilket var var väldigt smidigt och sparade oss massor av tid då vi slapp göra allt från början. Vi fick grunden för både eventsidan, registreringssidan, tidslinjen för all kommunikation och kunde därefter uppdatera alla detaljer för årets event."
Maria Mayo Iglesias, Head of Guest Management.

Favoritfunktion: Importera deltagare smidigt från andra platser, till exempel Excel 

I teamet var det främst tre personer som jobbade i Lyyti och tog hand om uppgifter som registrering av deltagare, inbjudningar och kommunikationen innan, under och efter eventet. Maria säger att hennes favoritfunktion i Lyyti var importfunktion från Excel, då även den sparade henne en hel del tid.

"Det var väldigt smidigt att kunna kopiera gästlistan från Excel direkt in i Lyyti. Verktyget kände igen de olika cellerna och det enda jag behövde göra var att välja kategori för cellen, samtidigt som Lyyti identifierade eventuella dubbletter och förhindrade deltagare från att registrera sig flera gånger."
Maria Mayo Iglesias, Head of Guest Management.

Maria avslutar intervjun med att teamet är väldigt nöjda med eventet. SNNC 2023 fick ett EVS-betyg på hela 75 av 100 och mycket positiv feedback i kommentarerna, vilket reflekterar teamets engagemang och hårda arbete.