Så skapade vi Sveriges första Speaker POP UP – och vad vi lärde oss längs vägen

Ett nytt format föddes – mitt i Stockholm. Under fem dagar i maj 2025 skapade vi något helt nytt: Sveriges första föreläsnings-POP UP. Över 1200 deltagare, 83 av 100 i EVS och 25 olika talare.

Tillsammans med booky, plattformen som gör det enkelt att hitta och boka föreläsare samt underhållare, skapade vi en levande mötesplats fylld av energi, idéer och människor. Med oss hade vi fantastiska partners som Aventi, Coca-Cola, Lykke Kaffegårdar och Berns Event – och med ett mål: att utmana det förväntade och skapa en plats där inspiration, relationer och framtidens röster får ta plats.

Regeringsgatan 63 i Stockholm blev en kreativt plats för alla som jobbar med event, kommunikation och marknadsföring. Vi bjöd på 5–6 gratisföreläsningar varje dag, VIP-luncher, mingel och en rejäl dos av skratt och härliga möten. Totalt hade vi hela 25 olika talare under veckan. På fredagen avslutade vi med underhållning – och en after work för att fira en riktig succé-vecka.

I den här bloggen berättar vi mer om varför vi gjorde det, hur vi tänkte, och vad vi lärde oss. Och kanske viktigast av allt – hur du kan göra något liknande, utan att det behöver kosta skjortan.

Varför en POP UP?

Vi driver en digital plattform som hjälper företag att skapa bättre event. Vi mäter. Vi automatiserar. Vi förenklar. Men mitt i all teknik och effektivisering finns fortfarande något vi alltid vill ska stå i fokus: det mänskliga mötet – och magin som uppstår när människor möts live.

Med denna Speaker POP UP ville vi skapa ett plats som speglar just det – där inspirationen flödar och relationer byggs.

Vi såg också ett behov: bland alla som på något sätt jobbar med event, att få uppleva bookys inspirerande föreläsare live, få ny energi och konkreta idéer – och se hur man kan skapa ett event som bryter mönster och sticker ut.

För att verkligen sticka ut och synas valde vi en butikslokal med stora fönster – mitt i centrala Stockholm. Ett stenkast från Stureplan, där det passerar över 43 000 människor varje dag. Det blev ett levande skyltfönster för inspiration, och en plats där nyfikenheten lockade in folk direkt från gatan.

Istället för en traditionell konferenslokal blev det ett avskalat, tillgängligt och mänskligt format – och det blev väldigt uppskattat. Vi ville helt enkelt skapa något oväntat. En plats där inspiration står i centrum, där relationer byggs– och där idéer kan börja leva på riktigt. Och det behöver inte vara fancy eller perfekt.

Hur tänkte vi när vi byggde programmet?

Vi ville maxa veckan - därför körde vi måndag till fredag med två förmiddagsföreläsningar, två lunchsessions och två eftermiddagspass. Vi tog också tillvara på kvällarna – med mingel, nätverksträffar och exklusiv middag för VIP-gäster. Totalt blev det nästan 30 olika sessions under veckan, med 25 olika talare.

Vi ville att programmet skulle kännas som en riktig POP UP: något man kan svänga förbi när det passar och det ska finnas något för alla (alla ämnen är såklart svårt att täcka, men vi hade en stor variation av ämnen). Därför var alla sessions 45 minuter långa vilket de flesta har tid med och det var enkelt att signa upp sig på antingen en eller flera sessions. Vi uppmanade även till att ta med sig en kollega eller kompis.

Bland våra talare fanns både väletablerade namn och nya röster. Vi fick bland annat lyssna till Anders Tegnell, Per Holknekt, Ami Hemviken, Amer Mohammed och Stefan Hyttfors – som alla bjöd på värdefulla insikter inom områden som ledarskap, kommunikation, AI, sälj och personlig utveckling.

Programmet uppdaterades löpande och fanns tillgängligt på vår eventsida: speaker-popup.se.

Hur tänkte vi kring samarbeten?

Detta event hade aldrig gått att skapa utan Charlotte Dunhoff på booky. Det var hon som kom på idéen och frågade om vi ville vara medarrangör. Vi föll direkt för konceptet och kunde snabbt se potentialen i att göra det tillsammans. Inget sådant här event skapas på egen hand – och denna POP UP hade aldrig blivit vad den blev utan booky och alla våra andra fantastiska partners.

Samarbetet mellan Lyyti och booky var naturligt. Vi kompletterar varandra på ett bra sätt - de har nätverket av fantastiska föreläsare, vi har plattformen för att skapa smidiga och effektiva event. Att vi dessutom delar värderingar och synen på att upplevelser skapas i mötet mellan teknik och människa gjorde det enkelt att jobba tillsammans. Det blev ett samarbete med högt i tak, mycket skratt – och ännu mer energi.

Innan vi kunde trycka på play behövde vi fler pusselbitar – och rätt typ av partnerskap. Det gällde att hitta aktörer som inte bara kunde bidra, utan också förhöja upplevelsen och göra veckan ännu bättre. Därför var vi otroligt glada att eventbyrån Aventi var med oss på plats under hela veckan. De såg till att allt flöt på, från första morgonkaffet till sista föreläsningen på fredagen.

Vi hade också förmånen att få Coca-Cola som partner – vilket betydde att det alltid fanns kall dryck till alla deltagare. Lykke Kaffegårdar försåg oss med både gott och hållbart kaffe, något som uppskattades av alla på plats.

På måndagskvällen arrangerade vi en exklusiv middag för våra VIP-gäster. Här klev Berns Event in och levererade en fantastisk middag och hjälpte oss skapa en minnesvärd kväll. Vi hade även Gustav Molnar som körde en miniföreläsning där han pratade om framtidens arbetsplats och avslutade föreläsningen med att bjuda på sång - vilket var mycket uppskattat och höjde stämningen.

Och på tal om mat. Under två av veckans lunchföreläsningar fick vi sällskap av Cuppino – som serverade otroliga italienska mackor utanför lokalen. En lyxig (och väldigt god!) touch.

Bakom all teknik fanns Rolle på Good Guys, som ansvarade för ljus och ljud. Att allt fungerade så felfritt under veckan är tack vare honom.

Vad är ett bra partnerskap?

Att ha med sig starka partners handlar inte bara om logotyper på en vägg. Det gör hela skillnaden – både för deltagarna och för de som arrangerar. Samarbeten hjälper dig att nå ut bredare. Med flera aktörer som sprider budskapet i sina egna nätverk skapas räckvidd, trovärdighet och ett starkare genomslag.

Och inte minst: det minskar arbetsbördan. Vi har gjort många event helt själva – det kräver tid, energi och resurser. Med partners kan alla fokusera på det de gör bäst. Det sparar kraft och skapar bättre resultat.

Sist men inte minst skapas nya möten, relationer och ibland framtida samarbeten. För oss var partnerskapen inte bara viktiga – de var avgörande.

Hur hittar man samarbetspartners till sitt event?

Det kan ibland kännas klurigt att veta var man ska börja – men ta tillvara på ditt nätverk. En som är expert på detta är Charlotte Dunhoff på booky. Så fort vi började planera detta event, involverade hon snabbt sitt nätverk på LinkedIn: kände någon till en bra lokal? Hade någon tips på utrustning? Detta fick automatiskt effekten och flera företag hörde av sig och ville vara med på eventet.

Att bjuda in andra redan i planeringsfasen är också ett smart sätt att bygga upp förväntningar och skapa engagemang inför eventet. Det gör att människor får följa med på hela resan – inte bara slutresultatet.

Det här pratade även Linus Zackrisson om under sin session "Så lyckas du med försäljningen på LinkedIn" under POP UPen. Jag och Linus var helt överens om att många inom eventbranschen kan använda LinkedIn till så mycket mer – inte bara presentera slutfilmen eller dela siffror när eventet är klart – utan ta med sitt nätverk på hela resan. Dela de delar som inte gått enligt plan och hur man hanterade det - detta brukar vara något som får större spridning än framgångsberättelserna.

Ett av våra inlägg som fick stor spridning under vårt event var ett behind-the-scenes-inlägg om vår tekniker Rolle som kom förbi och levererade en sladd i sin röda Ferrari – en kul detalj som skapade engagemang. Se inlägget här.

Men vårt bästa tips kring att hitta samarbetpartners - våga fråga! Släng ut frågan till dina drömpartners. Det värsta som kan hända är att du får ett nej.

Hur använde vi Lyyti för att skapa ett framgångsrikt event?

För de som inte vet vad Lyyti är så är det ett eventverktyg (även kallat event management software) som hjälper företag att skapa bättre event – med deltagaren i fokus. Allt från anmälningar, kommunikation och uppföljning hanteras smidigt i samma plattform. För oss på Lyyti är det viktigaste att eventen vi skapar verkligen känns meningsfulla för deltagarna – att de är värda deras tid. Under POP UPen använde vi oss såklart av Lyyti genom hela processen – från planering till uppföljning.

Eventsida, anmälningssidor och automatisk kölista
Från start till mål var Lyyti vår ryggrad i planeringen. Vi skapade en övergripande eventsida för hela veckan, samt separata anmälningssidor för varje enskild session. Det gav oss tydlig översikt, bättre kontroll och möjlighet att ge rätt information i rätt tid.

För att undvika tomma stolar aktiverade vi Lyytis automatiska kölista – ett verktyg som såg till att deltagare från väntelistan fyllde upp lediga platser automatiskt när någon avanmälde sig. Läs mer om deltagarhantering i Lyyti här.

Säkerhet och GDPR
Säkerhet och efterlevnad av GDPR är en självklarhet i Lyyti – och något som genomsyrade hela vårt event. När deltagare anmälde sig godkände de bookys integritetspolicy och att uppgifterna delades med medarrangören (alltså oss, Lyyti), vilket gör att de kunde känna sig trygga med att deras uppgifter hanterades säkert och i enlighet med GDPR. Lyyti erbjuder dessutom automatisk anonymisering av deltagardata, vilket innebär att vi kan behålla viktig eventstatistik utan att lagra personuppgifter längre än nödvändigt.

På plats använde vi ContactMate med print on-demand, vilket innebar att namnlapparna skrevs ut först när deltagaren checkade in. Det här är inte bara mer hållbart – det minskar också risken för att personuppgifter ligger framme och exponeras, något som annars lätt kan hända när färdigtryckta namnlappar placeras på bord i förväg. En liten detalj som gör stor skillnad både för integritet och upplevelse.

Custom domain för eventisdan
För att branda eventet ytterligare skapade vi en egen domän, speaker-popup.se, via Loopia, för endast 9 kr. Vi kopplade även en separat e-postadress till denna domän för att hålla all kommunikation samlad mellan oss som arrangörer. Smidigt, enkelt – och väldigt användbart när man är flera som samarbetar och enkelt löst i Lyyti.

Automatisk och personlig kommunikation
Vi förberedde all kommunikation innan för att slippa denna stress under veckan. Vi har tagit fram hela kommunikationstidslinjen för POP UPen som du kan ladda ner här eller nedan. Där kan du se vilken typ av kommunikation vi skapade och när den skickades ut. Självklart använde vi även sms som är ett väldigt effektivt verktyg för att minska no-show men också påminna deltagarna innan sessionen börjar, så att de kom i tid och enkelt kunde komma åt sin QR-biljett när de skulle checka in. Vi fokuserade självklart mycket på att skapa personlig kommunikation med olika typer av personifieringar i Lyyti, detta för att skapa en personlig upplevelse och bygga starkare relation till deltagarna redan innan eventet. Läs mer om kommunikation i Lyyti här.

Incheckning och printing on-demand med ContactMate
På plats använde vi ContactMate för incheckning ihop med Lyyti. Deltagarna fick en personlig, brandad namnlapp direkt vid ankomst, vilket både förenklade nätverkandet och stärkte helhetsintrycket. Smidigt och enkelt! Lapparna var brandade efter POP UPens brand och innehöll en QR-kod som länkade tillbaka till eventsidan – så att deltagarna enkelt kunde hitta all info om övriga sessions. Det bästa var även att deltagarnas status uppdateras direkt i Lyyti när de checkar in, vilket gjorde att vi hade full koll på vem som kommit och inte.

Feedback med EVS – enkelt, automatiserat och värdefullt
Efter varje session skickade vi automatiskt ut en EVS (Event Value Score) – en av våra viktigaste KPI:er. Den gav oss insikt i deltagarnas upplevelse, både av sessionen och av talaren. Det blev ett viktigt underlag för att kunna mäta kvaliteten på innehållet och få idéer till framtida förbättringar.

Dela viktig deltagarinfo med hjälp av onlinerapporter
Lyyti gjorde det också enkelt för oss att dela relevant information med rätt personer. Inför VIP-middagen med Berns kunde vi via onlinerapporter filtrera fram endast förnamn och allergi – så att maten kunde anpassas utan att dela mer data än nödvändigt.

Vi skapade också rapporter till våra säljare med översikt över anmälda och incheckade deltagare, så att de i förväg kunde identifiera viktiga kontakter och fokusera sin insats under veckan.

Hur tänkte vi kring marknadsföringen?

Vi ville skapa pepp och närvaro redan innan första talaren klev upp på scen – och då gäller det att synas.

Vi skapade banners och affisher som kunde användas både online och som tryckta material – som flyers och stora affischer. Eftersom lokalen var stor men vi ville behålla en avskalad känsla, valde vi att dekorera med affischer. Det gav både karaktär och behöll den industriella looken i lokalen. Vi använde oss av HelloPrint för att trycka affischer i storlek A0 och A3, plus klistermärken till marken utanför och även flyers i A5. Det bästa av allt - detta var ingen stor kostnad men gav stor effekt. Vi använde främst Canva för att skapa materialet, men när det kom till trycksaker valde vi Adobe för att få bästa möjliga kvalitet och färgåtergivning vid tryck.

För att verkligen låta Lyyti och booky stå i centrum – och synas i varje bild – beställde vi neonloggor från Neonskyltar som vi satte upp bakom scenen. Resultatet? Våra varumärken syntes i varje bild som togs på scenen under sessions – vilket är viktigt i en sådan här typ av brand awareness-aktivering.

Vi tog även plats utanför: genom att sätta rosa klistermärken med QR-koder på marken utanför lokalen väckte vi både nyfikenhet och gjorde det enkelt att anmäla sig till någon av alla sessions.

QR-koder fanns på allt. Varje session hade begränsat antal platser, så deltagare behövde registrera sig – och vi ville ha full koll på vem som var där. Med QR-koder blev det enkelt att anmäla sig direkt på plats.

Marknadsföringen bestod i stort sett helt av organiska insatser. Alla talare fick material som de kunde dela i sina kanaler. Vi aktiverade våra partners och såg till att alla hjälpte till att sprida ordet.

Vi på Lyyti använde även LinkedIn Message Ads – ett kostnadseffektivt sätt att nå rätt målgrupp med personliga meddelanden från både säljteamet och marknadsteamet. Det kändes äkta, och vi såg fina resultat. Exempel på budskapen hittar du i vår kommunikationstidslinje längre upp i bloggen.

Internt hjälptes alla åt: vi postade om en talare varje dag i våra egna kanaler, och internt såg vi till att engagemanget höll i sig hela vägen fram till – och under – veckan. När flera företag hjälps åt att sprida ordet blir det både större och mer levande.

Hur skapar man kommunikation som skapar engagemang och minskar no-show?

Kommunikation är A & O för att lyckas med att både skapa engagemang men också för att få folk att dyka upp. Vi jobbade aktivt med kommunikationen – vi vet hur viktigt det är, både att det är visuellt tilltalande men också tydligt.

Vi har sparat ner all kommunikation i ett nedladdningsbart dokument som du kan ta del av för inspiration. Här finns allt samlat – när vi skickade vad, hur vi byggde upp våra budskap, samt konkreta tips för hur du får mejlen att både öppnas och klickas.

Vi hade också en no-show-avgift på 250 kr om man inte dök upp. Det här är något vi verkligen rekommenderar: det gör att deltagare oftare hör av sig om de inte kan komma, vilket i sin tur gör det möjligt att erbjuda platsen till någon annan eller anpassa antalet stolar i lokalen. Vid de event där vi serverade mat och dryck hjälpte det oss också att anpassa mängden – vilket minskar både matsvinn och onödiga kostnader.

Branding – Hur skapar man ett event som verkligen känns – och fastnar i minnet?

Branding blev en viktig del för att skapa igenkänningsfaktor och bli iåhgkomna. Vi ville att eventet verkligen skulle poppa. När två företag går ihop för att skapa något gemensamt kan det vara utmanande att hitta rätt balans mellan de olika varumärkena – men vi tycker att vi lyckades riktigt bra. Vi använde oss av bookys rosa färg tillsammans med Lyytis blågröna nyans, vilka kompletterade varandra mycket väl.

På plats hade vi bookys rosa scen som blev ett tydligt kännetecken för hela eventet. Detta kompletterades med våra neonloggor bakom scenen, som vi tidigare nämnt. Våra loggor syntes dessutom i alla affischer och allt tryckt material.

Eftersom Lyyti stod för hela deltagarhanteringen och incheckningen hade vi beställt band med Lyytis blågröna färg och logotyp. För att undvika onödigt svinn bad vi deltagarna lämna tillbaka nyckelbanden om de inte hade behov av dem.

Mira Thimmayya är en stjärna när det kommer till branding – och under POP UPen delade hon med sig av sina bästa tips i en inspirerande session. Hon pratade om The Sticky Method, ett sätt att bygga varumärken som verkligen fastnar. Det handlar inte bara om företagsvarumärket, utan också om människorna bakom det. Varje medarbetare är en del av varumärket, och det är just mötet med dessa människor som skapar känslan kring ett företag. Därför är det minst lika viktigt att bygga starka personliga varumärken. Event är dessutom ett perfekt sätt att visa upp människorna bakom loggan och skapa äkta relationer. Missade du Miras session? Den spelades in – och du kan ta del av hennes tips i efterhand här nedan.

Vad lärde vi oss av POP UPen?

Det var viktigt för oss att mäta eventets framgång. Vi satte upp tydliga KPI:er – som deltagarantal, budget och framför allt EVS (Experience Value Score). Efter varje session skickade vi ut en EVS, så att vi fick koll på upplevelsen av varje individuell föreläsning.

Vi landade på 83 av 100 i genomsnittlig nöjdhet – ett resultat vi är otroligt stolta över, särskilt med tanke på att vi hade närmare 30 olika sessions under veckan.

EVS är en fantastisk metod för att få insikt i hur deltagarna faktiskt upplevde eventet. För i slutändan handlar det om en sak: att skapa event som är värda deltagarnas tid. I dagens hektiska vardag, där kalendrarna är fulla, är det avgörande att upplevelsen känns meningsfull och relevant.
Vi la också mycket kraft på efterkommunikationen. Vi följde upp alla deltagare – och flera av våra talare skickade personliga hälsningar och tackmeddelanden efter sina sessioner. Ett enkelt sätt att fortsätta dialogen – och förstärka relationen som skapats på plats.

Q&A – Är du nyfiken på att skapa något liknande?

Vad var det bästa med att arrangera en Speaker POP UP?

Energin, deltagarna, talarna och den otroliga feedbacken! Att vara mitt i stan, möta så många människor, och se föreläsningar i ett helt nytt format gav oss alla en boost. Enkelheten och närvaron var en stor del av upplevelsen.

Hur lång tid tog det att planera eventet?

Från idé till verklighet – cirka tre månader. Det var tight, men vi jobbade agilt och med rätt partners på plats gick det att genomföra på ett sätt som kändes både smidigt och roligt.

Hur fick ni deltagare att faktiskt dyka upp och minimera no-show?

Vi jobbade mycket med kommunikation och tydlighet. Att använda sms-påminnelser, visuellt tilltalande mejl och en no-show-avgift hjälpte oss att hålla hög närvaro.

Hur hittade ni eventlokalen?

Genom nätverket! Charlotte bad om tips redan i planeringsstadiet och Regeringsgatan 63 dök upp som en perfekt pop-up-lokal med mycket rörelse utanför, ca 43 000 människor passerar lokalen varje dag.

Kostade eventet mycket att genomföra?

Inte så mycket som man kan tro! Genom samarbeten, egna insatser och smarta val (som att hyra bord och stolar via Hygglo och måla scenen själva) höll vi nere kostnaderna. Enkelhet i sin bästa form.

Vad var viktigast för att eventet skulle kännas som “ni”?

Brandingen! Vi jobbade med färger, dofter, loggor och en tydlig visuell identitet som syntes i allt från namnlappar till sceninramning. Det skapade igenkänning och känsla. Det personliga blev också en stor del. Jag, Olivia Andsberg på Lyyti, och Charlotte Dunhoff på booky var avsändare för allt och vi var även på plats hela veckan för att prata med alla deltagare. Vi tror och hoppas att detta skapade en välkomnande känsla och fick det att kännas familjärt.

Vad var er största lärdom från eventet?

Våga göra något oväntat – och gör det tillsammans. Det behöver inte vara perfekt, men det ska kännas äkta. Och glöm inte: efterarbetet är minst lika viktigt som själva eventet.