Många eventarrangörer kämpar med utmaningen att hålla deltagarna uppdaterade i varje steg av eventprocessen och händelseförloppet. Viktiga detaljer går ofta förlorade i mejlkonversationer, deltagare missar ändringar i schemat och det kan uppstå förvirring på själva eventdagen. Dessa glapp i kommunikationen kan leda till minskad närvaro, skapa frustration och undergräva eventets totala framgång.
För att undvika dessa utmaningar är det avgörande att sprida eventinformation på ett klart och korrekt sätt, så att deltagarna känner sig trygga och informerade från anmälan till uppföljning.
Denna artikel kommer att gå igenom hur du på ett framgångsrikt sätt delar med dig av eventinformation, och håller deltagarna uppdaterade under varje steg av eventet.
Är du intresserad av att lära dig mer om eventhantering? Ta gärna en titt på vår artikel Allt du behöver veta för att komma igång med evenemangshantering: En grundläggande guide.
Betydelsen av att sprida eventinformation
Att dela information kring event på ett effektivt sätt är avgörande för eventets framgång. Detta säkerställer att deltagarna är väl förberedda, delaktiga och kan maximera sin upplevelse under eventet.
Rätt information vid rätt tidpunkt bidrar också till att stötta interna team och framhäva eventets mål.
Nedan är några centrala anledningar till varför det är så viktigt:
Förbättrar deltagarnas upplevelse: När människor är väl införstådda med vad de kan förvänta sig och vet hur de ska tillgå informationen, känner de sig mer trygga och engagerade under hela eventet.
Minskar förvirring och förseningar: Klara och tydliga instruktioner minskar risken för upprepade frågor och problem i sena skeden, vilket sparar både tid och arbetsinsats för personalen.
Ökar närvaron och delaktigheten: Korrekt och tidig information hjälper deltagarna att planera och förbereda sig i god tid, vilket bidrar till bättre närvaro och engagemang.
Stöttar ROI-målen: Deltagare som får riktig och tillräcklig information är oftare mer benägna att delta i relevanta sessioner, interagera med ditt innehåll, och potentiellt konvertera till leads eller kunder. Detta bidrar meningsfullt till eventets avkastning på investeringen (ROI).
Stärker eventets rykte: Professionell och konsekvent information skapar förtroende och uppmuntrar deltagarna att återkomma till framtida event.
"De flesta kanske tänker att det handlar om att cirkulera en agenda och skicka ut några påminnelser, men det handlar om så mycket mer. Hur du delar information spelar stor roll för hur väl förberedda människor blir, hur de utnyttjar sin tid under eventet, och hur den totala upplevelsen utformar sig. Genom att planera ditt kommunikationsflöde lika utförligt som eventet i sig underlättar du för ditt team och skapar ett event som känns enkelt, välstrukturerat och lätt att navigera för alla deltagare." - Petri Hollmén, VD för Lyyti.
1. Planera hur eventinformationen ska skickas ut
Planering är nyckeln till att garantera att relevant information når deltagarna på lämpligast möjliga tid. Det skapar grunden för smidig eventadministration och hjälper till att förhindra förvirring.
Lägg ditt fokus på vilka uppgifter deltagarna behöver och hur du bäst kan förmedla dessa till dem både före, under och efter eventet.
Inled med att klargöra vilka de primära målen för ditt event är och vilken sorts information deltagarna behöver för att dessa mål ska bli uppfyllda. Målen kan exempelvis vara att öka antalet närvarande, främja nätverkande eller generera potentiella kunder och leads.
När du vet vilken typ av information som är betydelsefull är du bättre rustad att undvika att skicka både för mycket och för lite innehåll. Deltagarna kan till exempel behöva specifik information om schemat, tydliga anvisningar för hur de ska komma åt olika material och innehåll från sessionerna.
Information som skräddarsys efter deltagarnas behov säkerställer målinriktad kommunikation och undviker informationsglapp.
Olika eventtyper kräver separata kommunikationsflöden. För personliga event ligger fokus på detaljer angående plats, logistik och aktiviteter som sker på plats.
Vid hybridevent behövs det både praktisk information om själva tillträdet till eventet, och digitala anvisningar för hur man deltar. Online-event fokuserar istället på tekniska installationer, länkar och interaktiva inslag.
Bestäm redan från början vilken typ av information varje deltagarsegment behöver, samt hur du planerar att skicka ut den. Genom att kartlägga kommunikationsflödet kan du säkerställa att alla deltagare får korrekt information i rätt format, oavsett om de deltar på plats, online eller kanske till och med en kombination av båda.
Ditt events planläggning börjar med att hitta rätt format. Ladda ner vår kostnadsfria guide för att utforska live-, online och hybridevent med verkliga exempel och rekommenderade tillvägagångssätt.
Bygg en central informationshub för event genom att använda eventsidor
En central hub samlar alla eventets viktiga detaljer på ett enda ställe. Till din hjälp finns Lyyti som erbjuder funktionen Eventsidor, vilket gör att du snabbt och enkelt kan bygga professionella hemsidor för ditt event.
Sådana sidor gör det lätt för deltagare att hitta allt från agenda hålltider till sessioners detaljerade information och anmälningsformulär. Du kan även skräddarsy sidorna med innehåll, färgval och bilder som återspeglar ditt varumärkes identitet.
Genom att ha en enda online-hub så minskas antalet upprepade frågor och hjälper deltagarna att förbereda sig innan de anländer eller loggar in.
Fastställ en tidsplan för att dela eventinformation
Planera noggrant när och hur du vill dela information. Före eventet kan det handla om att skicka ut inbjudningar, registreringslänkar och påminnelser.
Under själva eventet kan du fokusera på att dela realtidsuppdateringar, som ändringar i programmet eller länkar till livestreaming. Efter eventet kan det vara lämpligt att skicka ut tackbrev, inspelningar och feedbackundersökningar.
Att ha en strukturerad tidslinje hjälper till att förhindra några sista minuten-kommunikationsproblem, och sätter alla deltagare i fokus, från början till slut.
Planera dina eventmeddelanden med precision. Ladda ner vår kostnadsfria mall för en tidslinje av eventkommunikation och få klarhet i exakt när och hur du ska dela viktig information.
2. Organisera verktyg och kanaler för eventinformation
När du har spikat planen är det dags att ordna rätt verktyg och kanaler för att kunna leverera information effektivt. Genom att använda speciella plattformar för event kan du vara säker på att all kommunikation är tillförlitlig, kommer när den ska och stämmer överens med ditt varumärke.
Använd inbjudningar och registreringar för att dela viktiga detaljer tidigt
Inbjudningar och registreringar är första intrycket för de flesta deltagare, och sätter tonen för hur de ser på ditt event.
Med hjälp av Lyyti kan du förenkla denna process genom att designa personliga inbjudningar i ditt eget varumärke och hantera registreringar online, utan att behöva bry dig om krångliga kalkylblad. Du kan skräddarsy dina inbjudningar, följa registreringar i realtid och dela all viktig information som agenda och plats.
Genom att tidigt dela viktig information gör du det enklare för deltagare att göra nödvändiga arrangemang gällande resor, tekniska förberedelser eller att planera in eventet i sin tidslinje.
Automatisera meddelanden (e-post och SMS) för aktuella uppdateringar till deltagarna
Att skicka uppdateringar i rätt tid är nödvändigt för att minska förvirring och främja deltagandet. Genom automatisering kan du se till att påminnelser, bekräftelser och ändringar i schemat når deltagarna utan manuell insats.
Lyyti möjliggör automatiserad kommunikation via både e-post och SMS vilket innebär att deltagare får den information de behöver precis när de behöver den. Du kan till exempel på förhand schemalägga utskick av bekräftelser, sista minuten-varningar och uppföljningar efter eventet.
Automatiseringen frigör värdefull tid för dig som ansvarar för eventet, samtidigt som den säkerställer att deltagarna hålls uppdaterade under hela eventets gång.
Ett effektivt marknadsföringsarbete kräver precision i utformningen, baserat på deltagarnas profiler och beteendemönster. Genom att synkronisera dina eventdata med CRM- och marknadsföringsplattformar kan du utveckla skräddarsydda kommunikationsstrategier.
Lyyti kan kopplas till populära CRM- och marknadsföringsverktyg vilket ger möjlighet för smidig dataöverföring och segmentering av målgrupper. Detta garanterar att rätt personer får den information de behöver, till exempel på individnivå anpassade event- och agendaschema eller relevant innehåll efter eventet. Integrerad data hjälper också till att spåra potentiella kunder (leads) och följa upp kampanjer efter eventet.
Förbered platsbaserad åtkomst och onlineåtkomst (Incheckningsappar, livestreaming, webbinarier)
Enkel tillgång är avgörande för att deltagarna ska få en positiv upplevelse. Se till att ge klara instruktioner om hur man checkar in, navigerar runt på platsen eller hittar till de digitala inloggningarna. Lyyti erbjuder appar för incheckning på plats, vilket gör det möjligt att snabbt ta hand om gästers ankomst och spåra närvaron i realtid.
För online- eller hybridevent kan Lyyti integreras med streamingplattformar som Univid och Blastream för att hålla livesessioner av hög kvalitet. Det fungerar också tillsammans med verktygen som Teams, Google Meet, YouTube och Zoom.
När det gäller interaktiva eventsidor ansluter Lyyti till Videobot och integreras med ContactMate för utskrift av namnbrickor i realtid. Dessa integrationer garanterar en problemfri entré och engagemang bland både fysiska och online-deltagare.
3. Guida deltagarna med tydlig information under eventet
Detta avsnitt fokuserar på vikten av att leda deltagarna med klara och tydliga instruktioner under eventet. Syftet är att de alltid ska ha koll på var de ska vara och vad de förväntas göra.
Klara och tydliga instruktioner minskar förvirring, ökar deltagandet i sessionerna och säkerställer att eventet flyter på utan några hinder. Att ge rätt information vid rätt tidpunkt är en essentiell faktor för att uppnå detta.
Deltagarna behöver snabb tillgång till aktuella uppdateringar, schemaläggning och platsinformation medan eventet pågår. Genom att tillhandahålla realtidsuppdateringar kan deltagarna planera sin tid effektivt och hitta rätt sessioner eller ingångar.
Med hjälp av kartor och länkar till online-åtkomst kan deltagarna enkelt koppla upp sig mot sessionerna, oavsett om dessa genomförs på plats eller virtuellt.
Lyyti underlättar för deltagarna genom att samla all denna information på ett och samma ställe via sina varumärkesanpassade webbsidor för event och automatiska uppdateringar.
Deltagarna kan då lätt se aktuella scheman, förändringar till sessionerna samt platsbeskrivningar utan att behöva krångla med separata mail eller telefonsamtal. Detta förbättrar deltagarnas upplevelse och minskar antalet panikartade supportförfrågningar i sista minuten.
Engagemang ökar deltagarnas fokus och bidrar till en bättre helhetsupplevelse. Livestreaming möjliggör för både hybrid- och online åskådare att följa med i sessionerna, medan interaktiva verktyg som frågor-och-svar och omröstningar främjar deltagandet.
Lyyti integrerar med plattformar som Univid och Blastream för att erbjuda streaming av hög kvalitet, komplett med funktioner för att öka deltagarnas engagemang.
Dessa verktyg ger arrangörer möjligheten att sända sessioner i realtid, spela in dem för framtida bruk och samla in värdefulla uppgifter om deltagandet. Genom att använda integrerade lösningar kan eventplanerare hålla alla deltagarsegment lika informerade och engagerade.
Erbjuda snabba supportkanaler och vägledning på plats eller online
Även vid noggrann planering uppstår ofta frågor bland deltagare under eventet. Snabb hjälp och support kan lösa dessa problem utan att avbryta agendan. Att ha fysiska hjälpstationer på plats, chattsupport för online gäster och klar informativ skyltning kan lindra stress och förvirring.
Lyyti erbjuder en incheckningsapp för effektiv hantering av deltagare och realtidsdata, vilket frigör personalens tid att fokusera på deltagarnas behov snarare än pappersarbetet.
Som eventorganisatör kan du även dra nytta av inbyggda chatt- och meddelandefunktioner, vilket gör det enkelt att snabbt besvara deltagarnas frågor online.
Med Lyyti blir det enklare att hålla deltagarna uppdaterade och väl stödda under ditt event, vare sig de deltar fysiskt eller virtuellt, vilket gör att du kan koncentrera dig på att leverera en problemfri upplevelse istället för att behöva sätta mycket tid på att hitta lösningar på eventuella informationsglapp.
4. Kontrollera och utvärdera hur effektiv informationen är
Det här steget fokuserar på att utvärdera huruvida informationen om ditt event lyckades nå deltagarna enligt plan, samt hur de svarade på den.
Genom att genomföra denna utvärdering kan du bidra till att förbättra framtida event och försäkra dig om att alla dina kommunikationssträvanden levererar ett faktiskt mervärde.
Använd EVS för att mäta informationsklarhet
Tydlighet i den information du delar spelar en avgörande roll för hur deltagarna upplever ditt event. Om deltagarna har svårt att hitta nödvändiga detaljer eller förstå instruktionerna, kan deras övergripande nöjdhet minska. Genom att mäta detta kan du börja förstå vilka aspekter som fungerade bra och vilka som behöver förbättras.
Lyyti erbjuder Experience Value Score (EVS), ett verktyg för att snabbt och effektivt inhämta deltagarnas feedback. EVS mäter deltagarnas upplevda värde av ett event genom en enkel fråga och genererar en konkret siffra som resultat. Det gör det möjligt att spåra hur effektivt informationen faktiskt har förmedlats och hur deltagarnas uppfattning av den är.
Att omvandla återkoppling till påtagliga förbättringar är nästa steg. Ladda ner din kostnadsfria kopia av EVS-rapporten och lär dig att effektivt bedöma hur deltagarna upplever ditt event.
Analysera eventdata och eventmätvärden med Lyyti
Dataanalys kan ge en indikation på huruvida dina kommunikationsstrategier fungerade som tänkt. Engagemangsindikatorer som närvaro, aktivt deltagande i sessioner och nedladdning av material är nyttiga verktyg för att utvärdera effektiviteten av eventkommunikation.
Verktyg för rapportering från Lyyti samlar all data från eventet på en plats. Detta inkluderar anmälan, incheckningar, närvaro vid olika sessioner och övergripande engagemangsgrad.
Genom att samla informationen på detta sätt blir det enklare att identifiera mönster och fatta datainformerade beslut. Den insikt som erhålls från rapporterna kan användas för att finputsa dina kommunikationsplaner inför framtida event.
Automatisera uppföljning efter eventet och dela viktiga slutsatser
Att dela ut höjdpunkter och nyttiga resurser i efterhand håller intresset uppe hos deltagarna och bidrar till ett långvarigt värde. Uppföljningsmeddelanden kan vara allt från ett enkelt tack, till inspelningar från eventet och länkar till feedbackformulär.
Med hjälp av Lyyti kan du automatisera dessa uppföljningar genom att schemalägga e-post och SMS. Detta ger arrangörerna möjligheten att skicka anpassat innehåll för olika deltagargrupper, och garanterar att alla får relevanta uppdateringar och material, utan att kräva någon manuell insats.
Genom verktyg som EVS bidrar den automatiserade rapportfunktionen och uppföljningsfunktionen av Lyyti till att mäta effektiviteten av kommunikationen. Dessa insikter kan användas för att enkelt förbättra framtida event.
5. Förbättra spridningen av information för framtida event
Förbättringsarbete är en pågående process som säkerställer att varje event bygger vidare på tidigare framgångar. Beprövade resurser, analys av återkoppling, och lärdomar av stödmaterial kan användas för att över tid göra kommunikationen både mer effektiv och ändamålsenlig.
Genom att dra nytta av existerande mallar sparar du inte bara tid, utan säkerställer också att information är konsekvent mellan olika event. Mallar för inbjudningar, påminnelser och uppföljning efter eventet minskar det manuella arbetet och ser till att all kommunikation har ett professionellt utseende.
Kommunikationstidslinjer tydliggör när och hur information ska delas, vilket gör planeringsprocessen både snabbare och mer tillförlitlig.
Lyyti möjliggör för eventarrangörer att kopiera och återanvända beprövade eventmallar och förutbestämda kommunikationstidslinjer. Detta garanterar att varje event börjar med en struktur som redan har testats och bevisats effektiv, vilket minimerar misstag och påskyndar processen för informationsplanering.
Använd insikter från CRM-data och EVS-feedback
Feedback och insamlade data ger en tydlig bild av vad som fungerade bra och vad som behöver förbättras. CRM-data ger en inblick i deltagarprofiler, närvaromönster och engagemangsnivåer, medan feedback från EVS bidrar med värdefull insikt om hur klart och användbart deltagarna ansåg att informationen var.
Genom att använda Lyytis CRM-integrationer och EVS-bedömning kan eventarrangörer koppla deltagarnas erfarenheter direkt till kommunikationsresultaten. Dessa insikter hjälper till att förfina kommunikationen, justera tajmingen och förbättra presentationen av eventinformation för kommande event.
Använd Lyytis stöd, utbildningar och resurser för att förbättra informationsrutiner
Att ha tillgång till expertstöd samt utbildningsresurser säkerställer att eventteamen konstant kan fortsätta att utvecklas. Tillfällen till utbildning, ett nav av resurser och assistans från erfarna proffs underlättar tillämpningen av bästa praxis och möjliggör förbättrade resultat.
Lyyti erbjuder professionell support, online-utbildningar och en resurshubb fylld till bredden med guider och exempel. Dessa resurser hjälper teamen att bekanta sig med nya funktioner, lösa problem snabbt och ständigt hålla sig uppdaterade med bästa praxis för informationsdelning.
Genom återanvändbara mallar, nyttig insikt ifrån data och expertvägledning bidrar Lyyti till att eventproffs kan förbättra hur de delar information. Detta resulterar i att varje event blir smidigare och mer effektivt än det föregående.
Slutsats
Effektiv kommunikation av detaljer kring dina event är avgörande för smidigt utförande, starkt deltagarengagemang och mätbara resultat. Planering av vilken information som ska delas, organisering av pålitliga kanaler för spridning, vägledning till deltagarna under själva eventdagen, utvärdering av dessa resultat och förbättring av metoderna med tiden skapar en komplett cirkel för framgångsrik kommunikation.
När informationen presenteras klart och vid rätt tidpunkt, upplever deltagarna färre problem, det blir enklare att uppnå eventets mål och det långsiktiga värdet för både arrangören och deltagarna ökar. Genom att bygga på insikterna från varje event, kan framtidens kommunikation bli snabbare, tydligare och mer effektiv.
Om Lyyti
Lyyti är en allomfattande plattform för eventhantering som ger företag möjlighet att planera och sköta sina event på ett och samma ställe. Plattformen stödjer alla typer av event - live, hybrid och online - vilket gör det enkelt att hålla deltagarna uppdaterade och engagerade genom hela processen.
Med en rad praktiska funktioner som inbjudan och registrering, anpassningar för din eventsida, automatiserade meddelanden, integrationer för streaming och efterföljande rapportering ser Lyyti till att all eventinformation är lättillgänglig och begriplig.
Lyyti framhäver sig genom att lösa vanligt förekommande problem som att sprida information om eventet, missade uppdateringar och bristande engagemang från deltagarna. Genom att vara en centralt hub för all eventinformation och automatisera kommunikationen undviks missförstånd, förbättras deltagarupplevelsen och minska administrativt arbete.
Plattformen kan integreras med ditt befintliga CRM- och marknadsföringssystem, vilket gör att deltagardata flödar sömlöst och möjliggör mer riktad kommunikation samt en effektivare uppföljning.
Ett event blir framgångsrikt när deltagarna känner att de vet vad de kan förvänta sig samt hur de ska delta. Vill du uppnå detta? Lyyti ger dig verktygen och stödet för att göra det möjligt.
Är du redo att hålla dina deltagare informerade i varje steg och se till att dina event flyter på? Begär en demo idag och se själv hur Lyyti kan hjälpa dig med att arrangera framgångsrika event.
Vanliga frågor och svar
1. Varför är det viktigt att dela eventinformation tidigt?
Att dela med sig av eventinformation tidigt är viktigt för att deltagarna ska kunna planera sina scheman, lösa resor och tekniska behov, samt känna sig väl förberedda. Det bidrar även till en högre närvaro och minskar risken för förvirring i sista minuten.
2. Vad är det bästa sättet att hålla deltagare uppdaterade under ett event?
Använd realtidsuppdateringar via e-post, SMS, eller eventets officiella eventsida. På så sätt kommer deltagarna alltid att ha omedelbar tillgång till det senaste schemat, eventuella justeringar eller ändringar, och viktiga instruktioner under hela eventet.
3. Hur kan jag se till att eventinformationen är tydlig och lättillgänglig?
Håll detaljerna koncisa, använd en central plattform för allt innehåll, och undvika att skicka tvetydiga uppdateringar. Genom att bibehålla konsekventa format och klara instruktioner blir informationen lättare att lokalisera och förstå.
4. Hur ofta bör jag kommunicera med deltagarna innan ett event?
Skicka ut viktig information så snart registreringen öppnar. Kom sedan ihåg att följa upp med påminnelser när eventet börjar närma sig. För att hålla informationen aktuell, dela också uppdateringar en till två dagar innan eventet.
5. Vad bör jag inkludera i kommunikationen efter eventet?
Efter eventet bör kommunikationen inkludera tackmeddelande, höjdpunkter från föreläsningar, inspelningar om de finns tillgängliga, och uppmaningar till feedback. På så sätt kan du hålla deltagarna engagerade och också förbättra framtida eventplanering.
