"Tapahtuma on meidän toimituksemme" – näin Suomalais-ruotsalainen kauppakamari järjestää Lyytin avulla enemmän tapahtumia kuin koskaan
Suomalais-ruotsalainen kauppakamari (FINSVE) järjestää keskimäärin yhden tapahtuman kuukaudessa vain kolmen hengen tiimillä. Tänä vuonna, organisaation viettäessä 90-vuotisjuhlavuottaan, tapahtumatahti on vielä tavallistakin tiiviimpi.
Salaisuus on oikeissa työkaluissa. Niiden avulla tiimi pystyy hallitsemaan kaiken aina 2 500 vastaanottajalle lähtevistä kaksikielisistä viesteistä siihen, että tunnistetaan kontaktit, joiden yhteys organisaatioon on heikkenemässä.
Tapahtumat eivät ole markkinointia – ne ovat tuote
FINSVEn tehtävänä on luoda liikesuhteita suomalaisen ja ruotsalaisen elinkeinoelämän välille. Sitä ei tehdä vain mainonnan tai raporttien avulla, vaan tuomalla oikeat ihmiset samaan tilaan.
– Tapahtumat ovat ratkaisevan tärkeitä luottamuksen rakentamisessa ja siinä, että voidaan näyttää, millaisia mahdollisuuksia sekä Suomessa että Ruotsissa on. Kyse on elinkeinoelämän yhdistämisestä ja maiden tuomisesta lähemmäs toisiaan.
Näin kertoo FINSVEn viestinnästä vuodesta 1998 vastannut Martin von Pfaler.
Tapahtumatarjonta on monipuolinen ja ulottuu kulttuuriyhteistyöstä ja vientifoorumeista puolustusteollisuuteen. Tapahtumiin osallistuu tyypillisesti 30–300 henkilöä, ja keskimääräinen osallistujamäärä on noin 100–150.
Formaattina on lähes aina lounas- tai aamiaistilaisuus. Valinta on tietoinen, sillä verkostoituminen ennen ja jälkeen varsinaisen ohjelman on vähintään yhtä tärkeää kuin itse puheenvuorot.
– Verkostoitumisosuus on ratkaisevan tärkeä. Juuri silloin kontaktit oikeasti syntyvät. Jos kaikki vain istuvat hiljaa kuuntelemassa, koko tapahtuman tarkoitus katoaa, sanoo FINSVEn tapahtumakoordinaattori Emilia Lindh.
100 % livetapahtumia – ilman striimausta
FINSVE ei striimaa tapahtumiaan. Kyseessä on tietoinen periaate.
– Ensisijainen tavoitteemme on, että ihmiset kohtaavat kasvokkain. Emme halua, että tapahtumaa seurataan puolittain omalta työpisteeltä. Haluamme ihmiset paikan päälle, jotta he voivat verkostoitua ja luoda uusia kontakteja, sanoo Martin.
Tämä tarkoittaa, että jokaisen tapahtuman on toimittava ammattimaisesti: ilmoittautumisen on oltava sujuvaa, viestinnän on osuttava oikeaan ja osallistujapolun on toimittava alusta loppuun. Tässä Lyyti tulee mukaan kuvaan.
Lyyti: hallinnosta jäsenpalveluun
FINSVE käyttää Lyytiä kutsuihin, ilmoittautumisiin, uutiskirjeisiin ja jatkuvaan palautteen keräämiseen EVS-kyselyllä.
Lyyti ei korvaa ainoastaan osallistujarekisteriä, vaan antaa tiimille myös paremman näkymän osallistujakuntaan. Näin sitä voidaan hyödyntää suoraan jäsenyhteyksien vahvistamiseen.
– Kielisuodatus on todella hyödyllinen. Voimme suodattaa suomalaiset ja ruotsalaiset kontaktit erikseen ja muokata viestintää sen mukaan. Myös se, että näemme, mitkä viestit eivät mene perille, auttaa meitä pitämään rekisterin ajan tasalla ja tarjoamaan jäsenille parempaa palvelua, Emilia kertoo.
Yksi alustan valintaan vaikuttaneista vaatimuksista oli mahdollisuus lähettää kutsuja 2 500 vastaanottajalle ja varmistaa, että viestit menevät perille.
Kun FINSVE vertaili Lyytiä kilpailijoihin vuonna 2024, johtopäätös oli selvä: Lyyti oli parempi kaikilla vertailun osa-alueilla.
Seuraavaksi FINSVE aikoo ottaa käyttöön QR-koodilla tapahtuvan sisäänkirjautumisen sekä Lyytin osallistujasovelluksen. Sovelluksen avulla osallistujat näkevät tulevat tapahtumat yhdessä paikassa, voivat ilmoittautua ja vastaanottaa muistutuksia suoraan puhelimeensa.
Tulokset: enemmän tapahtumia, parempaa seurantaa
Lyytin avulla pieni tapahtumatiimi pystyy järjestämään tapahtumia entistä tiiviimmällä tahdilla tinkimättä viestinnän laadusta.
Mitä paremmin tiimi oppii hyödyntämään Lyytin eri ominaisuuksia, sitä sujuvammaksi tapahtumien järjestäminen muuttuu.
– Tällä hetkellä meiltä ei puutu mitään. Ja mitä enemmän järjestelmää oppii käyttämään, sitä sujuvammin kaikki käy ajan myötä.