Kaikki tapahtumien parissa työskentelevät voivat varmasti samaistua siihen tuskaan, ettei tapahtuman hyödyn todentamiseen löydy yhtenäistä mallia tai mittaria. Tietysti tapahtuman ROI – tapahtumaan sijoitetun pääoman tuottoprosentti – on monelle tuttu käsite ja monet yritykset hyödyntävätkin tätä laskelmaa, osoittaakseen kuinka paljon tapahtuma on tehnyt järjestäjälleen tuottoa. Tuottoprosentin mittaamiseen ei kuitenkaan ole yhtä standardisoitua menetelmää, eikä se myöskään anna kokonaisuudesta kuin puolinaisen kuvan. Vieläkin on voimassa yleinen käsitys, että jokainen tapahtuma on ainutlaatuinen, eikä tapahtumien menestymisen mittaamiselle voi siten olla mitään yhteistä tekijää. Tässä blogissa käsitellään niitä tekijöitä, jotka vaikuttavat tapahtumien mitattavuuteen, ja esitellään aiheeseen aivan uusi näkökulma.
Aika on tapahtumissa kovaa valuuttaa
Mitä jokaisella tapahtumalla on yhteistä? Ne kaikki tarvitsevat osallistujia. Ilman osallistujia ei ole tapahtumaakaan. Käyttämällä tehokasta ja houkuttelevaa markkinointia tapahtuman järjestäjä pyrkii vakuuttamaan kohdeyleisönsä siitä, että tapahtuma on sijoituksen arvoinen. Siis minkä sijoituksen? Osallistujien ajan, kaikessa yksinkertaisuudessaan. Aika on tapahtumissa kovaa valuuttaa, ja siitä kilpailevat kaikki järjestäjät.
Oliko tapahtuma sijoituksen arvoinen?
Uuttera mainostus kannattaa, ja ilmoittautunut päättää myös osallistua tapahtumaan. Mitä sitten tapahtuu? Nyt järjestäjän tulisi mitata tapahtuman onnistumista ja hyötyä; laskea tälle yhdelle osallistujalle tuottamansa arvo. Miten sen voi tehdä? Kysymällä osallistujalta. Joten järjestäjä lähettää yksityiskohtaisia kyselyitä, joissa hän tiedustelee pitopalvelusta, musiikista ja kaiuttimista, ja pitää peukalot pystyssä, että tarpeeksi moni päättää jälleen kerran käyttää aikaansa, tällä kertaa palautteen antamiseen. Voiko järjestäjä nyt mitata tapahtuman tuottamaa arvoa tai sen todellista menestyksekkyyttä? Ei oikeastaan.
Mitä tulee palautteen antamiseen, ajankäytön lisäksi ajoitus on kaikki kaikessa. Tavallisesti nämä kilometrien pituiset kyselyt lähetetään muutama päivä tai jopa monta viikkoa tapahtuman jälkeen, ja vastauksia saadaan usein heikosti. Miksi? Koska tunteet ja tuntemukset (jos niitä koskaan olikaan) ovat jo ehtineet hälventyä. Tällaisissa kyselyissä esitetyt kysymykset pyrkivät usein myös selvittämään, olivatko osallistujat tyytyväisiä. Siinä on ongelmana se, että tyytyväisyys on erittäin omakohtainen käsite, minkä takia niin kysymykset kuin vastauksetkin ovat varsin tulkinnanvaraisia. Kyselyt eivät vastaa kysymyksiin, kuten: ”oliko tapahtumani menestys?”, ”vaikuttiko se osallistujiin mitenkään?”, ”oliko se osallistujien ajan arvoinen?” vaikka nämä ovat juuri ne kysymykset, joihin haluaisimme vastauksia.
Me kysymme, olisiko tapahtuman onnistumista tai menestyksekkyyttä mahdollista todentaa yhdellä ainoalla kysymyksellä ja lukuarvolla? Meillä on myös tähän vastaus: kyllä.
Esittelyssä täysin uusi tapahtumien mittari
Yllä käsitellyn perusteella voidaan selkeästi todeta, mikä on yhteinen tekijä, kun mitataan tapahtumien menestymistä. Tämä tekijä on osallistuja, hänen tapahtumaan sijoittamansa aika ja se arvo, jonka hän kokee saaneensa tähän aikaan suhteutettuna. Pohjimmiltaan kyse on vaihtoehtoiskustannuksen laskemisesta.
Lyyti on kehittänyt automaattisen työkalun, jonka avulla tapahtuman koettua arvoa voidaan mitata, ja annoimme tälle nimeksi Experience Value Score (EVS). Sen avulla voit kerätä osallistujilta välitöntä palautetta ilman yksityiskohtaisten kyselyiden manuaalista koostamista ja ajastamista. Vastaamalla yhteen yleisluontoiseen kysymykseen osallistujat voivat ilmoittaa, oliko tapahtuma heidän mielestään heidän aikansa arvoinen vai ei.
EVS antaa sinulle ja organisaatiollesi yhden ainoan arvosanan siitä, miten tapahtuma onnistui. Sen lisäksi voit seurata toimialasi keskiarvoista arvosanaa ja verrata siihen omaa onnistumistasi. Nyt sinulla on todellinen mahdollisuus mitata tapahtumiesi vaikuttavuutta ja kehittää tapahtumatoimintaasi jatkuvasti.
Tutustu EVS:ään ja aloita tapahtumiesi säännöllinen mittaaminen.
