3 helppoa askelta onnistuneeseen tapahtumaan

Paavo Nurmi Maraton

Kokemus tapahtumasta on jokaiselle meistä henkilökohtainen. Vastaus kysymykseen “oliko tapahtuma hyvä” syntyy usein tunnepohjalta. Jos tunnet viihtyneesi tapahtumassa, on se todennäköisesti ollut osallistumisen arvoinen.

Me Lyytillä olemme järjestäneet, osallistuneet sekä arvioineet vuosien varrella tuhansia tapahtumia. Täten tiedämme hyvän tapahtumakokemuksen koostuvan ennen kaikkea odotusten hallitsemisesta.

Tapahtuman osallistujilla on aina odotuksia tapahtumaan osallistuessaan. Tähän odotukseen vastaaminen, tai jopa sen ylittäminen, vaikuttaa suurelta osin tapahtumakokemukseen. 

Lyytillä tapahtuman onnistuneen tapahtuman määrittää ennen kaikkea yksi kysymys: “oliko tapahtuma aikasi arvoinen”. Tämä kysymys kysyy kaiken oleellisen ja mittaakin tehokkaasti järjestäjän onnistumista kyseisestä tapahtumasta.

Voit omalta osaltasi vaikuttaa siihen, millaisia odotuksia tapahtumaa kohtaan rakentuu, miten odotuksiin vastataan sekä siihen, miten osallistujat muistavat tapahtuman sen päätyttyä. Toki ensimmäinen henkilö, jonka tulisi olla vakuuttunut tapahtuman onnistumisesta tulisi olla järjestäjän itse. Suosittelemme vaihtamaan tylsän ja harmaan “odotusten asettamisen” positiiviseksi “innostuksen rakentamiseksi”.

Voidaksesi järjestää onnistuneen tapahtumaan tulee sinun vasta kolmeen tärkeään kysymykseen:

  • Miten rakennan innostuksen tapahtuman ympärille?
  • Miten vastaan rakentamaani innostukseen tai jopa ylitän sen?
  • Miten pidän positiivisen tunteen yllä vielä tapahtuman jälkeen?

Case: Paavo Nurmi Maraton -juoksutapahtuma

Miten kysymyksiin voi vastata oikean tapahtuman kontekstissa? Hiljattain muutama lyytiläinen osallistui Turussa järjestettävään juoksutapahtumaan, Paavo Nurmi Maratoniin (PNM). Tapahtumalla on pitkät perinteet ja vuosittain se houkuttelee sadoittain osallistujia eri puolilta Suomea.

Koska kyseessä on kilpailu, osallistujien kokemus tapahtumasta pohjautui pitkälti omaan suoritukseen. Tällöin järjestäjän rooliksi jäikin tukea yksilöiden suoritusta parhaalla mahdollisella tavalla.

Tarkastellaan PNM-tapahtumaa aiemmin mainittujen tapahtuman kysymysten osalta: 

Miten rakennan innostuksen tapahtuman ympärille?

Innostuksen rakentaminen koostuu pitkälti tapahtumamarkkinoinnista. Tapahtumamarkkinoinnin hyvä puoli on se, että osallistujat tietävät sen olevan tulossa, osa jopa odottaa sitä.

PNM viesti ja markkinoi aktiivisesti tapahtumaansa. Iso osa tästä tapahtui sähköpostin välityksellä: juoksivat saivat ennakkoon somessa jaettavaa sisältöä osallistumisestaan, useita eri muistutuksia sekä oppaan, joka sisälsi yksityiskohtaisia vinkkejä ja neuvoja miten tapahtumaan kannattaa valmistautua.

Järjestäjä käytti myös laajasti omia mediakanaviaan, olihan kyseessä 30. kerta kun tapahtuma järjestetään. Maksettu mainonta saavutti lähialueilla asuvat ihmiset ja juoksureittien varrella näkyikin runsaasti väkeä juoksijoita kannustamassa. PNM:llä on useita kumppaneita ja monet kyseisistä kumppaneista hyödynsivät tapahtumaa myös omassa viestinnässään.

Tapahtumaa edeltäneellä viestinnällä oli suuri rooli innostuksen rakentamisessa. Juoksijat valmistautuivat tapahtumaan useiden kuukausien ajan harjoitellen, ruokavaliotaan seuraten ja lämpimään säähän valmistautuen.

Tapahtumamarkkinoinnin voi rakentaa usealla eri tavalla ja helpottaaksemme tehtävää, olemme koonneet oheisen oppaan sekä ladattavan pohjan käytettäväksesi. Kannattaa myös vilkaista blogimme sähköpostin hyödyntämisestä tapahtumamarkkinoinnissa.

Miten vastaan tai ylitän asettamani odotukset?

Olet nyt saanut tapahtuman osallistujat innostumaan tulevasta tapahtumasta ja he ovat saapuneet paikan päälle intoa puhkuen. Se miten vastaat tähän intoon ja miten ohjaat osallistujat tapahtuman läpi, määrittää kuuluuko tapahtuman jälkeen aplodeja vai kiusallista hiljaisuutta.

PNM otti juoksijat hienosti vastaan heti heidän saavuttua alueelle. Kilpailunumerot oli helppo hakea ilman suurempia jonoja. Tämän lisäksi jokainen harrastejuoksija tunsi olonsa ammattilaiseksi ajanottosirun kanssa. Alueella ohjeistus oli selkeä ja henkilökunta ohjeisti innokkaita juoksijoita riittävästi. Tapahtumassa oli myös paljon oheisohjelmaa, joka loi aitoa tunnelmaa. Lapsille järjestetty mini-maraton, paikanpäällä toteutetut haastattelut sekä taustalla pauhaava musiikki asettivat tapahtuman vaatiman tunnelman.

Tapahtuman aikana PNM:n vapaaehtoiset kannustivat juoksijoita, varmistivat autojen pysyvän poissa kilpareitiltä ja ohjasivat juoksijoita jokaisella reitin kulmalla. Tapahtumaviikonloppuna ilman lämpötila lähenteli 30 astetta ja tämä aiheutti ongelmia juoksijoille jo ensimmäisen päivän 5 ja 10 km matkoilla. Oli selvää, että vesipisteitä tulee olla enemmän seuraavan päivän puoli- ja täysmaratonia varten. Näin myös tapahtui. Reitille oli myös tuotu vesisuihkuja, jotka viilensivät juoksijoita.

Vastataksesi osallistujan odotuksiin, onkin viisasta kartoittaa hetket, jotka vaikuttavat osallistujakokemukseen tapahtuman aikana eniten ja kiinnittää huomiota miten vahvistat niiden aikana syntyviä tunteita positiivisesti.

Miten pidän positiivisen tunteen yllä vielä tapahtuman jälkeen?

Tapahtuman herättämän positiivisen tunteen ylläpitäminen tapahtuman jälkeen jää usein vähälle huomiolle. Tämä on harmi, sillä tehokkaalla jälkimarkkinoinnilla varmistat tapahtuman hyödyn pitkällä aikavälillä. Tämä oli myös tilanne PNM:än kohdalla.

Antamalla osallistujille mahdollisuuden elää tapahtuman kohokohtia uudelleen voi tehdä ihmeitä niin brändille, kuin myös seuraavalle tapahtumallesi. Tapahtuman jälkimarkkinointi tarjoaa loistavan mahdollisuuden luoda yhteys osallistujien kanssa. Parhaimmassa tapauksessa muutat osallistujat brändilähettiläiksesi tarjoamalla heille materiaaleja, hetkiä ja muistoja tapahtumasta johon he osallistuivat.

Hyödyntämällä tapahtuman aikana rakentamaasi intoa voit rohkaista osallistujia jakamaan kokemuksiaan omissa kanavissaan, ehdottamaan tapaamisia sekä kasvattamaan myyntiä tai brändin näkyvyyttä. Jo yksinkertainen “kiitos osallistumisestasi” -viesti jättää positiivisen jäljen ja vahvistaa brändimielikuvaa.

PNM:n tapauksessa organisaatio olisi voinut kerätä palautetta tapahtumasta, vakuuttaa ensimmäistä kertaa juokseville harrastuksen hyödyistä ja rohkaista heitä jakamaan omia kokemuksiaan tapahtumasta. Nyt tämä jäi vähemmälle huomiolle ja paljon hyviä ideoita sekä palautetta jäi hyödyntämättä. Paras aika palautteen keräämiseen on välittömästi tapahtuman jälkeen, kun muistot ja ajatukset ovat vielä kirkkaana osallistujien mielissä.

Tiedämme kaikki sanonnan: “aika parantaa haavat”, mutta se myös turruttaa osan siitä tunteesta, joka osallistujalla on välittömästi mahtavan kokemuksen jälkeen. Kaikki me olemme kokeneet sen. Euforinen tunne suuren juhlan, onnistuneen tapaamisen tai onnistuneen treffipyynnön jälkeen katoaa nopeasti. Jälkeenpäin tarkasteltuna tunne ei ole enää yhtä vahva.

Tämän takia Lyytin tapahtumanhallintajärjestelmän kysyy automaattisesti palautteen välittömästi tapahtuman jälkeen. Yksinkertainen kysymys, joka sisältää kaiken olennaisen: “oliko tapahtuma aikasi arvoinen?”. Kyseessä on Experience Value Score, jota voit hyödyntää tapahtumiesi analysoinnissa, tehden seuraavasta tapahtumasta entistä paremman.

Mitä voit tehdä nyt?

Varmista, että osaat vastata kolmeen tärkeään kysymykseen seuraavaa tapahtumaa järjestäessäsi:

  • Miten rakennan innostuksen tapahtuman ympärille?
  • Miten vastaan rakentamaani innostukseen tai jopa ylität sen?
  • Miten pidän positiivisen tunteen yllä vielä tapahtuman jälkeen?

Ole innoissasi tapahtumasta, jonka aiot järjestää. Pallottele ajatuksia kollegoidesi kanssa nähdäksesi saako ajatuksesi vastakaikua. Sen jälkeen, rakenna suunnitelma jokaiseen tapahtuman osallistujakokemusta positiivisesti vahvistavaan vuorovaikutus kohtaa, askel askeleelta.

Muista miettiä miten ja milloin osallistuja on kontaktissa tapahtumasi kanssa. Ajoitus on kaiken a ja o, joten varmista viestintäsi toimivuus hyvän suunnitelman aikana. Esimerkiksi palautteen kysymiselle paras hetki on usein heti tapahtuman jälkeen. Kirjaa tämä suunnitelmaasi jo nyt, jottei tärkeä vaihe unohdu.

Tarkastele muita tapahtumia ja arvioi missä osa-alueissa muut ovat onnistuneet ja olisiko niissä jotakin, joka voisi inspiroida omaan tapahtumaasi. Esimerkiksi PNM:n osalta henkilökunta ja vapaaehtoiset olivat avainroolissa positiivisen tapahtuma kokemuksen rakentamisessa.

Sitten ei kun toteuttamaan!

Kuvitus: Paavo Nurmi Marathon

Haluatko sparrailla miten Lyyti ja tapahtumat sopisivat sinun liiketoimintaasi? Ota yhteyttä alta niin jatketaan juttelua!

Varaa esittely