Mittaaminen on ainoa tapa varmistaa tapahtuman onnistuminen. Tapahtumia tulisikin mitata kuten mitä tahansa muutakin liiketoiminnan osaa. Vaikka liiketoiminnassa usein painotetaan rahallisia mittareita, kuten kassavirtaa, varattuja palavereja tai luotua myyntiputkea, voidaan tapahtumissa puolestaan keskittyä myös “fiilismittariin”, luotuun näkyvyyteen tai vaikkapa kasvatetun verkoston kokoon.
Onkin ensisijaisen tärkeää määrittää jokaisen tapahtuman tavoitteet ja niiden täyttymistä analysoivat mittarit erikseen tapahtuman luonteen mukaan. Vanha viisaus kuuluu: sitä saat, mitä mittaat. Jos mittarit tai tavoitteet ovat jo lähtökohtaisesti väärät, saattaa haluttu lopputulos jäädä vain haaveeksi. Jokaisen tapahtuman ei ole tarkoitus luoda kassavirtaa tai luoda näkyvyyttä. Osa tapahtumista keskittyy pelkästään tietoisuuden levittämiseen rajatulle kohdeyleisölle, kuten esim. omalle henkilöstölle tai tiimille.
Tapahtumamittareita on monia ja tähän artikkeliin valikoitui kaksi erilaista esimerkkiä. Ensimmäisessä käydään läpi myyntitapahtuman mittaamista ja toisessa keskitytään henkilöstötapahtuman mittaamiseen.
Mittarit 1 - Tapahtumat osana myyntiputkea
Myyntitapahtumat voivat saada hyvinkin erilaisia muotoja messuesiintymisistä tuotelanseerauksiin. Usein myyntitapahtumien kohdalla erilaiset liiketoiminnalliset tavoitteet ovat osa mittaristoa. Parempi myyntiputken voittoprosentti, luotu myyntiputki tai uusien kontaktien saaminen voisivat olla tämän tyyppisiä mittareita.
Kun oikeat mittarit on valittu, pitää pohtia mistä tarvittava tieto saadaan. Helpoin tapa mitata näitä on linkittää oma tapahtumanhallinta osaksi omaa CRM-järjestelmää. Tällöin jokainen tapahtumaan osallistunut saadaan osaksi myyntikampanjoita ja näitä voidaan puolestaan verrata muihin kampanjoihin, jolloin näet itse mitkä toimet ovat kannattavia. Myös uusien kontaktien seuraaminen on helppoa, kun kaikki henkilöt ovat samassa tietokannassa.
Kun tapahtumia mitataan ja seurataan kuten mitä tahansa muutakin myynnin tai markkinoinnin kampanjaa, voidaan nopeasti huomata tapahtumien olevan itse asiassa melko toimiva tapa myyntiputken rakentamiseksi, kunhan sitä seurataan oikein!
Mittarit 2 - Henkilöstön hyvinvointia kasvattamassa
Erilaiset koulutukset, tiedotustilaisuudet ja kuukausipalaverit ovat meille jokaiselle arkipäivää. Nämä ovat yleensä toistuvia, säännöllisin väliajoin tapahtuvia tapahtumia, joihin kutsutaan joko tietyt henkilöt tai koko henkilöstö.
Henkilöstötapahtumien tavoiteena on usein tietoisuuden kasvattaminen tai työtyyväisyyden lisääminen ja näille yhteistä on jokaisen tapahtumaan osallistuvan tylntekijän mittava aikainvestointi. Siksi myös organisaation sisäisiä tapahtumia on syytä mitata.
Pahimmassa tapauksessa henkilöstö kokee tapahtumien vain kuluttavan heidän aikaansa, jolloin kiinnostus tärkeääkin asiaa kohtaan voi laskea. Tällä puolestaan on vaikutusta työhyvinvointiin.
Yksi tapa mitata henkilöstön hyvinvointia ovat erilaiset kyselyt, joihin voidaan liittää tarkempia kysymyksiä yrityksen järjestämistä tapahtumista. Varsinkin toistuvia tapahtumia kannattaa seurata tarkasti ja kerätä palaute jokaisen tapahtuman jälkeen. Saamiesi vastausten avulla voit kehittää tapahtumia paremmiksi! Kannattaa myös pohtia tapahtumanhallintajärjestelmän liittämistä osaksi muita HR-työkaluja, kuten Sympaa.
Yksi mittari kaikkiin tapahtumiin
Tapahtumilla voi olla useita eri mittareita. On olemassa kuitenkin yksi mitattava asia, jota voi soveltaa kaikkiin tapahtumiin. Se on osallistujakokemuksen arvo. Ihmiset käyttävät tapahtumiin arvokasta aikaansa, ja jälkeenpäin he tietävät oliko tapahtuma heidän aikansa arvoista. Jos osallistuja koki tapahtuman sisällön olevan hänen aikansa tuhlausta, nousee kynnys osallistua seuraavaan tapahtumaan entistä korkeammaksi.
Lyyti on kehittänyt osallistujakokemuksen mittaamiseen Experience Value Scoren (EVS). Sen yksinkertaisella kysymyksellä saadaan selvillä oliko tapahtuma osallistujan ajan arvoista vai ei. Samalla on mahdollista kerätä sanallista palautetta, jota voidaan hyödyntää myös seuraavaa tapahtumaa suunniteltaessa. EVS:ään on helppo myös liittää laajempi palautekysely, mikäli tapahtumasta halutaan kerätä kommentteja kattavammin.
Kuitenkaan pelkkien mittareiden seuraaminen ja palautteen kerääminen ei riitä. Näitä täytyy luonnollisesti analysoida ja tehdä tarvittavia muutoksia mikäli haluttuihin tuloksiin ei päästä. Säännöllinen analysoiminen, esimerkiksi jokaisen tapahtuman jälkeen, on tarpeellista. Yksi helppo tapa tälle on järjestää tapahtumaretro, jossa järjestäjien ja yleisön antama palaute käsitellään, arvioidaan tapahtuman tulokset sekä sitoudutaan muutamaan helppoon muutokseen seuraavan tapahtuman osalta.
Ota yhteyttä, jos haluat tietää lisää Experience Value Scoresta.
