<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1029501197232858&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">
Lyyti Virtual Summit

Oppia ikä kaikki, ja muita sananlaskuja Lyyti Virtual Summitista

Marraskuussa 2020 toteutimme Lyytin historiassa ennätyssuuren virtuaalitapahtuman, johon ilmoittautui lähes 750 ihmistä ympäri Eurooppaa. Online Event Connectorimme kirjasi paikan päälle yhteensä 440 osallistujaa ja Experience Value Score (EVS) -kyselyn vastausprosentti oli 45. Teemana olikin juuri EVS sekä osallistujakokemuksen mittaamisen merkitys tapahtumatoiminnassa ja sen kehittämisessä. Lyyti Virtual Summit oli meille luokassaan ensimmäinen ja mielestämme suoriuduimme siihen nähden hyvin. No-show prosentti oli kuitenkin korkea, mikä on tyypillistä virtuaalitapahtumalle, mutta aina yhtä epäsuotuisaa. Matkan varrelta kertyi paljon muutakin kehitettävää ja näitä kehityskohteita haluamme myös avoimesti jakaa; tehokas tapahtumahallintatyökalu on vain osa onnistunutta kokonaisuutta ja tämän muistutuksen sai syksyllä myös Lyyti.

Jokainen pisara muovaa kiveä, eli osallista osallistujaa

Lyyti Virtual Summit oli 60-minuuttinen suora lähetys, jossa Lyytin toimitusjohtaja Petri Hollmén keskusteli American Expressin Fredrik Sauterin (Head of Growing Markets) kanssa onnistuneen osallistujakokemuksen rakentamisesta sekä tapahtumien mittaamisen tärkeydestä. Aihe oli selkeästi puhutteleva, sillä ilmoittautuneiden määrä ylitti kaikki odotuksemme. Positiiviseksi haasteeksi paljastuikin tässä kohtaa se, että aihe herätti paljon kysymyksiä ja keskustelua, ja moderointi chatin kautta olisi kaivannut rinnalleen muitakin apuvälineitä. Kysymykset kohdistuivat myös paljolti puhujiin, joilla ei ollut mahdollisuutta ottaa näitä vastaan, saatikka tarjota niihin vastauksia. On selvää, että tapahtumassa jäätiin kaipaamaan äänessä olevaa moderaattoria, joka olisi jaksottanut keskustelua ja samalla mahdollistanut kysymysten vastaanoton.  

Toinen selkeä kehityskohde oli osallistujien osallistaminen tai ennemminkin sen puute.  Tapahtuman tärkein osatekijä on osallistuja ja tällä kertaa emme osanneet antaa osallistujille heille kuuluvaa painoarvoa. Saamassamme palautteessa korostui se tosiasia, ettei tunnin pituiseen monologiin tai kahdenkeskiseen dialogiin jaksa yleisönä keskittyä, ellei saa mahdollisuutta myös jollain tavalla osallistua keskusteluun. Nykyaikaiset webinaarityökalut tarjoavat tähän tarpeeseen helppoja ratkaisuja kyselyiden ja äänestysten muodossa, joten tulemme taatusti panostamaan näihin tulevissa tapahtumissamme.

EVS score – Lyyti Virtual SummitLyyti Virtual Summitin EVS-tulos.

Ei hoppu hyväksi, eikä kiire kunniaksi, eli pyydä apua, kun sitä tarvitset

Mennyt syksy on ollut Lyytille kiireistä aikaa, sillä EVS:n julkaisun lisäksi olemme myös uudistaneet brändimme, tone of voicen sekä nettisivumme. Kun pakkaan lisättiin yksi tapahtuma, oli ajatuksemme tietysti tämä “kyllä me yhden tapahtuman tuotamme – olemmehan kuitenkin tapahtuma-alan ammattilaisia!” Ammattilaisia tai ei, on tiettyjä asioita jotka kannattaa tehdä itse ja sitten niitä, joihin kannattaa pyytää apua. Virtuaalitapahtuma on paljon muutakin kuin puhujat ja webinaarityökalu; taustalla on mm. tekniikkaa, ajolistaa ja loputonta valmistelua. Näiden asioiden pyörittämiseen tarvitaan kokonaisia tiimejä, mikä jäi meiltä kunnianhimossamme huomioimatta. Verkostossamme on erittäin lahjakkaita ja ammattitaitoisia tapahtumatoimistoja ja kerrasta oppineena tulemme varmasti suuntaamaan katseemme heihin, kun seuraavan kerran lähdemme toteuttamaan vastaavanlaista tapahtumaa. Lyytin hybridi-pikkujoulut toteutettiin tapahtumatoimiston avulla, joten miksei sitten vuoden tärkein asiakastapahtumakin.

EVS - Lyyti Virtual SummitLyyti Virtual Summitin EVS-statistiikkaa.

Loppu hyvin, kaikki hyvin, eli muista myös onnistumisia

Virtual Summit opetti meille kuinka paljon meillä on parannettavaa, mutta on myös tärkeää arvostaa niitä asioita, joissa onnistuimme. Tavoitteenamme oli luoda tapahtuma, joka saisi osallistujat miettimään omia tapahtumiaan uudesta näkökulmasta ja lisäksi oivaltamaan, miten kannattavaa tapahtumien mittaaminen pitkällä tähtäimellä on. EVS-kyselymme tulokset kertovat siitä, että olemme tässä myös onnistuneet. 

Toinen tärkeä onnistuminen toimii muistutuksena kaikille meille, jotka taistelemme kohtaamisten puolesta koronapandemian keskellä: rajoituksista huolimatta, on monia keinoja toteuttaa tapahtumia ja tuoda ihmisiä yhteen. Uskomme vahvasti siihen, että tapahtumat kehittyvät entistä vaikuttavammaksi ja merkityksellisemmäksi mediaksi vallitsevien olosuhteiden myötä. Nautitaan ja inspiroidutaan siis kaikesta siitä neuvokkuudesta ja kekseliäisyydestä, jota nykytilanne tapahtumien järjestäjissä ja muissa toimijoissa herättää – mitä mahdollisuuksia meillä tulevaisuudessa onkaan!

Jäikö Lyyti Virtual Summit välistä? Ei hätää, voit katsoa tallenteen täältä.

Katso Lyyti Virtual Summit