Webinaarit ja online-tapahtumat eivät ole ennen korvanneet fyysisiä tapahtumia, vaikka niille onkin ollut olemassa omat kustannustehokkaat käyttötarkoituksensa. Kun perinteisten ja kasvokkain tapahtuvien tapahtumien järjestäminen ei ole mahdollista, herää tarve keksiä vaihtoehtoisia keinoja tuoda ihmisiä yhteen. Parhaassa tapauksessa voimme näiden vaihtoehtoisten toteutusten seurauksena löytää kokonaan uusia tapahtumakonsepteja. Nopea ja yksinkertainen vaihtoehto perinteiselle tapahtumalle onkin siirtää se verkkoon.
Mitä tarvitset tapahtumien toteuttamiseen verkossa?
Webinaaria varten tarvitaan alusta, jonka kautta lähetys jaetaan ja johon osallistujat voivat liittyä sitä seuraamaan. Erilaisia vaihtoehtoja webinaarityökaluissa on useita! Tässä muutama tärppi, joita asiakkaamme suosittelevat: GoToWebinar, Demio ja Microsoft Teams. Mikäli päädyt striimaamaan tapahtuman, voimme lämpimästi suositella palveluntarjoaja Filmlikea.
Huomioi webinaarityökalua valitessa seuraavat seikat:
- Webinaariin osallistumisen on oltava mahdollisimman helppoa: älä vaadi osallistujia lataamaan erillistä ohjelmistoa päästäkseen mukaan.
- Riittävä kapasiteetti, sillä jotkut ilmaisversiot sallivat vain hyvin pienen määrän osallistujia. Tapahtumatyyppinä webinaari on siitä erilainen, että se mahdollistaa isommankin ihmismäärän tavoittamisen samanaikaisesti.
- Teho: osallistujakokemus on webinaarissa yhtä kriittinen kuin perinteisessä tapahtumassakin. Webinaari ei saa pätkiä lainkaan.
- Osallistumisen seuranta, eli tieto siitä kuka oikeasti oli läsnä webinaarissa. Näin pystyt kohdentamaan viestinnän oikein ja tarjoamaan tallenteen jälkikäteen nähtäväksi niille, jotka eivät seuranneet webinaaria reaaliajassa.
- Mahdollisuus tallentaa webinaari: miksi et skaalaisi hyötyjä tallentamalla sisältöä myöhempää käyttöä varten?
Pidä huoli, että itse tila, josta webinaaria lähetetään on rauhallinen ja hiljainen. On tärkeää, että osallistujat näkevät ja kuulevat lähetyksen. Webinaaritekniikkaa ei kannata kuitenkaan pelästyä, liikkeelle pääset käytännössä läppärillä, jossa on web-kamera.
Webinaarin viestintä
Kutsuprosessi ja viestintä eivät periaatteessa eroa tavallisesta tapahtumasta mitenkään, joten voit hyödyntää tapahtumanhallintajärjestelmää yhtä lailla ilmoittautumisten keräämiseen ja osallistujatiedon hallintaan. Online-tapahtumissa viestintä helposti laiminlyödään, koska osallistujan no-show ei kustannuksiltaan ole yhtä iso kuin tavallisessa tapahtumassa. Etenkin muistutukset ovat online-tapahtumissa erittäin tärkeitä, koska osallistujan ei tarvitse siirtyä fyysisesti mihinkään osallistuakseen tapahtumaan.
Muistutusten ohella on tärkeää ohjeistaa osallistujia mahdollisimman käytännön läheisesti miten he pääsevät omalta koneeltaan seuraamaan lähetystä. Liittymislinkki webinaariin on hyvä lähettää vielä sähköpostitse ilmoittautuneille 15 minuuttia ennen lähetyksen alkua.
Harjoitus tekee mestarin!
Kun uusia työkaluja ja toimenpiteitä otetaan käyttöön, on inhimillistä, että kaikkea ei voi ennalta osata tai ennustaa. Valmistautuminen webinaarilähetykseen on kaiken A ja O. Testaa online-tapahtumasi kulku, niin järjestäjän kuin osallistujankin näkökulmasta, ja järjestä hyvissä ajoin ennen h-hetkeä testiwebinaari vaikka kollegoille. Näin varmistut webinaarin kulusta ja esimerkiksi siitä, mistä napeista sinun kuuluu moderaattoorina klikata missäkin kohtaa. Samalla tunnistat myös mahdolliset kipukohdat ja pystyt kehittämään omia toimenpiteitä.
Vinkki! Valjasta jokaiselle webinaarille yhteyshenkilö. Näin osallistujat voivat tarvittaessa tavoittaa hänet sähköpostitse ja puhelimitse webinaarin aikana ja etenkin sen alkaessa. Yhteyshenkilö toimii niin sanottuna teknisenä tukena osallistujille, jos heillä kaikesta huolimatta on vaikeuksia liittyä webinaariin tai seurata sitä.
MarkkinointiKollektiivin onnistui siirtää kaikki tapahtumat verkkoon muutamassa päivässä. Lue juttu tästä.
