Paavo Nurmi, yksi kaikkien aikojen suurimmista kestävyysjuoksijoista, oli paitsi fyysisesti ihanteellinen urheilija, myös edelläkävijä systemaattisessa valmennuksessa. Nurmi hankki perustiedot valmennuksesta itse, ja hänen harjoittelunsa oli erittäin monipuolista. Tämä monipuolisuus vertautuu hyvin myös Paavo Nurmi Games -tapahtumaan, jota on järjestetty Turun Urheilupuistossa vuodesta 1957 lähtien.
Nykymuotoista Paavo Nurmi Gamesia on järjestänyt PN Turku Oy vuodesta 2013 lähtien. Tämä voittoa tavoittelematon yhtiö keskittyy Paavo Nurmi Gamesin, Paavo Nurmi Festivalin ja Paavo Nurmi Legacyn kehittämiseen. Paavo Nurmi Games on noussut World Athletics Continental Tourin korkeimmalle kultatasolle, mikä korostaa tapahtuman merkitystä maailman yleisurheilukartalla.
Paavo Nurmi Gamesin operatiivisena johtajana toimii Veera Sahlberg, joka aloitti uransa kisojen parissa kymmenen vuotta sitten. Ennen nykyistä rooliaan hän toimi myös Kalevan kisojen pääsihteerinä. Veera on ollut avainhenkilö tapahtuman järjestelyissä, jotka vaativat yhteistyötä useiden tahojen kanssa. Organisaation koko vaihtelee vuodenajan mukaan, sillä syksyisin organisaatiossa on neljä vakituista työntekijää ja kymmenen osa-aikaista. Tapahtumien aikana mukana on taas 20 järjestelytoimikunnan jäsentä sekä yli 600 vapaaehtoista.
Laadukasta tapahtumahallintaa
Paavo Nurmi Games otti Lyytin tapahtumahallintajärjestelmän käyttöön alunperin vapaaehtoistoiminnan viestinnän tarpeisiin. Lyyti osoittautui nopeasti helppokäyttöiseksi ja tehokkaaksi työkaluksi, joka mahdollisti nopean käyttöönoton käyttäjien keskuudessa.
Nykyään Lyytiä käytetään kaikissa kisojen aktiviteeteissa, joihin kutsutaan ihmisiä, pienistä sisäisistä kokouksista suuriin tapahtumiin.
“Lyytin avulla tapahtumien järjestämisestä on tullut systemaattisempaa ja laadukkaampaa, ja Lyyti auttaa meitä pitämään viestinnän tasalaatuisena”, kertoo Sahlberg.
Lyytiä käyttää organisaatiossa kahdeksan ihmistä. Tapahtumien järjestämisessä pystytään säästämään paljon aikaa, koska kaikki tapahtumapohjat, osallistujatiedot, viestintä ja data löytyvät yhdestä paikasta. Tiedon jakaminen sekä käyttäjien kesken että erilaisten järjestelyihin osallistuvien toimijoiden kesken on helppoa ja nopeaa.
Oheistapahtumilla suuri merkitys
Paavo Nurmi Gamesin oheistapahtumia leimaa monipuolisuus. Päätapahtumaa ympäröivät kymmenet erilaiset aktivoinnit, yhteistyökumppanitapahtumista kouluvierailuihin.
Tapahtumien skaala vaihtelee alle sadan hengen tilaisuuksista tuhansia ihmisiä vetäviin tapahtumiin. Esimerkiksi perheille suunnattuun Paavon Sporttipäivään osallistuu vuosittain noin 15 000 kävijää.
Lyytin avulla hallinnoidaan muun muassa kouluvierailuja, kokousilmoittautumisia, lipunmyyntiä kutsuvieraille, median akkreditointia, vapaaehtoisten rekrytointia ja viestintää, seminaareja, golf-kisoja, workshoppeja, aamupalatilaisuuksia, aineistotoimituksia sekä cocktail-tilaisuuksia.
Muuttuvat haasteet ja digitalisaation rooli
Tapahtumien järjestäminen on muuttunut vuosien varrella, ja Paavo Nurmi Games on ottanut merkittäviä askelia digitalisaation ja vastuullisuuden saralla.
Teknologiapaketti on kehittynyt, ja paperiset listat on korvattu digitaalisilla ratkaisuilla, mikä on parantanut tehokkuutta ja vastannut GDPR-vaatimuksiin.
“Lyyti on keskeisessä roolissa näissä muutoksissa, ja sen avulla tieto voidaan jakaa tehokkaasti eri toimijoiden kesken tietoturvallisesti”, selvittää Sahlberg.
Lyytin tietoturvaominaisuudet ovat tapahtumajärjestäjille erityisen hyödyllisiä, sillä tapahtumissa kerätään usein paljon osallistujatietoa, jonka käsittelyssä pitää noudattaa erityistä huolellisuutta.
Tapahtumien kehittäminen on ratkaisevaa
Paavo Nurmi Gamesin tulevaisuuden tavoitteet ovat korkealla. Tapahtuma halutaan kansainvälisten yleisurheilukisojen kärkikymmenikköön.
“Tavoitteen toteutumista edesautetaan yleisen kilpailulaadun parantamisella, talouden kehittämisellä ja urheilijoiden palkkioiden parantamisella. Toimenpiteiden tulee kuitenkin keskittyä sekä kentälle että sen ulkopuolelle”, selventää Sahlberg.
Turku on pienin paikkakunta ja kilpailujärjestäjä World Athletics Continental Tourin -tapahtumista, mutta yleisö ja järjestäjät ovat aina innolla mukana. Katsomot ovat täynnä väkeä, ja kisatunnelma on katossa.
Pientä kaupunkia ja Urheilupuistoa ei voi muuttaa, mutta kentän ulkopuolella tapahtuvissa asioissa tapahtumajärjestäjä pyrkii olemaan maailman parhaita.
Lyyti tukemassa kehitystä
Viestintä eri sidosryhmien kanssa on yksi Paavo Nurmi Gamesin suurimmista mahdollisuuksista. Kun viestintää ja sitouttamistyötä tehdään onnistuneesti, sillä on pitkälle kantavat vaikutukset koko tapahtuman kehittämisen kannalta.
Lyytin avulla tapahtumien järjestämisestä on tullut sujuvampaa ja tehokkaampaa. Viestinnän kokonaisuus, tekstiviestejä myöten, mahdollistaa nopean viestinnän, ja raportit helpottavat tiedon jakamista yhteistyökumppaneiden kesken.
Pienikin organisaatio voi tehdä enemmän ja paremmin, kun käytössä on oikeanlaiset työkalut.
Sahlberg korostaa: “Lyytin monipuolisuus on ollut tärkeää Paavo Nurmi Gamesin järjestelyissä, ja juuri siksi käyttö on juurtunut osaksi jokapäiväistä toimintaa.”
Paavo Nurmi Games on erinomainen esimerkki siitä, miten tapahtumien systemaattinen ja jatkuva kehitys sekä erilaisten tapahtumakonseptien merkitys voivat johtaa menestykseen. Sahlbergin johdolla Paavo Nurmi Games on kehittynyt yhdeksi maailman johtavista yleisurheilutapahtumista, jossa järjestelmällisyys ja laadukas viestintä ovat keskeisessä roolissa.
Valokuva: Paavo Nurmi Games
