Planering av företagsevent kan ofta väcka frågor om säkerhet och sekretess. Allt från att hantera deltagardata online till att kontrollera fysisk tillgång till platsen kan vara riskfyllt, där även små misstag kan leda till dataintrång, obehörigt tillträde och driftstörningar.
Det är därför företag måste säkerställa att alla aspekter av deras event, både digitala och fysiska, är ordentligt säkrade och uppfyller alla nödvändiga krav för att skydda deltagare och bevara förtroendet.
Denna artikel fokuserar på hur företag kan förbättra eventsäkerheten, både i digital och fysisk miljö, för att garantera säkra, regelrätta och framgångsrika event.
Intresserad av att utöka din kunskap inom eventplanering? Djupdyk i vår artikel "Grunderna i eventhantering: Allt du behöver veta för att komma igång".
Betydelsen av eventsäkerhet för företag
Skyddar deltagares känsliga information som personuppgifter och betalningsinfo, vilket minskar risken för dataintrång och överträdelser av regler.
Skyddar företaget genom att säkerställa efterlevnad av GDPR och andra dataskyddsförordningar, och undviker därmed eventuella böter och skada av företagets rykte.
Bygger förtroende hos deltagarna genom att erbjuda säkra processer för registrering, incheckning och rapportering, med stöd från Lyytis gedigna säkerhetsfunktioner.
Sänker operationella risker på fysiska platser genom att föreskriva säkert tillträde, autentisering av deltagare och spårning i realtid.
Begränsar ekonomiska förluster från dataintrång, bedrägerier och säkerhetsrelaterade incidenter, vilket direkt förstärker eventets avkastning på investeringen (ROI).
Ger företag självförtroende att arrangera hybrid-, online och fysiska event, eftersom de vet att säkerhet är inbakat i varje steg av eventets livscykel med hjälp av Lyyti.
*Att ha koll på eventsäkerhet handlar inte bara om att låsa dörrar eller kryptera data; det kräver att båda dessa aspekter fungerar tillsammans. Jag har varit på event där den digitala säkerheten var på topp men där någon släpptes in okontrollerat, och vice versa. Om dina digitala verktyg och platskontroller fungerar i harmoni kan du koncentrera dig på själva upplevelsen istället för att ständigt behöva oroa dig för vad som kan gå snett. - Petri Hollmén, VD för Lyyti
Digital säkerhet vid event för företag
1. Centraliserad hantering av deltagardata och samtycke
Att sammanföra deltagardata i diverse system kan i sig öka risken för misstag och säkerhetsintrång. Där kommer en centraliserad databas till undsättning, vilket ger företag möjligheten att hantera känsliga data på ett tryggt och säkert sätt samt bibehålla en klar och transparent överblick av alla samtycken.
Av största vikt är att:
Minska risken för spridning av deltagardata
Se till att samtycken spåras tydligt för att vara regelrätta
Underlätta säker delning av data mellan olika team
Förstärka kontrollen över deltagarinformation
2. GDPR-förenlig eventregistrering och sekretesspolicy
Att efterleva GDPR är ett måste för företag som behandlar deltagardata. Det är nödvändigt att ha en tydlig sekretesspolicy och transparenta processer för samtycke vid event för att undvika juridiska risker.
Nyckelfaktorer:
Kontrollera att alla registreringar följer GDPR
Förmedla tydligt hur deltagardata kommer att användas
Skapa förtroende bland eventdeltagare
Minska risken för böter från tillsynsorgan
Med Lyyti kan företag skapa en flerspråkig sekretesspolicy, hantera data och samla in deltagarnas samtycke direkt under eventtreringsprocessen. Detta garanterar en transparent och säker hantering av varje deltagares data.
Använd Lyyti för att enkelt klara av att efterleva GDPR vid företagsevent.
3. Datakryptering och slutpunktsäkerhet för online-event
Data som överförs och lagras under online-event löper alltid risken att exponeras för obehöriga. För att undvika dataintrång och för att hålla allt säkert, är det av högsta prioritet att kryptera all data och säkra alla anslutna enheter. När väl dessa åtgärder vidtas kan man effektivt förhindra eventuella läckor.
Ett måste:
Skydda deltagarnas personliga information under alla dataöverföringar
Ta steg för att förhindra obehörig tillgång till lagrad eventdata
Säkerställa säkerheten för alla enheter som används av eventteamet och deltagarna
Hålla förtroendet för digitala eventupplevelser intakt
4. Dygnet runt-övervakning och insats vid incidenter
Event kräver konstant övervakning för att snabbt kunna identifiera och agera på potentiella cyberhot. För att hantera detta på bästa sätt kan företag dra stor fördel av att ha ett smidigt och dedikerat system för att upptäcka dessa hot och effektivt hantera eventuella incidenter.
Värt att notera:
Identifiera och hantera säkerhetsproblem i realtid
Minska driftstopp som kan uppstå vid säkerhetsincidenter
Försäkra dataintegritet och tillgänglighet
Underlätta följsamheten av interna IT-policyer
Lyyti ser till att hålla dig ett steg före eventuella hot genom att erbjuda övervakning av din infrastruktur dygnet runt, genomförande årliga penetrationstester samt strikta hanteringsprotokoll vid incidenter. För att vidta dessa proaktiva åtgärder är själva grundpelaren för att hålla företagsdata för event skyddad och säker.
Säkra dina event genom att använda Lyytis oslagbara eventverktyg när det gäller eventsäkerhet och GDPR.
5. Säker online-rapportering och kontrollerat datautbyte
Rapporter och information om deltagare delas ofta både internt inom företaget och externt med olika leverantörer. Genom att ha kontroll över hur och till vem denna data delas och får tillgång till kan vi förhindra både intrång och datamissbruk.
Att tänka på:
Förhindra obehöriga från att få tillgång till känslig information kring ert event.
Använd lösenordsskydd och tidsbegränsningar för att kontrollera tillgången till rapporter.
Minska risken för mänskliga fel vid informationsdelning kring händelser genom att införa tydliga protokoll.
Se till att samarbetet med tredjepartsleverantörer hanteras på ett säkert sätt för att skydda er data.
6. Anonymiseringsfunktioner för dataskydd
Data från event kan behöva anonymiseras efter att eventet är över och den operationella användningen har upphört. Anonymisering innebär att deltagarnas integritet bevaras samtidigt som data från händelsen fortfarande kan utnyttjas för analys.
Varför är det relevant?
Garanterar deltagarnas integritet långt efter att eventet har avslutats.
Gör det möjligt att på ett tryggt sätt analysera anonymiserad data från event.
Bidrar till efterlevnad av sekretesslagstiftning och dataskyddsregler.
Minskar långsiktiga risker associerade med hantering av data.
Med Lyytis teknologi kan företag anonymisera information om enskilda deltagare eller hela event. Denna funktion stödjer efterlevnad av dataskyddsregler och minskar risker vid bibehållande av eventregister.
För att upprätthålla deltagarnas förtroende och säkerställa efterlevnad, använd Lyytis funktioner för anonymisering.
Fysisk eventsäkerhet för företag
1. Säker incheckning och verifiering av deltagare (brickor och åtkomst)
Säkerhet vid fysiska event behöver inte bara börja vid grinden. Med genomtänkta och kontrollerade incheckningsprocesser kan du verifiera deltagarna, utfärda legitimationskort och förhindra obehörigt intrång.
Detta spelar en avgörande roll för att:
Garantera att endast auktoriserade personer får tillträde till platsen
Minska risken för trängsel och inkräktare
Skapa en exakt förteckning över vilka som faktiskt befinner sig på platsen
Förbättra den generella säkerheten för deltagarna och översikten över händelsen
Lyytis incheckningsverktyg säkerställer en snabb verifiering av deltagare och utskrift av legitimationskort, vilket hjälper företag att upprätthålla en säker och effektiv kontroll över tillträdet redan från starten av eventet.
2. Bedömning av säkerhetsrisker och beredskap på plats
Varje event medför unika risker, alltifrån brandrisker till utmaningar med att hantera folks rörelser. Genom att utföra en riskbedömning innan eventet och vara redo för eventuella nödsituationer, kan du garantera säkerheten för alla deltagare.
Viktigt att tänka på:
Identifiera potentiella fysiska och operativa risker
Det hjälper att utforma planer för evakuering och andra nödåtgärder
Det skapar förtroende bland eventets personal och deltagare
Det minimerar företagets risker när det gäller ansvar och efterlevnad
3. Säkerhetssystem på plats
Att ta hjälp av säkerhetssystem på plats, exempelvis övervakningskameror (CCTV) och elektroniska lås skapar ett extra lager av skydd. Dessa system främjar både övervakning av och skydd för begränsade områden på eventplatsen.
Viktigt att notera:
Dessa system verkar avskräckande mot obehöriga aktiviteter och stöld.
Ger snabb tillgång till att granska händelser vid behov.
Erbjuder skydd för områden där känslig utrustning eller eventdata förvaras.
Förhöjer den övergripande säkerhetsnivån på eventplatsen.
4. Skydd av enheter och tillgångar (slutpunktskontroller och säkra nätverk)
Större företagsevent medför ofta stor användning av värdefulla enheter, nätverk och IT-infrastruktur. Genom att försäkra skydd för dessa tillgångar kan vi förhindra både fysiska och digitala risker.
Nyckelfaktorer:
Skydda laptops, surfplattor och nätverk från manipulation
Säkerställa tillförlitlig och säker Wi-Fi- och nätverksåtkomst för deltagare samt personal
Förhindra dataläckage från obesiktade slutpunkter
Stödja efterlevnaden av företags IT-policyer
5. Personalutbildning och avveckling för säkerhetsöverensstämmelse
Personal och leverantörer spelar en avgörande roll i att säkerställa säkerheten på ett event. Genom att ge dem noggrann utbildning i säkerhetspolicyer och att ha robusta rutiner för avslut av anställningar eller kontrakt kan du både bevara efterlevnaden samt minska riskerna.
Detta är vad du behöver veta:
Se till att all personal har full förståelse för säkerhetsprotokollen vid eventet
Minska risken för insiderhot och oavsiktliga säkerhetsproblem
Säkerställ en omedelbar omkategorisering av åtkomsträttigheter för personal eller leverantörer som avslutar sin tjänst
Upprätthåll en konsekvent hög nivå av säkerhetsprestanda över flera event
Lyytis säkerhetsmodell innefattar omfattande utbildning av personal i frågor rörande data och systemsäkerhet samt formella rutiner för att omedelbart återkalla åtkomsträttigheter när en anställning eller ett avtal upphör, allt i linje med företagets behov av efterlevnad.
6. Förberedelse för återställning vid katastrof och oväntade incidenter
Oväntade händelser, från strömavbrott till naturkatastrofer, kan störa verksamheten. En gedigen plan för katastrofåterhämtning och verksamhetens kontinuitet säkerställer att event fortsatt kan vara säkra och fungerande.
Varför är detta viktigt:
Det minimerar driftsstopp vid nödsituationer
Det säkerställer snabb återgång till normal verksamhet vid kritiska händelser
Det skyddar både deltagare och eventets infrastruktur
Det hjälper till att upprätthålla företagets rykte och att uppfylla dess ansvar gällande efterlevnad
Lyyti följer en dokumenterad kontinuitetsplan (Business Continuity Plan, BCP) samt en katastrofåterhämtningsplan (Disaster Recovery Plan, DRP). Detta säkerställer att kritiska system fortsätter att vara operativa och att data förblir säkra, även när nödsituationer uppstår.
Hur Lyyti stöttar företags säkerhet vid event
Lyyti erbjuder ett heltäckande eventverktyg som hanterar både digital och till viss del fysisk säkerhet för företag:
GDPR-efterlevnad: Inbyggda funktioner för hantering av samtycke, dataskydd och deltagares integritet.
Säker incheckning och rapportering: Applikationer för incheckning vid event, online-rapportering och säkra dataöverföringsmetoder.
Stabil infrastruktur: Datacenter belägna inom EU, ständig systemövervakning och årliga säkerhetsgenomgångar.
Säkerhetsrutiner för anställda: Regelbundna utbildningar i säkerhetsfrågor, strikta tillgångskontroller och ordnad offboarding-process.
Kontinuitetsplanering och återställning: Välutvecklade planer för att säkerställa eventfriften och skydda deltagarnas information under eventuella störningar.
Välj Lyyti för att säkerställa säkerheten på dina företagsevent med fullt förtroende, och kombinera en säker deltagarupplevelse med pålitlig efterlevnad i både digitala och fysiska omgivningar.
Slutsats
Säkerhet vid event är kritisk för företag som hanterar stora mängder känslig deltagardata och agerar värd för stora kunder och företag. Ett gediget och välplanerat säkerhetsprotokoll bidrar till reducering av risker, skydd av personlig och finansiell information samt efterlevnad av dataskyddsbestämmelser. Det säkerställer även skydd av fysiska tillgångar, stärker deltagarnas förtroende och garanterar att eventdriften löper på smärtfritt på trots av oväntade incidenter.
Strikta digitala och fysiska säkerhetsåtgärder bidrar till en högre avkastning på investeringen (ROI) genom att förhindra kostsamma inbrott eller avbrott, samtidigt som de säkerställer en trygg och professionell upplevelse för alla deltagare och andra intressenter.
Om Lyyti
Lyyti är en plattform för eventhantering för företag som är designad för att smidigt hantera allt från digitala registreringar till deltagares upplevelser på själva eventet. Den är skapad med integritetsverktyg och strikta regeltyngda åtgärder för att skydda känsliga deltagardata och säkerställa trygg drift.
För fysiska event erbjuder Lyyti trygga arbetsflöden för incheckning och deltagarverifiering, samt säkra metoder för datadelning. För digitala event erbjuder Lyyti GDPR-anpassade processer, krypterad datahantering och systemövervakning dygnet runt.
Boka en demo idag och upptäck hur Lyyti kan förstärka både digital och fysisk säkerhet vid dina företagsevent.
Vanliga frågor och svar
1. Vad är eventsäkerhet, och varför är det viktigt?
Eventäkerhet innefattar alla de åtgärder som vidtas för att skydda deltagare, data och eventets infrastruktur från både fysiska och digitala hot. Dessa insatser är effektiva för att minimera risker, garantera att lagar och förordningar följs och för att bygga upp och bibehålla deltagarnas förtroende.
2. Hur kan digital eventsäkerhet skydda deltagardata?
Digital säkerhet vid event skyddar deltagardata genom att använda säkra registreringssystem, datakryptering och kontrollsystem för åtkomst. På så sätt förhindrar man att obehöriga får tillgång till känslig information, som personuppgifter och betalningsinformation.
3. Vilka är vanliga fysiska säkerhetsåtgärder för event?
Fysiska säkerhetsåtgärder för event innefattar ofta deltagarkontroll och tillträdeskontroll. Detta kan även inkludera övervakningskameror för att hålla ett konstant öga på vad som sker på plats. Beredskapsplaner kan också spela en viktig roll om de är utformade för att snabbt och effektivt hantera eventuella incidenter som kan uppstå. Dessutom är personalens roll av yttersta vikt, där det ska gå att hitta utbildad personal på plats som är beredda på att hantera säkerheten och omedelbart reagera på eventuella incidenter.
4. Hur påverkar eventets säkerhet efterlevnad och regleringar?
Korrekt hantering av säkerhet vid event bidrar till att säkerställa efterlevnad av dataskyddsbestämmelser som GDPR. Det hjälper till att förhindra överträdelser, undvika sanktioner och att upprätthålla ett positivt rykte bland deltagare och partners.
5. Kan eventsäkerhet förbättra ROI?
Ja, definitivt. Eventsäkerhet kan verkligen förbättra ROI. Genom att förhindra dataintrång, förhindra stöld och minimera störningar i arbetet kan stark eventsäkerhet minska oväntade utgifter. Dessutom skyddas varumärkets rykte, vilket resulterar i tryggare event och bättre ekonomiska resultat.
