International Management Assistants (IMA), ett internationellt nätverk för VD-assistenter, firade nyligen sitt 50-årsjubileum med ett storslaget globalt event på Hilton i Stockholm. Genom att samla deltagare från hela världen ville de fira 50 år av professionellt nätverkande och samtidigt skapa en upplevelse som lämnade avtryck.
Sedan flera år tillbaka har IMA använt Lyytis eventsystem för alla deras event och träffar.
"Det är supersmidigt för oss att kunna samla alla våra event på ett ställe, det gör både eventorganiseradet enklare gör att vi kan erbjuda bästa möjliga deltagarupplevelse - något som också var en nyckel till framgången för vårt jubileumsevent!"
Säger Ebba Lahrman, projektledare och regionsansvarig på IMA.
Med Lyytis verktyg för anmälningar, kommunikation och feedbackinsamling, samt ContactMates lösning för printing on-demand, kunde IMA skapa ett professionellt och minnesvärt event som uppskattades av både deltagare och arrangörer.
Utmaningar och förväntningar på eventet
Med 257 deltagare, plus utställare och partners, ställdes höga krav på logistik och struktur. För IMA var det viktigt att skapa en minnesvärd upplevelse där allt flöt på smidigt.
Ett uppskattat inslag var däför samarbetet med ContactMate. Genom deras print on-demand kunde IMA skriva ut namnlappar direkt på plats, vilket både gjorde nätverkandet enklare. Dessutom printades varje deltagares flagga på namnlappen vilket skapade en ännu mer personlig touch.
"Det är alltid lite nervöst när man ska använda något för första gången för man vill ju att incheckningen ska flyta på smidigt och undvika långa köer. Men det fungerade otroligt smidigt med ContactMate. Namnlapparna blev en detalj som både deltagare och vi själva verkligen uppskattade", säger Ebba.
"Dessutom var det väldigt smidigt att all deltagardata flödade automatiskt mellan Lyytis eventsystem och ContactMates system, vilket gjorde incheckningen ännu smidigare", fortsätter Ebba.
Med Lyyti och ContactMate kunde IMA sköta deltagarhanteringen på ett säkert och smidigt sätt. Namnlapparna skrevs ut direkt på plats när deltagaren visade upp sin QR-kod, vilket innebar att inga förtryckta lappar behövde ligga framme för vem som helst att se. Detta säkerställde också att deltagarinformation inte hamnar i fel händer. Det är även en mer miljövänlig lösning, eftersom lappar endast skrivs ut för de som faktiskt dyker upp. Dessutom följer Lyytis eventsystem all GDPR-lagstiftning för att säkerställer att all eventdata hanteras med största möjliga säkerhet.
Samtidigt möjliggjorde Lyyti ett effektivt sätt att hantera anmälningar och samla in deltagardata. Genom Lyytis verktyg kunde IMA enkelt kommunicera med deltagare, partners och utställare och säkerställa att alla hade rätt information inför, under och efter eventet.
EVS – Ett verktyg som sträcker sig längre än eventdagen
För att förstå hur deltagarna upplevde eventet använde IMA Lyytis Experience Value Score (EVS). EVS:en gjorde det enkelt för IMA att samla in feedback i realtid och gav deltagarna möjlighet att direkt efter eventet dela sin första känsla och tankar.
"Hela 43 % av deltagarna svarade på EVS:en och vi fick ett betyg på 82, vilket vi är supernöjda med", säger Ebba.
EVS är ett enkelt och kraftfullt verktyg för att mäta deltagarupplevelser, precis som NPS gör för kundlojalitet. Resultatet presenteras på en skala från 1 till 100, där ett högre betyg speglar en mer positiv upplevelse. Ett perfekt sätt att få insikter om hur ditt event togs emot, men framförallt om eventet var värt deltagarnas tid. I Lyyti kan du även se vad snittbetyget är för din organisation och andra branscher.
Ebba använder dessutom EVS-data som en del i sina utvecklingssamtal i sitt vanliga jobb, vilket ger konkreta insikter om hur hennes arbete bidrar till organisationen. Detta visar inte bara hur verktyget kan förbättra eventupplevelser, utan också hur det kan bidra till intern utveckling och engagemang.
Lyyti - en långsiktig partner för framgång
IMA har varit partner till Lyyti i många år, just för att kunna samla alla sina event på ett ställe och skapa den bästa möjliga deltagarupplevelsen. Genom att kombinera Lyytis kraftfulla verktyg med ContactMates flexibla lösningar kunde IMA leverera ett jubileum som kommer minnas länge av deltagarna!
"Det här var ett av våra största event någonsin, och vi är otroligt nöjda med resultatet. Med rätt verktyg, som Lyyti och ContactMate, kunde vi hantera allt smidigt och skapa en upplevelse som verkligen stack ut. Vi fick otroligt positiv feedback från både deltagare och vår Executive Committee, vilket är ett kvitto på att allt fungerade som det skulle. Att få allt att flyta så bra, från registrering till utvärdering, är något vi är väldigt stolta över och som vi definitivt tar med oss till framtida event", avslutar Ebba med.
