Att planera och genomföra event kan ofta verkar som en komplicerad uppgift. Många organisationer brottas med att hålla reda på anmälningar, schemalägga kommunikation, hålla reda på deltagare och kvantifiera resultaten av sina event. Manuella arbetsmetoder kan vara tidsödande, orsaka fel och verka hindrande för att kunna erbjuda deltagarna en smidig och tillfredsställande upplevelse.
Ont om tid? Med ett eventhanteringssystem kan du bemöta dessa utmaningar. Systemet automatiserar monotona uppgifter, centraliserar data från event och höjer graden av interaktivitet hos deltagarna. Detta frigör resurser som organisationen kan använda för att i stället fokusera på att skapa meningsfulla och minnesvärda event, utan att tappa fokus på alla operativa detaljer.
I den här artikeln går vi igenom varför ett eventhanteringssystem är essentiellt, vilka funktioner som är viktiga att ta hänsyn till, samt hur Lyyti kan hjälpa din organisation att lägga upp och genomföra framgångsrika event.
Vill du fördjupa dina kunskaper inom eventhantering och planering? Då rekommenderar vi att du läser vår guide, Grunderna i eventhantering: Allt du behöver veta för att komma igång.
Betydelsen av programvara för eventhantering
Gör planering och hantering av event enklare genom att centralisera registreringar, kommunikation och deltagarhantering på en och samma plats.
Förbättra deltagarnas upplevelse genom smidig incheckning, tydlig kommunikation och lättillgänglig information om eventet.
Skär ner på manuellt arbete och minska risken för fel genom att automatisera repetitiva uppgifter som att skicka påminnelser, hantera listor och behandla betalningar.
Hjälper till med datadrivna beslutsprocesser med rapporterings- och analysfunktioner som ger överblick över deltagarnas engagemang, närvaro och eventets avkastning på investering (ROI).
Gör det möjligt att arrangera hybrid- och online-event, vilket öppnar upp för att nå bredare målgrupper och bibehålla en hög professionell standard, oavsett format.
Förstärker företagets varumärkes närvaro genom anpassningsbara eventsidor, registreringssidor med varumärkesprofiler och genom en konsekvent kommunikation med deltagarna.
Förbättrar uppföljningen efter eventet genom att samla in feedback, generera kund- och affärsleads, och integrera deltagardata med verktyg för kundrelationshantering (CRM) och marknadsföring.
Viktigaste funktionerna att leta efter i programvara för eventhantering
1. Inbjudningar och registreringar
Inbjudningar och registreringar är själva startlinjen för alla event. Detta handlar om hur deltagare bjuds in och hur deras uppgifter samlas in inför eventet. En välorganiserad inbjudnings- och registreringsprocess bidrar till att sätta tonen för eventet och främjar tidigt engagemang.
Dessa funktioner är viktiga för att:
Den förenklar deltagarhanteringen och sparar tid
Den garanterar korrekt insamling av data och minskar manuella fel
Den skapar en problemfri ingångspunkt till eventupplevelsen
Den minskar antalet frånvarande deltagare genom att ha klara och tydliga registreringsrutiner
Den tillhandahåller deltagardata för effektivare uppföljning och analys
Lyyti förvandlar registreringsarbetet till en professionell och datadriven process. I stället för manuella kalkylark får du ett webbaserat registreringssystem som är enkelt att använda och kan anpassas efter ditt varumärke. Du kan skapa snygga registreringssidor med både fördefinierade och skräddarsydda fält, styra tillgången till eventet via öppna eller personliga länkar samt smidigt hantera olika typer av deltagare – från talare och VIP-gäster till medarbetare.
Lyyti tillhandahåller också funktioner för gruppregistreringar eller individuella registreringar, samt hantering av biljettförsäljning, kapacitetsgränser och automatiska väntelistor. Eventet kan snabbt kopieras vilket sparar tid och säkerställer konsekvens vid flera tillfällen.
Effektivisera dina eventegistreringar med Lyyti och erbjud en smidig, varumärkesanpassad upplevelse redan från start.
2. Eventkommunikation
Eventkommunikation innebär alla meddelanden som delas med deltagarna före, under och efter ett event. Detta handlar om allting, från bekräftelser och påminnelser till uppdateringar och uppföljningsmeddelanden.
Rätt form av kommunikation bidrar till att bygga förtroende, öka närvaron och skapa en positiv upplevelse för alla deltagare.
Denna funktion har en central roll då den:
Försäkrar att deltagarna hålls informerade och engagerade i varje del av eventet
Drar ner på frånvaron genom automatiserad och personlig kommunikation
Garanterar att deltagarna har tillgång till rätt information precis när de behöver den
Bygger starkare relationer efter eventet
Lyyti erbjuder automatiserade meddelandeverktyg som gör det möjligt för eventarrangörer att skicka e-post och SMS med varumärkesprofil till specifika deltagargrupper. Meddelandena kan schemaläggas att skickas vid precis rätt tidpunkt, allt från initiala bekräftelser till tackbrev efter eventet.
Plattformen innehåller ett smidigt dra-och-släpp-verktyg som låter dig utforma professionella meddelanden utan att behöva någon teknisk expertis. Dessutom kan befintliga kommunikationsmallar återanvändas och anpassas, vilket sparar tid men bevarar kvaliteten.
Genom datadriven anpassning till målgruppen säkerställs det att deltagarna endast får relevant information, vilket i sin tur förbättrar deras upplevelse av eventet.
Håll dina deltagare informerade och engagerade med Lyytis automatiserade verktyg för evenemangskommunikation.
3. App för incheckning på event
En incheckningsapp för event låter arrangörer att snabbt och effektivt registrera deltagare när de anländer till ditt event, och i realtid hålla koll på vilka som är närvarande. Det frigör er från bökiga papperslistor och förbättrar effektiviteten på plats. En smidig och snabb incheckning bidrar till ett positivt första intryck.
Här är några av anledningarna till varför denna funktion är så pass viktig:
Den minskar köerna vid entréerna
Den ger korrekt närvarodata
Den tillåter snabba uppdateringar av deltagarlistan
Den hjälper arrangörerna att kommunicera med deltagarna under eventet
Lyyti erbjuder en mobil incheckningsapp för evenemang som fungerar var du än är. Med den kan arrangörer enkelt registrera deltagare genom att läsa av QR-koder eller genom att söka manuellt. Även nyanmälda deltagare kan läggas till i systemet på plats och deras närvarostatus uppdateras omedelbart.
Appen erbjuder dessutom möjligheten att snabbt skicka SMS till specifika grupper, så som till de som inte kommit fram än.
Stöd för utskrift av namnbrickor samt självincheckning finns också, vilket gör incheckningsprocessen flexibel och effektiv.
Skapa en smidig och professionell platsupplevelse med Lyytis incheckningsapp för evenemang.
4. Enkätverktyg
Ett enkätverktyg spelar en central roll för eventansvariga, då det samlar in feedback från deltagare, personal och kunder. Genom att fånga upp åsikter och insikter ger det inblick i hur eventet har presterat och vilka områden man kan vidareutveckla.
Fördelar med att använda ett enkätverktyg:
Insamling av värdefull feedback från både deltagare och personal.
Identifierar styrkor och områden som behöver vidareutvecklas.
Möjliggör datadrivna beslut inför framtida event.
Hjälper till att mäta nöjdhet och resultat.
Lyyti erbjuder ett anpassningsbart enkätverktyg som gör det möjligt att skapa enkäter för flera ändamål, oavsett om det handlar om deltagarnas upplevelser, personalens synpunkter eller feedback från kunder. Enkäterna kan spridas genom öppna länkar eller via personliga länkar för registrerade deltagare.
När feedbacken har samlats in presenteras resultaten i klara och tydliga grafer och onlinerapporter, vilket gör det enkelt att dela med sig av insikterna till alla berörda i teamet eller bland kunder. Det blir därmed lättare för dig som eventansvarig att agera snabbt på feedbacken och ständigt förbättra ditt events kvalitet.
Använd Lyytis undersökningsverktyg och samla in värdefull feedback för att ständigt förbättra ditt nästa event.
5. Streaming
Genom streaming kan du visa material live eller i inspelat format direkt till en onlinepublik. Det är en kritisk funktion speciellt för online eller hybrida event, där deltagare ansluter från flera olika platser.
Varför är streaming viktigt?
Vidgar eventets räckvidd utöver den fysiska lokalen.
Ger möjlighet till flexibelt deltagande för de som deltar på distans.
Erbjuder mångsidiga uppspelningsalternativ, t.ex. interaktiv eller ”on demand”.
Förstärker varumärkets närvaro via digitala kanaler.
Lyyti är en smidig lösning för att arrangera online-event och webbseminarier. Du kan skapa skräddarsydda anmälningssidor i enlighet med ditt varumärke, automatisera inbjudningar och påminnelser samt leverera innehåll live, förinspelat eller på begäran.
Plattformen kan enkelt integreras med dina befintliga verktyg, eller erbjuda färdiga streaming-alternativ. Interaktiva funktioner håller publiken engagerad och insamlad data efter eventet, inkluderat direkt feedback i form av 'Experience Value Score' (EVS), underlättar mätning av effektivitet och avkastning på investeringen.
Leverera engagerande virtuella upplevelser och nå ut till en större publik med Lyytis streaminglösningar.
6. Experience Value Score (EVS)
Experience Value Score, eller EVS, är ett mått på hur deltagarna uppskattar ditt event. Det är en snabb feedbackmetod som fokuserar mer på deltagarnas upplevelse än enbart antalet deltagare.
Fördelarna med EVS är:
Det fångar deltagarnas upplevelse med bara en enkel fråga.
Det genererar en hög svarsfrekvens för omedelbar feedback.
Det hjälper dig att identifiera vilka event som fungerar bra och vilka som behöver förbättras.
Det stöttar en konstant utveckling av eventets kvalitet.
Lyyti automatiserar hela EVS-processen genom att skicka ut feedbackförfrågningar till deltagarna efter eventet. Poängen räknas ut automatiskt och presenteras i överskådliga rapporter där du kan se trender och urskilja vilka event som presterat bäst.
Resultaten från EVS kan jämföras mellan olika sorters event, och du kan även dra jämförelser med branschgenomsnitt för att få en djupare förståelse för deltagarnas upplevelser.
Med Event EVS, Participant EVS och Pulse EVS kan du följa allt från individuella upplevelser till snabba undersökningar på plats.
Mät det som verkligen räknas med Lyyti's Experience Value Score och stärk effekten av ditt event.
7. Rapportering och eventdata
Rapportering och eventdata ger dig värdefulla insikter genom att spåra och analysera hur ditt event har presterat. Det kan handla om allt från antal deltagare och biljettförsäljning till närvaro och engagemangsstatistik.
Värdet av rapportering och eventdata:
Ger insikter som hjälper dig att utvärdera eventets framgång och avkastning på investering (ROI)
Assisterar i att identifiera personer som bokade men inte kom samt vilka eventsessioner som var mest populära
Möjliggör datadrivna förändringar för kommande event
Backar upp försäljnings- och marknadsföringsuppföljning med riktiga kundmöjligheter (leads)
Lyyti samlar och organiserar eventdata i realtid, inklusive anmälningar, närvaro och engagemang. Du kan komma åt webbaserade rapporter som enkelt kan delas säkert med ditt team, försäljning eller ledning.
Integration med CRM- och marknadsföringsautomatiseringsverktyg (marketing automation) säkerställer att deltagarinformationen flödar direkt in i dina befintliga arbetsflöden.
Anpassningsbara rapporteringsalternativ finns också tillgängliga, vilket möjliggör spårning av KPI:er i linje med dina specifika affärsmål, vilket hjälper dig att fatta välgrundade beslut snabbare.
Förvandla eventdata till meningsfulla insikter med Lyytis rapporterings- och analysverktyg.
8. Varumärkesprofilering och design
Varumärket och designen spelar en central roll i hur deltagarna uppfattar och känner inför ditt event. En konsekvent varumärkespresentation bygger förtroende och ger en professionell känsla för deltagarna.
Här är några anledningar till varför varumärke och design är viktiga:
De ökar eventets trovärdighet och professionalism.
De förstärker igenkänningen av ditt varumärke bland deltagarna.
De gör att du kan skapa engagerande och visuellt tilltalande eventmaterial.
De hjälper dig att hålla ett konsekvent budskap vid alla punkter där deltagarna kommer i kontakt med ditt event.
Med Lyyti kan du skapa professionella eventsidor och anmälningssidor som verkligen speglar din varumärkesidentitet. Du kan enkelt välja layout, färger och bilder, och du kan till och med anpassa webbadresser för att få en helt varumärkesanpassad upplevelse.
Genom att använda schemaläggningsverktyget kan du kontrollera när olika delar av innehållet blir synligt, vilket hjälper dig att styra hur information om eventet släpps.
Denna flexibilitet ger deltagarna en tydlig och sammanhållen upplevelse, från inbjudan till kommunikation efter eventet.
Visa upp det bästa av ditt varumärke och gör intryck på din publik med hjälp av Lyytis design- och varumärkesfunktioner.
9. Integrationer och REST API
Integrationer länkar samman ditt eventprogram med andra affärssystem som CRM, marknadsföringsautomatisering (markeitng automation) eller analysplattformar. Med ett REST API kan du skapa skräddarsydda anslutningar till dina egna system, vilket säkerställer ett smidigt dataflöde och minskar behovet av manuellt arbete.
Här är några av fördelarna med integrationer och API:
Minimerar manuellt datainmatning, vilket sparar tid
Håller all event-, försäljnings- och marknadsföringsdata samlad på ett och samma ställe
Skapar möjligheter för automatisering av leadhantering och uppföljning
Möjliggör flexibla och skräddarsydda anslutningar till dina befintliga affärsverktyg
Lyyti kan integreras med en mängd branschledande plattformar, däribland HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamics 365 och Eloqua. Dessa anslutningar överför eventleads direkt till ditt CRM- och marknadsföringssystem för omedelbar uppföljning.
Genom att integrera med analysverktyg som Google Analytics 4 och Tag Manager kan du övervaka prestandan på din eventsida. Dessutom förbättrar streamingintegrationer, som till exempel den med Univid, leveransen av online-event. För mer specifika behov erbjuder Lyyti även ett öppet REST API. Detta gör att din organisation kan ansluta interna system och arbetsflöden utan onödig komplikation.
Koppla upp din tekniska stack med Lyytis integrationer och REST API för att automatisera arbetsflöden och förbättra din eventhanteringsprocess.*
Sekretess och säkerhet är vitalt för att skydda deltagarnas och eventets data mot obehörig åtkomst. De garanterar även överensstämmelse med lagar och förordningar som GDPR. Genom detta bygger man upp förtroende hos deltagare och skyddar organisationen mot möjliga datarelaterade risker.
Värdet av sekretess och säkerhet:
Skyddar deltagarnas personliga uppgifter och betalningsinformation
Gör att man kan uppfylla juridiska krav som GDPR
Minskar risk för datagranskning eller obehörig åtkomst
Bygger upp deltagarnas förtroende och tillit till dina event
Lyyti tar GDPR på största allvar och hanterar data strikt inom EU. Dess säkerhetsramverk är anpassat till ISO/IEC 27001-standarden och inkluderar kontinuerlig genomsökning för att hitta sårbarheter och erbjuder dygnet runt-övervakning, kryptering av all lagrad och överförd data samt årliga penetrationstester.
Fysiska säkerhetsåtgärder och åtgärder på slutpunkter som elektroniska lås, krypterade enheter inom företaget och säkerhetsutbildning av personal garanterar datasäkerheten på alla nivåer. Alla underleverantörer granskas noggrant för att upprätthålla höga säkerhetsstandarder.
Skydda din eventinformation och deltagarnas data med Lyytis avancerade funktioner för sekretess och säkerhet.
11. Biljettförsäljning och betalningar
Avsnittet om biljettförsäljning och betalningar hanterar registreringsavgifter och ekonomiska transaktioner för eventbesökare. Denna funktion stödjer både gratis och betalt innehåll och spelar en central roll för att spåra intäkterna från eventet.
Detta är det viktigaste inom biljettförsäljning och betalningar:
Gör det lättare för arrangörer att samla in betalningar
Ger stöd för flexibla biljettalternativ som passar olika typer av deltagare
Ger en överblick över resultat och intäktsgenerering
Förbättrar deltagarnas upplevelse genom att erbjuda flera olika betalningsmetoder
Med Lyyti kan eventarrangörer enkelt ställa in biljettpriser, hantera tillgängligheten och definiera olika typer av deltagare, som till exempel VIP-gäster eller talare. Betalningar kan samlas in på ett smidigt sätt via Paytrail för bank- och mobilbetalningar, eller Stripe för kreditkortstransaktioner.
Eventrapporter ger en detaljerad överblick över biljettförsäljningen, intäkterna, prestandan för kampanjkoder samt betalningsstatusen, vilket hjälper arrangörerna att effektivt hålla koll på det ekonomiska utfallet.
Programvaran stöder också kontroll av kapaciteten för enskilda sessioner, administrering av väntelistor och möjligheten att snabbt kopiera tidigare biljettupplägg för framtida event.
Förenkla din hantering av biljetter och betalningar med Lyyti och håll ditt events ekonomi enkelt och effektivt under kontroll.
Varför Lyyti utmärker sig som din lösning för eventhantering
Lyyti är inte enbart en programvara för eventhantering; det är en helhetslösning designad för att förbättra event och förenkla hela planerings- och genomförandeprocessen. En styrka ligger i dess fokus på event ROI. Lyyti hjälper organisationer i att identifiera de event som ger mest avkastning och vilka som behöver förbättras, vilket leder till klokare resursfördelning och bättre ekonomiska resultat. Företag som använder Lyyti har uppnått mätbara fördelar, exempelvis i form av ökad närvaro, förbättrad omvandling av leads och höjda försäljningsintäkter, samt minskade driftkostnader.
En annan fördel med Lyyti är att du får stöd i arbetet med eventstrategi. Kunder erbjuds inte bara ett verktyg, de får tillgång till expertguidning, skräddarsydd utbildning och en dedikerad resurshubb full av praktiska tips om eventhantering. Detta säkerställer att team snabbt kan anamma bästa praxis och skapa event som verkligen engagerar deltagarna och uppnår affärsmålen.
Lyyti prioriterar också snabb onboarding och användarvänlighet. Varumärkesevent kan snabbt tas i drift, tack vare färdiga mallar och automatiserade verktyg som minskar manuellt arbete. Detta innebär att team kan fokusera mer på att etablera relationer och leverera värde, snarare än att hantera repetitiva installationsuppgifter.
Möjligtvis det viktigaste är att Lyyti erbjuder en support som är bemannad av faktiska människor, inte bara chattbotar. Oavsett om supporten ges via telefon, chatt, e-post, Slack eller Messenger finns det alltid riktiga människor till hands för att besvara frågor, lösa problem och erbjuda expertcoachning. Denna personliga inställning till support hjälper eventteam att känna trygghet och få stöd i varje fas.
Slutligen, Lyytis trovärdighet betonas av dess samarbete med betrodda globala varumärken som Air France, Amex, och Warner Bros Discovery, kombinerat med framstående kundnöjdhetsbetyg (CSAT 98+ och NPS 50+). Denna meritlista placerar Lyyti som ett pålitligt val för företag som vill maximera sin events effekt samtidigt som operativ stress reduceras.
Vanliga frågor och svar
1. Vad är programvara för eventhantering?
Event Management Software, eller programvara för eventhantering, är ett digitalt verktyg som är en oumbärlig assistent när det kommer till att planera, organisera och hantera event. Den tar hand om alltifrån registreringar till kommunikation och biljettförsäljning, samt incheckning och rapportering vid event. Lyyti är bara ett av alla exempel på sådana program, och erbjuder allt-i-ett-lösningar när det kommer till både planering och genomförande av event. Med andra ord, allt du behöver för att skapa ett framgångsrikt event finns bara några klick bort med den rätta programvaran för eventhantering!
2. Varför använder företag programvara för eventhantering?
Företag använder sådan programvara för att spara tid, minimera manuellt arbete och förbättra deltagarnas erfarenheter. Den automatiserar flera uppgifter som att skicka ut inbjudningar, hantera registreringar samt samla in återkoppling, och ger i sin tur värdefulla insikter som kan användas för att förbättra framtida evenemang. Program som Lyyti frigör tid åt företag att fokusera på att skapa ännu bättre event, istället för att dränkas i pappersarbete.
3. Hur förbättrar eventhanteringsprogramvara avkastningen på event?
Eventhanteringsprogramvara spårar närvaro, kvantifierar engagemang och integrerar insamlad data med befintliga försäljnings- och marknadsföringsverktyg. På så vis kan den tydligt skildra vilka event som verkligen ger resultat och var det finns utrymme för förbättringar. Ett exempel på en sådan lösning är Lyyti, som erbjuder analysfunktioner och ett verktyg för att mäta evenemangets resultat och avkastning på investeringen (ROI) genom "Experience Value Score" (EVS).
4. Kan eventhanteringsprogramvara hantera online- eller hybridevent?
Ja, de flesta program för eventhantering har stöd för både virtuella/online och hybridevent. De erbjuder funktioner som livestreaming, personliga eventsidor i linje med ditt eget varumärke samt automatiserad kommunikation riktad till deltagare online. Lyyti är ett exempel på mjukvara som erbjuder stöd för live-, online- och hybridevent, med flexibla registreringsalternativ och möjligheter för streaming.
5. Vilka funktioner bör jag leta efter i programvara för eventhantering?
När du söker efter programvara för eventhantering ska du leta efter specifika funktioner som online-registrering, kommunikationsverktyg, biljettförsäljning och betalningsalternativ, incheckningsverktyg, rapporteringsfunktioner, samt integrationer med CRM- och marknadsföringssystem (marketing auotmation). Lyyti är ett exempel på detta, och erbjuder allt detta tillsammans med expertsupport och en enkel introduktionsprocess.
