Älä kaada viiniä viemäriin - tapahtumanhallintajärjestelmällä kulut kuriin

Tapahtumanhallintajärjestelmän hankinta saattaa tuntua isolta askeleelta. Se voi tarkoittaa toimintamallien muutosta, uuden ohjelmiston käytön opettelua ja ennen kaikkea rahallista investointia. Monille tapahtuma-alan ammattilaisille herääkin kysymys: onko tämä kaikki vaivan ja rahan arvoista?

Kuten usein elämässä, myös tässä investoinnin arvoa kannattaa tarkastella hyötyjen kautta. Mitä tapahtumanhallintajärjestelmä tuo mukanaan, ja miten se vaikuttaa esimerkiksi kustannuksiin, osallistujakokemukseen ja tapahtuman onnistumiseen?

Tapahtuma on kallis media – mutta arvokas oikein toteutettuna

Yritystapahtumat ovat usein yksi kallis, mutta samalla tehokas tapa viestiä ja rakentaa brändiä. Keskimäärin laadukas yritystapahtuma maksaa 100–200 euroa per osallistuja, joskus tuntuvasti enemmänkin. Tämä summa koostuu tilavuokrista, tarjoiluista, ohjelmasta, markkinoinnista ja muista kuluista. Vertailun vuoksi digimainontaa voi saada senteillä per näyttökerta, mutta sen vaikutus ei aina yllä samalle tasolle kuin henkilökohtainen osallistujakokemus.

Juuri siksi on tärkeää maksimoida tapahtumaan tehtyjen investointien hyödyt. Yksi tehokkaimmista keinoista tehdä tämä on panostaa tapahtumanhallintajärjestelmään, joka auttaa sinua saavuttamaan haluamasi kohdeyleisön, saamaan osallistujat paikalle ja hallitsemaan koko prosessia sujuvasti.

Miten tapahtumanhallintajärjestelmä säästää rahaa?

1. Vähennä kustannuksia per osallistuja
Datamme perusteella tapahtumanhallintajärjestelmämme käytöstä aiheutuva kustannus on keskimäärin 3 euroa per ilmoittautunut osallistuja. Kun mukaan lasketaan myös ne, jotka eivät osallistu mutta ilmoittavat esteestään tai jättävät reagoimatta, kustannus laskee noin 0,3 euroon per kontakti.

Tämä summa sisältää kutsun toimittamisen, ilmoittautumisten hallinnan, tiedon reaaliaikaisen jakamisen ja jälkimarkkinoinnin työkalut. Se on pieni hinta verrattuna tarjoiluihin tai vaikkapa tilavuokriin.

2. Hallitse no-show-ilmiötä
No-show, eli odotettua pienempi osallistujamäärä, voi tuoda merkittäviä ylimääräisiä kuluja. Esimerkiksi 100 hengen tapahtumassa 10 prosentin no-show tarkoittaa kymmenen henkilön tarjoilujen menevän hukkaan – puhutaan helposti 500 euron ylimääräisestä laskusta.

Käyttämällä automatisoitua viestintää, kuten muistutuksia tekstiviestein, sekä selkeää ja käyttäjäystävällistä ilmoittautumisjärjestelmää, voimme kokemuksemme mukaan jopa puolittaa no-show-luvut. Tämä säästö voi yksittäisessä tapahtumassa olla satoja euroja, ja toistuvissa tapahtumissa säästöt kasvavat nopeasti merkittäviksi.

3. Tehokkaampaa yhteistyötä kumppaneiden kanssa
Tapahtumien järjestämiseen liittyy paljon liikkuvia osia: catering, logistiikka, tila- ja ohjelmapalvelut. Tapahtumanhallintajärjestelmä mahdollistaa tiedon jakamisen reaaliajassa, mikä vähentää virheitä ja säästää aikaa. Kun kaikki osapuolet saavat tarvitsemansa tiedot keskitetysti, ylimääräinen sähläys ja väärinkäsitykset jäävät pois.

Kustannukset per croissant – ja muut ajatusleikit

Miltä 3 euron kustannus per osallistuja kuulostaa? Yksinkertaistettuna se on saman verran kuin yksi suupala croissantista Helsinki-Vantaan lentokentällä. Toisaalta se voi olla se tekijä, joka saa varmistettua osallistujien paikalle tulon ja tekee tapahtumasta onnistuneen.

Mieti, miten suuri osuus tapahtuman kokonaisbudjetista valuu hukkaan, jos osallistujat eivät ilmesty paikalle. Jokainen tyhjälle tuolille tilattu alkumalja ja ylimääräinen ruokatarjotin on resurssi, joka olisi voitu käyttää paremmin. Panostamalla tapahtumanhallintajärjestelmään minimoit tämän riskin.

Tapahtumainvestoinnin logiikka: hyvä työkalu maksaa itsensä takaisin

Jos olet jo päättänyt investoida tapahtumaan, kannattaa investoida myös järjestelmään, joka tukee tämän tapahtuman onnistumista. Ilman tehokasta hallintaa osa panostuksestasi voi valua hukkaan – aivan kuin kaataisit viinilasilliset suoraan viemäriin.

Tapahtumanhallintajärjestelmä ei ole vain kustannus, vaan se on investointi, joka parantaa tapahtuman tuottavuutta, säästää resursseja ja auttaa sinua saavuttamaan tapahtumasi tavoitteet.

Jos haluat varmistaa, että seuraava tapahtumasi on sekä kustannustehokas että onnistunut, olemme valmiita auttamaan. Ja kyllä, voimme tuoda croissantit mukanamme.

Kiinnostuitko?
Tutustu järjestelmäämme ja varaa ilmainen demo: www.lyyti.com/fi/demo.