Vieraskynä: Venuu.fi / Nora Leino
Live-tapahtumien voima tuoda ihmiset yhteen on vailla vertaansa! Olipa kyseessä konsertti, messut, konferenssi tai hyväntekeväisyysgaala, ovat ne aina hetkiä joista jää ikuisia muistoja. Live-tapahtumien järjestäminen voi vaikuttaa työläältä ja onhan niiden järjestämisessä monta huomioon otettavaa asiaa. Älä anna sen kuitenkaan pelästyttää!
Listasimme Venuulla juurikin ne tärkeimmät seikat, joilla varmistat ikimuistoisen ja onnistuneen live-tapahtuman! Ota siis alta löytyvät vinkit haltuun ja ryhdy suunnitteluun ✔
1. Selkeät tavoitteet tapahtuman punaisena lankana
Tavoitteiden asettaminen on taatusti hyvä ensimmäinen askel onnistuneeseen tapahtumaan. Selkeät tavoitteet auttavat esimerkiksi:
- Järjestäjiä keskittymään olennaiseen – päivän toiminta on varmasti linjassa tapahtuman tarkoituksen kanssa.
- Ajanhallinnassa – aika voidaan jakaa tehokkaasti, tehtävät saadaan priorisoitua oikein ja vältytään hätäisten päätösten tekemiseltä.
- Osallistujien sitoutumisessa ja läsnäolossa – selkeä agenda auttaa osallistujia ymmärtämään tapahtuman mahdolliset tavoitteet, päämäärän ja odotukset.
- Tilaisuuden onnistumisen arvioinnissa ja mittauksessa - tavoitteiden ja agendan avulla tapahtuman onnistumista on helpompi mitata.
Jos tapahtuman tavoitteena on esimerkiksi lisätä tietoisuutta hyväntekeväisyyskohteesta, tapahtuman teemana voi olla hyväntekeväisyysjuoksu tai -keräys. Tällöin tapahtuman tavoite tulee olla selkeästi viestitty toivotun toimintakehotuksen sekä lahjoituskohteen kera!
2. Helppo rekisteröinti
Helppo rekisteröinti edesauttaa kaikkien lankojen käsissä pitoa, kun osallistujien nimet, ruoka-allergiat ja muut tarvittavat tiedot löytyvät yhdestä paikasta. Tämä onnistuu kuin tanssi esimerkiksi helppokäyttöisen Lyyti Next Gen:in avulla! Sen ansiosta osallistujien tietojen kerääminen ja tallentaminen että rekisteröinti ja tapahtuman datan käsittely on suoraviivaisempaa.
3. Tapahtuman mainostaminen
Mikäli tapahtuma on suunnattu organisaationne ulkopuolelle kuuluvalle yleisölle, on tärkeää mainostaa tapahtumaa etukäteen eri kanavissa. Ota haltuun sähköpostimarkkinoinnin lisäksi sosiaalinen media ja esimerkiksi ulkomainonta, jotta kattavuus on mahdollisimman suuri!
Myös yrityksen sisäisiä tapahtumia saa ja pitää mainostaa! Tähän toimii hyvänä tiedotuskanavana sähköpostimarkkinointi sekä muut sisäiset tiedotteet (virtuaaliset ja fyysiset) tilaisuuden tapahtumisesta. Näin saadaan herätettyä innostusta ja varmistettua, että kaikki ovat tietoisia tulevasta tilaisuudesta ja toivottavasti tietenkin aktiivinen osallistuminen!
4. Päivän aikataulutus
Päivän yksityiskohtainen aikataulutus ja sen ilmoittaminen osallistujille säästää läsnäolijoita turhalta hämmennykseltä. Ilmoita kutsujen yhteydessä yksinkertaisella tavalla päivän kulusta siihen sopivalla tarkkuudella! Esimerkkinä konferenssia varten:
-
09:00 | Ilmoittautuminen
-
09:30 | Avajaispuheet
-
11:00 | Pääpuhuja
-
12:00 | Lounas
-
13:00 | Vapaata keskustelua
-
15:00 | Päätösseremonia
Muista myös varmistaa, että aikataulusta löytyy riittävästi joustavuutta esimerkiksi tarpeellisten lavasteiden asentamiseen ja siivoamiseen sekä osallistujien saapumiseen tapahtumapaikalle.
5. Oikeanlainen tila, tarvittavat mukavuudet ja yllättävät tekijät
Sopivan kokoisen tilan löytäminen on tärkeässä asemassa tilaisuuden onnistumisen kannalta, mutta koko ei ole ainoa asia mikä takaa onnistuneen tapahtuman.
Tapahtumatilassa tulee ottaa myös huomioon:
- Pöytien ja tuolien, sekä muiden tarvittavien kalusteiden asettelu tavalla, joka tukee tapahtuman tavoitteita. Esimerkiksi rennot, korkeat seisomapöydät mahdollistavat paremmin kiertelyn ja monien ihmisten tapaamisen kuin nimikoiduilla paikoilla istuminen pöydän ääressä!
- Turvallisuuden varmistaminen. Erityisesti suuremmissa tapahtumissa turvahenkilöstön palkkaus on kaikkien parhaaksi ja järjestäjänäkin pääsee helpommalla.
- Äänentoiston, valaistuksen sekä striimaus-laitteiden vuokraus tarpeen mukaan! Vaihtoehtoisesti vastuun voi siirtää AV-yritykselle tai streaming-eksperteille, joka vapauttaa mukavasti tilaa omalle tekemiselle. Muistakaa myös testata laitteet ennen H-hetkeä ja varmistaa etteivät laitteet ole osallistujien tiellä!
Jos suunnitteilla on esimerkiksi konsertti tai muu suuri ulkoilmatilaisuus, laita muistilistaasi ainakin nämä kohdat:
- Varasuunnitelma esimerkiksi huonon sään sattuessa kohdalle – löytyykö alueelta mahdollisesti sisätilaa jonka voi vuokrata varmuuden varalle?
- Varageneraattorin hankinta sähkökatkon tai muiden sähköön liittyvien ongelmien tapahtuessa.
- Ensiapuaseman löytyminen, jossa on koulutettua henkilökuntaa.
- Pysäköintitilan riittävyys tai julkisen liikenteen helppo saavutettavuus (pätee myös sisätilaisuuksiin!)
- Mukavuuksien löytyminen, kuten WC:t, lämpölamput tai mahdolliset kännyköiden latauspisteet.
6. Vetonaulana elämyksellisyys
Live-tapahtuman tyylistä riippuen on tärkeää sisällyttää mukaan elementti, joka toimii vetonaulana koko tapahtuman ajan. Konferensseissa tämä voi olla jotain niinkin yksinkertaista kuin juontaja tai puhuja, joka varmistaa tapahtuman etenemisen sujuvasti ja joka saa yhdistettyä päivän eri ohjelmanumerot mutkattomasti yhteen.
Muuntyyppisissä live-tapahtumissa vetonaulana voi olla jotain jännittävää tai jopa yllättävää! Millainen ohjelmanumero sävähdyttäisi tapahtumaan osallistujia? Olisiko se mahdollisesti upea Drag Show vai groovaava livebändi erinomaisilla biiseillä?
Esiintyjä tai puhuja eivät ole ainoita asioita, jotka voivat tuoda eloisuutta tapahtumaasi. Jokin niinkin yksinkertainen elementti kuin hyvä ruoka voi tuoda jännitystä päivään. Muista siis varata pitopalvelu hyvissä ajoin, jotta suussa sulavat ateriat pystytään takamaan osallistujille!
7. Tapahtuman jälkeinen palautteen keräys
Palautteen avulla on helpompaa ymmärtää osallistujien tarpeita, mieltymyksiä ja odotuksia tulevia tapahtumia varten. Näitä tietoja on hyvä käyttää esimerkiksi asiakastyytyväisyyden lisäämisessä ja asiakasuskollisuuden rakentamisessa!
Käytä apuna näppärää kyselytyökalua, kuten Lyyti EVS, kerätäksesi osallistujilta palautetta heidän kokemuksistaan sekä parannusehdotuksia seuravaa tapahtumaa varten!
8. Osallistujien, sponsoreiden ja kumppaneiden kiittäminen
Sähköpostin lähettämisellä, postikortin tai lahjapussin antamisella voit kiittää osallistujia, sponsoreita ja kumppaneita osallistumisesta onnistuneeseen tapahtumaan!
Hero kuva: Edoardo Tommasini
Kuva 2: RC Photo Stock
Kuva 3: Pawita Warasiri
