Asiakastarina: HELish Summit kasvoi 320 osallistujaan – Lyyti kokosi koko tapahtuman yhteen paikkaan

Kun vapaaehtoisvoimin järjestettävä teknologiakonferenssi kasvaa noin 120 osallistujasta 320 osallistujaan, tapahtuman onnistumista ei voi rakentaa hajallaan olevien työkalujen, Excel-listojen ja manuaalisten työvaiheiden varaan. Suomen suurimmassa maksuttomassa Microsoft-yhteisökonferenssissa Lyyti kokosi ilmoittautumisen, jonotuksen, viestinnän, sisäänkirjautumisen, palautteet ja raportoinnin yhteen paikkaan.

Suomen suurin maksuton Microsoft-yhteisökonferenssi

HELish Summit kokoaa vuosittain suomalaisia ja kansainvälisiä asiantuntijoita ja asiakasorganisaatioita jakamaan kokemuksiaan ja oppimaan toisiltaan Microsoft 365:n, Copilotin ja tekoälyn, Azuren, tietoturvan ja Power Platformin äärellä. Tapahtuman järjestää voittoa tavoittelematon vapaaehtoisten yhteisö. Kasvu on ollut nopeaa: neljässä vuodessa osallistujamäärä on lähes kolminkertaistunut noin 120 kävijästä 320 osallistujaan.

Kasvu on tuonut järjestäjätiimille uusia haasteita. Aiemmin tapahtuman eri vaiheissa oli käytetty useita työkaluja, mutta vuoden 2026 konferenssia varten tavoitteena oli keskittää osallistujahallinta ja viestintä yhteen järjestelmään: rekisteröitymisen avaamisesta tapahtumapäivään ja palautteiden käsittelyyn saakka.

Suuri kiinnostus pysyi hallinnassa automaattisella jonotuksella ja aktiivisella viestinnällä

Maksuton tapahtuma houkutteli kiinnostuneita enemmän kuin tapahtumapaikalle mahtui. Siksi yksi järjestäjille tärkeimmistä Lyytin ominaisuuksista oli automaattinen jonotus.

Vapautuneet paikat voitiin tarjota jonossa oleville ilman, että järjestäjätiimin täytyi ylläpitää erillisiä listoja tai siirtää tietoja käsin. Ajantasainen osallistujastatus löytyi yhdestä paikasta, mikä vähensi manuaalista työtä ja antoi paremman kokonaiskuvan tapahtuman täyttöasteesta.

Myös osallistujaviestinnällä oli suuri merkitys. Lyytistä voidaan lähettää kohdennettuja muistutuksia ja infoviestejä esimerkiksi kaikille ilmoittautuneille. Järjestäjien kokemuksen mukaan säännöllinen viestintä auttoi sitouttamaan osallistujia ja pitämään poisjääneiden määrän pienenä.

"Lyytillä oli helppoa lähettää kohdennettuja viestejä tapahtuman eri osallistujaryhmille, eikä postituslistoja tarvinnut erikseen ylläpitää. Tässä säästettiin paljon aikaa ja viestiminen oli sujuvaa."
– Sari Soinoja, HELish Summitin puheenjohtaja

Sujuva ilmoittautuminen ja sisäänkirjautuminen

Ilmoittautuminen oli osallistujalle helppoa: omia tietoja pystyi muokkaamaan, ja osallistumisen saattoi perua ilmoittautumisajan ollessa avoinna. Kun ilmoittautuminen, viestit ja osallistujatiedot tulivat samasta järjestelmästä, osallistujalle välittyvä kokonaisuus pysyi yhdenmukaisena. Lisäksi tapahtuman visuaalinen ilme pystyttiin rakentamaan HELish Summitin oman brändin mukaiseksi, jolloin viestintä näyttäytyi osallistujalle luontevana osana samaa tapahtumakokemusta.

Tapahtumapäivän aamuna satojen osallistujien on päästävä nopeasti sisään. Lyytin mobiilisovelluksen ansiosta järjestäjät pystyivät hoitamaan sisäänkirjautumisen omilla puhelimillaan, eikä erillisiä lukulaitteita tarvittu. Osallistuja voitiin kirjata sisään joko QR-koodilla tai nimellä. Samalla järjestäjätiimi näki reaaliajassa, kuinka moni osallistuja oli jo paikalla ja kuinka monta odotettiin saapuvaksi.

Data auttaa tekemään seuraavasta tapahtumasta vielä paremman

Lyytin hyöty ei päättynyt tapahtumapäivään. Järjestäjät keräsivät järjestelmän avulla palautetta, joka antaa konkreettista tietoa seuraavan vuoden ohjelman ja osallistujakokemuksen kehittämiseksi.

Ilmoittautumisen yhteydessä kerätyt taustatiedot auttoivat puolestaan ymmärtämään, millaisista organisaatioista ja tehtävistä osallistujat saapuivat. Tätä tietoa voidaan hyödyntää tapahtuman suunnittelussa ja sponsoriyhteistyössä. Osallistujatietojen hallittu jakaminen kumppaneille tietosuojavaatimukset huomioiden onnistui myös helposti.

Vähemmän työkaluja, enemmän aikaa yhteisölle

HELish Summitin tapauksessa Lyytin suurin arvo syntyi kokonaisuudesta. Kun rekisteröinti, jonotus, viestintä, sisäänkirjautuminen, palautteet ja raportointi olivat yhdessä paikassa, järjestäjätiimin ei tarvinnut ylläpitää rinnakkaisia Excel-tiedostoja tai koota tilannekuvaa useista eri järjestelmistä.

"Kaiken yllä mainitun pyörittäminen Lyytin kautta helpotti kovasti ja säästi aikaa aikaisempiin vuosiin verrattuna. Järjestelmä oli myös helppo ottaa käyttöön, erityisesti kun olin sitä jo aikaisemminkin käyttänyt."
– Sari Soinoja

Teknologia ei tee tapahtumaa yhteisön puolesta. Se voi kuitenkin poistaa kitkaa ja vapauttaa vapaaehtoisten aikaa siihen, mikä on tärkeintä: vaikuttavan ohjelman rakentamiseen, kohtaamisiin ja osallistujista huolehtimiseen.

Vuoden 2026 HELish Summit osoitti, että kasvava yhteisötapahtuma voidaan toteuttaa ammattimaisesti ilman että järjestämisestä tulee raskasta. Kun koko tapahtuman kaari on hallinnassa yhdessä paikassa, myös yhteisöllä on enemmän tilaa kasvaa.

Katso demo-video, josta näet Lyytin toiminallisuuksia lyhyesti.