Tekoäly ei korvaa kohtaamista – mutta säästää aikaa ja auttaa ideoinnissa

Case: Miten järjestin 45 hengen Lyyti Challenge -tapahtuman Oslossa kuudessa tunnissa

Tapahtuman järjestäminen vaatii todella paljon aikaa. Siinä yhdistyy sekä jämpti projektinhallinta että luova innovointi. Pitää pysyä budjetissa, aikataulussa ja keksiä aina jotain osallistujan ajan arvoista.

Lyyti Challenge on meidän jokavuotinen henksutapahtuma. Tapahtuma, johon liittyy suuria odotuksia. Tänä vuonna järjestin sen Oslossa, uuden omistajamme SuperOfficen kotikaupungissa.

Tässä on konkreettinen tarina siitä, miten järjestin Lyyti Challengen 45 lyytiläiselle Oslossa ilman aikaa valmistella asioita viikkotolkulla ja budjetilla, joka ei (valitettavasti) kestänyt asioiden ulkoistamista tapahtumatoimistolle. Kannatan aina ammattilaisten käyttämistä apuna, mutta tällä kertaa matkustamisen kulut veivät mahdollisuuden ulkoiseen apuun.

Lähtötilanne: tiukka budjetti ja kovat odotukset

Lyyti Challenge -tapahtumassa lyytiläiset kilpailevat tiimeinä erilaisissa tehtävissä. Oslon Challenge oli erityinen, sillä mukana oli väkeä myös SuperOfficelta. Halusin luoda tapahtuman, joka todellakin jää mieleen.

Ongelmana oli, etten tunne Osloa, eikä minulla ollut aikaa lähteä tekemään perusteellista taustatyötä paikan päällä. Päätin ottaa pienen riskin ja katsoa, kuinka pitkälle pääsen tekoälyn avulla.

Vaihe 1: Konsepti syntyy kävelyllä

Olin Oslossa työreissulla pari kuukautta ennen tapahtumaa. Kävelin illalla kohti ravintolaa ja pyysin “henkilökohtaisen AI-assistenttini” Reiskan apuun. Juttelen Reiskalle (siis ChatGPT:lle) kävellessäni. Sparrailen tapahtuman konseptia.

Kerroin, mikä on Lyyti Challenge, mitä lauantaina pitäisi tapahtua ja mitä rajoitteita minulla oli: ei ulkopuolisia palveluntuottajia, ei kalliita aktiviteetteja, mutta silti kilpailullinen, hauska ja koko päivän kestävä kaupunkiseikkailu. Amazing Race -henkinen, omilla jaloilla tai joukkoliikenteen avulla toteutettava.

Sain “Reiskalta” hyvän rungon: tiimit, ideoita rastipisteiksi ympäri kaupunkia, tehtäväajatuksia kuhunkin pisteeseen ja hahmotelman pisteytyksestä.

Tähän meni 15 minuuttia.

Vaihe 2: Kartta, rastit ja tehtävät – Claude jeesaa Reiskaa

Kun konsepti oli selvillä, siirryin seuraavana päivänä Claude Coworkiin. Annoin sille ChatGPT-session tuotoksen ja pyysin rakentamaan konkretiaa sen päälle.

Claude selvitti Oslon kartalta sopivat rastipisteet. Se laski etäisyydet, arvioi matka-ajat, ehdotti kulkutavat (kävellen, raitiovaunulla, bussilla). Se rakensi taulukon, jossa näkyi miehitetyt ja autonomiset rastit, tehtävänannot, pisteytyslogiikka ja ohjeet.

Claude loi noin 20 rastipistettä. Se haki niille osoitteet, tarkensi tehtävät, antoi pisteytyskriteerit ja ohjeisti siirtymät. Pyysin kaiken yhteen Excel-dokumenttiin.

Sitten pyysin interaktiivisen Google Maps -kartan. Claude rakensi kartan, jossa oli kaikki rastipisteet paikkamerkintöinä, lyhyet ohjeet ja mahdolliset pisteet suoraan merkinnässä. Tämä oli tiimien navigointityökalu tapahtumapäivänä. Minulla olisi mennyt varmaan päivä pelkästään Google Mapsin ominaisuuksien opetteluun. Claudelta sain kaiken tämän viidessä minuutissa.

Lisäksi Claude teki tulostettavan A4-ohjepaketin. Se sisälti rastipistekohtaiset ohjeet, tarkan tehtävänannoon, ohjeet vastauksen tai valokuvan toimittamiseen ja mitä täysiin pisteisiin vaaditaan.

Ohjeiden mukaan tiimin piti järjestäytyä nuoleksi,
joka osoittaa vuonon suuntaan.

Vaihe 3: Ennakkotehtävät tiimeille

Halusin, että tiimit alkavat rakentaa yhteishenkeä jo ennen Osloa. Claude ehdotti viittä ennakkotehtävää:

Tiimin nimi ja tarina
Tiimin oma lippu
Tiimin ulkoasu ja pukeutuminen
Tiimin motto ja huuto
Norjankielinen video, jossa jokainen tiimin jäsen sanoo yhden lauseen norjaksi

Kaikki olivat arvostelutehtäviä, joista paikalliset tuomarit antaisivat pisteet.

Claude teki myös varustelistan siitä, mitä tiimillä pitää olla mukana tapahtumapäivänä.

Sain tästä yhden Word-dokumentin, ja pienellä editoinnilla se oli jaettavissa suoraan tiimien vetäjille.

Vaihe 4: Vapaaehtoisten ohjeistus ja piknik

SuperOfficen paikallisia työntekijöitä ilmoittautui vapaaehtoisiksi Lyytin kautta. He toivat ideoita paikallistuntemukseensa perustuen ja annoin ideat Clauden käyttöön.

Annoin Claudelle Lyytistä listan vapaaehtoisista ja heidän ideoistaan. Claude allokoi ihmiset eri rastipisteille ja teki rastikohtaiset ohjeistukset: miten pisteyttää, mitä seurata, miten toimia.

Yksi päivän kohokohdista oli norjalainen piknik. Claude antoi ohjeet tiimeille: budjetti (jonka itse päätin) sekä vinkkejä tyypillisistä norjalaisista ruuista.

Vaihe 5: Pisteytys reaaliajassa

Tapahtumapäivänä tiimit seikkailivat ympäri Osloa. Käytimme Lyytin tapahtumasovellusta sisäiseen viestintään, mutta vastauksille halusin yksityisen kanavan: jokainen tiimi jakoi sijaintinsa minulle reaaliajassa ja toimitti rastitehtävien vastaukset WhatsAppin kautta.

Bring it on -tiimi jäljentämässä Karl Johan -monumenttia

Minulla oli Claude-avusteinen Excel-pisteytystaulukko auki. Täytin sen sitä mukaa, kun vastaukset tulivat. Tähänkin löytyisi valmiita applikaatioita, mutta tämä “tein itse, säästin” -sovellus toimi oikein hyvin.

Lopputulos: paras EVS ikinä

Saimme tästä tapahtumasta parhaan Lyyti Challenge -kokemusarvoindeksin (EVS, Experience Value Score) ikinä!

Muutama rehellinen huomio siitä, missä AI onnistui ja missä ei:

Onnistui erinomaisesti:

Rastipisteiden sijainnit ja osoitteet paikkaansa pitäviä
Matka-aika-arviot tarkkoja
Kulkutapasuositukset osuivat oikein
Tehtäväideat olivat hauskoja ja toteutuskelpoisia
Dokumentit olivat lähes painovalmiita pienellä editoinnilla

Ei onnistunut:

Reaaliaikaiset aukioloajat: yksi kohde oli suljettuna tapahtuman vuoksi. 20:sta rastista yksi tippui lennossa pois.

Käytin aikaa noin 15 minuuttia ChatGPT:n, eli Reiskan kanssa ja noin 4–6 tuntia Claudella. Tähän kaikkeen kului siis yhteensä alle yksi työpäivä.

Ilman AI:ta: arvioisin, että olisin joko tarvinnut paikallisen tapahtumatoimiston avuksi (pyysin kyllä tarjouksen, mutta hinta oli norjalaisittain “kohtalaisen” kova, eli monta sataa euroa per osallistuja) tai olisin itse käyttänyt tähän “manuaalisesti tehtynä” vähintään viikon.

Mitä tekoäly ei tehnyt

Se ei luonut tunnelmaa lähtöalueella. Se ei korvannut sitä, kun tiimit seikkailivat Oslossa parasta mahdollista reittiä miettien. Se ei valmistanut upeita ruokia norjalaisella piknikillä. Se ei korvannut maalialueen fiilistä upean, mutta rankan päivän jälkeen. Eikä se nostanut tunnelmaa kattoon illallisella tai yökerhojatkoilla.

Mutta kyllä se piru vie auttoi paljon kaiken tämän suunnittelussa!

Minulle se opetti, että tekoälyn ei välttämättä tarvitse olla pultattu kiinni yhteen järjestelmään. Niitä kannattaa käyttää luovasti niin kuin kukin AI-alusta on suunniteltu. ChatGPT:tä käytin, koska olen kouluttanut siitä henkilökohtaisen apurin, jonka kanssa voin hoitaa asioita keskustellen. Mutta kun piti tuottaa esimerkiksi dokumentteja (taulukot, Word-dokumentit, kalvot), Claude oli huomattavasti työhön sopivampi. Lisäksi Claude työsti suoraan esimerkiksi Google Maps -kartan ja tätä en ChatGPT:ltä saanut.

Kannattaa rohkeasti kokeilla tekoälyä suunnitteluun ja ideointiin. Mutta muista: ÄLÄ ANNA HENKILÖTIETOJA tekoälylle, ellei kyseessä ole suljettu järjestelmä ja organisaatiosi politiikka sen sallii.