Nyt jos koskaan tapahtumien merkitys korostuu, kun ne yhtäkkiä loistavat poissaolollaan. Viimeistään COVID-19 paljasti tämän, kun kalenterit tyhjenivät kohtaamisten siirtyessä hamaan tulevaisuuteen. Saamme huomata, kuinka suuressa roolissa tilaisuudet, koulutukset ja muut kohtaamiset ovatkaan yritysten ja muiden organisaatioiden toiminnassa.
Mitä tekevät järjestäjät?
Kysyimme asiakkailtamme koronan vaikutuksesta heidän tapahtumiinsa ja lähes 500 vastaajaa kertoi, että vajaa 5000 kevään tapahtumaa jouduttiin organisoimaan uudelleen. Tarkemmin pilkottuna tämä tarkoittaa noin 80 tapahtumaa per arkipäivä! On ihailtavaa huomata, kuinka ketterästi monet organisaatiot vastaanottivat poikkeusolojen haasteet, ja organisoivat tapahtumansa uudelleen. Hyvän esimerkin tästä ketteryydestä antaa MarkkinointiKollektiivi, joka ei jäänyt tuleen makaamaan, vaan siirsi sen sijaan kaikki tapahtumansa verkkoon. Heidän tapahtumiensa transformaatiosta kerromme täällä.
Online-tapahtuma ei korvaa fyysistä kohtaamista
Tapahtuman sanotaan olevan yksi vaikuttavimpia medioita. Tässä yhteydessä on kuitenkin tärkeää muistaa, ettei verkossa järjestetty tapahtuma ole koskaan täysin verrattavissa fyysiseen tapahtumaan. Verkon kautta voimme nimittäin välittää elämyksen vain tietyille aisteille, kun taas fyysisten kohtaamisten kautta voidaan vaikuttaa kaikkiin aisteihin. Uskonkin, että verkossa järjestettävät tapahtumat ovat oiva lisä organisaatioiden sisältömarkkinointiin, joka parhaimmillaan tukee tapahtumakonseptia. Erityisesti sellaiset tilaisuudet, joissa osallistujien vuorovaikutuksen merkitys on vähäisempi, voidaan helposti siirtää verkkoon. Verkossa toteutettu tilaisuus voidaan myös jakaa jälkikäteen tallenteen muodossa.
Muista, että oli kyseessä sitten verkossa tai paikan päällä järjestetty tapahtuma, sitouttaa se henkilöresursseja ja budjettia. Siksi onkin ymmärrettävää, että suurin osa Lyytin kyselyyn vastanneista on verkkototeutuksen sijaan siirtänyt tai peruuttanut tämän kevään tapahtumat kokonaan. Alla oleva taulukko näyttää kevään siirrettyjen, peruttujen ja verkkoon siirrettyjen tapahtumien prosenttimäärät.
Lyytin kyselyyn vastanneiden siirretyt, perutut ja verkkoon siirretyt tapahtumat keväällä 2020.
Elämä jatkuu haasteiden jälkeenkin
Nyt kun koko maailma on kevään ajan “tapahtumatauolla”, on meillä loistava tilaisuus kerätä voimia, kehittää omaa osaamistamme, päivittää järjestelmiä sekä ideoida ja suunnitella tulevaisuutta. Ennen pitkää tämäkin poikkeustila on vain muisto menneisyydessä ja pääsemme pian taas kohtaamaan toisiamme. Sistersin Osnat Mangs kuvailikin tätä osuvasti todetessaan, että epidemian jälkeistä aikaa voi hyvin verrata lehmien vapauttamiseen kevätlaitumille.
