”Tapahtuma on henkilökohtainen keino välittää organisaation ydinviestiä”, summaa Brand Manager Katri Eskelinen SRV:ltä. Tapahtuma on yksi kanava, jonka kautta välittää organisaation ydinviestiä. Se on keino syventää suhdetta ihmiseen – asiakkaaseen, kollegaan tai kohderyhmän edustajaan.
– Asiakkaiden ja sidosryhmien suhteen tärkeää on kasvattaa tunnettuutta. Tapahtumat ovat asiakkaiden palvelemista, Katri kuvailee.
– Tapahtuma voi sitouttaa osallistujan organisaation viestiin, jos onnistut henkilökohtaisen suhteen luomisessa ja ylläpidossa, hän jatkaa.
Yhdeksi tärkeimmistä syistä osallistua tapahtumaan on Katrin mukaan noussut verkostoitumisen mahdollisuus
– Kohtaamisissa on kyse suhteiden luomisesta ja syventämisestä, omien viestien esiintuomisesta, sekä tapahtuman järjestäjätaholle että osallistujille, pohtii Katri.
Katri Eskelisen työpöydälle kuuluu myös konsernin sisäiset tapahtumat yhdessä HR-yksikön kanssa. Hän tietää, että suuressa konsernissa tapahtumat luovat yhteenkuuluvuuden tunnetta.
– SRV:llä on monia toimipaikkoja. Tapahtumat ovat tärkeitä hetkiä ihmisille kohdata toisiaan epämuodollisesti. Se helpottaa yhteistä työskentelyä myöhemmin, myös etäisyyksien päästä, kuvailee Katri.
Datalähtöisyys on ja tulee olemaan osa kaikkea strategista tekemistä, myös tapahtumatuotantoa
– Kaikki on suunnitelmallisempaa, enää ei järjestetä tapahtumia vain järjestämisen vuoksi. Tapahtumalla on tavoite ja sen toteutumista mitataan, kertoo Katri.
– Tapahtumien mittarit valitaan tilaisuuden luonteen mukaan. SRV:llä mittaamme perinteisten lukujen, kuten ilmoittautumisten ja paikalletuloprosentin lisäksi myös liidejä ja jatkokeskusteluja, kuvailee Katri.
Suuri osa tapahtuman osa-alueista voidaan muuttaa dataksi
– Tunnelmankin voi muuttaa mittariksi. Teemme tunnelma-analyysiä ja pyrimme saamaan fiiliksen ja osallistujan tyytyväisyyden kvalitatiiviseen muotoon. Kaikkea ei voi mitata, mutta mitä enemmän on mittareita, sitä enemmän on apua ja perusteluja jatkotoimenpiteille tai uusille tapahtumille, selostaa Katri.
Digitaalisessa maailmassa mikään ei ole stabiilia. Markkinoinnin ja viestinnän painotukset muuttuvat jatkuvasti.
– Digimarkkinointi on syönyt mainonnan roolia, mutta tapahtumille on edelleen paikkansa. Ihmiset haluavat yhä kohdata toisensa.
Digitaaliset välineet ovat mahdollistaneet sen, että kohtaamisen ei aina tarvitse tapahtua kasvokkain.
– Digissä ollaan kiinni laitteissa ja päästään helposti tiedon äärelle. Tapahtumat ovat sille hyvä vastapari, Katri summaa.
Katri heittää sekä omalle organisaatiolleen että muille tapahtumatuotannon kanssa työskenteleville pohdittavaksi tapahtumien sisältöjen tarkemman miettimisen
– Jokaisen pitää löytää oma tapa olla kiinnostava. Sisällön on vastattava odotuksia ja tapahtumaan käytetyn ajan pitää olla sen väärti. Tapahtumatuottamisen lisäksi pitää todella ymmärtää kohderyhmän tarpeita, jotta voi tarjota heille aidosti kiinnostavaa, yhä parempaa sisältöä, haastaa Katri.
Katri Eskelinen toimi SRV-konsernin Brand Managerina, vastaten yhtiön brändistä ja sen näkyvyydestä koko konsernin laajuudessa.
