Kattava opas monipuoliseen b2b-tapahtumamarkkinointiin

Tapahtumamarkkinointi on kriittinen osa tapahtumasuunnittelua ja -toteutusta ja vaatii onnistuakseen huolellista suunnittelua, toteutusta ja analysointia. Kokeneena tapahtumajärjestäjänä ymmärrät todennäköisesti jo tapahtumamarkkinoinnin merkityksen yleisön kiinnostuksen herättämisessä, osallistujien sitouttamisessa ja viime kädessä tapahtuma tavoitteiden saavuttamisessa.

Kilpailu ihmisten huomiosta on ankaraa, joten on tärkeää tunnistaa tehokkaimmat tapahtumamarkkinointitoimenpiteet, jotka voivat auttaa sinua erottumaan joukosta ja saavuttamaan haluamasi tulokset.

Tehokas tapahtumamarkkinointi ei ole vain tapahtumasi mainostamista massoille; kyse on kohdistetun ja strategisen lähestymistavan luomisesta, jonka tehtävänä on sitouttaa yleisösi, viestiä tapahtumasi sisällöistä ja lopulta ohjata yleisön toimintaa.

Tämä edellyttää syvällistä ymmärrystä siitä, kenelle juuri sinun tapahtumasi soveltuu. Ihanteellinen yleisösi koostuu ihmisistä, joiden tarpeisiin ja mieltymyksiin pystyt omien tapahtumiesi kautta vastaamaan. Investoimalla oikeisiin tapahtumamarkkinoinnin toimenpiteisiin voit maksimoida tapahtumien ROIn ja parantaa osallistujakokemusta.

Tässä blogissa käymme läpi tapahtumamarkkinoinnin kulmakiviä, joiden avulla järjestät onnistuneen tapahtuman. Käsittelemme tapahtumaa edeltävät kampanjoita, tilaisuuden aikana tapahtuvaa sitouttamista ja tapahtuman jälkeistä seurantaa. Haluatpa sitten lisätä osallistujamäärää, kasvattaa sponsorointituloja tai vahvistaa tapahtumaasi alasi vaikuttajana, käsittelemämme strategiat voivat auttaa sinua saavuttamaan tapahtumasi tavoitteet.

Tapahtumaa edeltävät markkinointitoimenpiteet:

• Luo vahva tapahtumabrändi
• Hyödynnä sosiaalista mediaa ja sähköpostimarkkinointia
• Tee yhteistyötä vaikuttajien tai alan johtajien kanssa
• Tarjoa Early Bird -alennuksia tai eksklusiivisia etuja
• Järjestä kilpailuja tai jaa palkintoja

Markkinointia tapahtuman aikana:

• Sitouta osallistujiainteraktiivisten kokemusten kautta
• Kannusta sosiaalisen median jakamiseen ja hashtageihin
• Hyödynnä brändäystä
• Kerää osallistujatietoja tulevia markkinointitoimenpiteitä varten

Tapahtuman jälkeiset markkinointitoimenpiteet:

• Kerää palautetta sähköpostitse tai kyselyiden avulla
• Jaa tapahtuman huippukohdat sosiaalisessa mediassa
• Rakenna kampanjoita tai tarjoa alennuksia
• Hyödynnä osallistujien kokemuksia ja palautetta tulevia markkinointitoimenpiteitä varten

Tapahtuman elinkaaren markkinointitoimenpiteet voidaan jakaa siis kolmeen päävaiheeseen - tapahtumaa edeltävään, tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeiseen vaiheeseen. Jokaisella tapahtumavaiheella on omat toimenpiteensä, joihin voit keskittyä yleisösi aktivoimiseksi.

Tapahtumaa edeltävät markkinointitoimenpiteet mainostavat tapahtumaasi

Tapahtuman elinkaari on vähintäänkin moniulotteinen. Tarjolla on useita mahdollisuuksia ottaa yhteyttä kohdeyleisöön, mikä kannustaa rekisteröitymään, vähentää paikalle saapumatta jättämistä ja edistää sitoutumista.

Tapahtumaa edeltävässä markkinointityössä on kyse yleisön aktivoinnista, kiinnostuksen herättämisestä ja sen varmistamisesta, että osallistujaluettelossa on oikeat nimet.

On tärkeää keskittyä omistamiisi kanaviin ja verkostoihin, mutta harkitse edes pientä markkinointibudjettia tapahtumaa edeltäviin toimiin, jotta saat tapahtumallesi suuremman näkyvyyden.

1. Vahvan tapahtumabrändin luominen: johdonmukaisen ja tunnistettavan brändi-identiteetin luominen kaikkeen markkinointimateriaaliin voi auttaa luomaan odotuksen ja jännityksen tunteen tapahtumaasi. Vahvan brändin avulla luot myös uskottavuutta ja nojaat ammattimaisuuteen.
   
   
2. Sosiaalisen median ja sähköpostimarkkinoinnin hyödyntäminen: Sosiaalisen median alustojen, kuten Instagramin, Facebookin ja LinkedInin, sekä sähköpostimarkkinointikampanjoiden hyödyntäminen voi auttaa sinua tavoittamaan kohdeyleisösi ja rakentamaan yhteisöä tapahtumasi ympärille. Luo tapahtumakohtaisia hashtageja, joita voit käyttää koko tapahtumasi ajan.
   
   
3. Kumppanuus alan vaikuttajien kanssa: Yhteistyö alan vaikutusvaltaisten henkilöiden kanssa voi auttaa sinua tavoittamaan laajemman yleisön ja vahvistamaan tapahtumasi asemaa. Ota tämä huomioon jo tapahtumaa suunnitellessasi. Jos sinulla on pääpuhujia, mieti, kenellä on oikeanlainen verkosto, josta voit hyötyä.
   
   
4. Early bird -alennusten tai eksklusiivisten etujen tarjoaminen: Kannustimien tarjoaminen osallistujille rekisteröitymään aikaisin tai ostamaan premium-lippuja voi auttaa lisäämään ennakkoilmoittautumista ja lipputuloja.
   
   
5. Tapahtumaa edeltävien kilpailujen tai arpajaisten järjestäminen: Hulinan ja jännityksen luominen kilpailujen tai arpajaisten avulla voi auttaa luomaan leikkisyyden tunteen ja herättämään kiinnostusta tapahtumaasi kohtaan.

Toteuttamalla näitä tapahtumaa edeltäviä markkinointitoimenpiteitä voit luoda vahvan perustan tapahtumasi menestykselle ja varmistaa, että kohdeyleisösi on tietoinen tapahtumastasi ja innostunut osallistumaan.

Tapahtuman aikana toteutetuilla markkinointitoimenpiteillä aktivoit yleisöä

Tapahtuman aikana tehtävät markkinointitoimenpiteet ovat ratkaisevan tärkeitä, jotta osallistujat pysyvät sitoutuneina ja puhuvat tapahtumasta. Niiden avulla luodaan ikimuistoinen kokemus reaaliajassa.

Varmista että sinulla on tapahtumakohtainen viestintäsuunnitelma ja keinot pitää osallistujat ajan tasalla. Suuressa tapahtumassa kannattaa lähettää sähköpostia tai vaikka tekstiviestejä. Jos tapahtumasi on pienempi, juontajalla tulee olla selkeä käsitys aikataulusta – ja kova ääni tai mikrofoni, jolla antaa ohjeita ja muistutuksia.

1. Osallistujien sitouttaminen interaktiivisilla kokemuksilla: Interaktiivisten kokemusten, kuten pelien, kilpailujen tai valokuvakoppien ja -seinien tarjoaminen voi auttaa osallistujia fiilistelemään ja rohkaisemaan sosiaalista jakamista.
   
   
2. Sosiaalisen median jakaminen ja hashtagit: Muistatko aiemmin luomasi hashtagin? Anna se nyt osallistujien käyttöön. Osallistujasi mainostavat tapahtumaasi entistä laajemmalle yleisölle ja luovat tapahtumasta sisältöä.
   
   
3. Tapahtumabrändäyksen hyödyntäminen: Yhdenmukaisen ja visuaalisesti houkuttelevan brändäyksen ja kylttien käyttäminen voi auttaa osallistujia helposti navigoimaan tapahtumassasi ja vahvistaa tapahtumasi keskeistä viestiä. Jos tapahtumasi on livenä, käytä tapahtumapaikkaa eri tavoilla, jotta tapahtumakokemus pysyy paikallaan. Ajattele koristeita, verkostoitumismahdollisuuksia ja brändättyjä tuotteita.
   
   
4. Osallistujatietojen kerääminen tulevia markkinointitoimenpiteitä varten: Osallistujien demografisia tietoja, kiinnostuksen kohteita ja käyttäytymistä koskevien tietojen kerääminen voi auttaa sinua räätälöimään tulevia markkinointitoimenpiteitäsi ja ymmärtämään paremmin kohdeyleisöäsi.

Tapahtuman aikaiset markkinointitoimenpiteet tulee suunnitella parantamaan osallistujakokemusta, lisäämään sitoutumista ja vahvistamaan tapahtumasi ydinviestiä. Käyttämällä näitä taktiikoita voit luoda mieleenpainuvamman ja vaikuttavamman tapahtuman, joka resonoi osallistujien keskuudessa ja edistää tapahtuman jälkeistä sitoutumista.

Tapahtuman jälkeiset markkinointitoimenpiteet sinetöivät kokemuksen

Tapahtuman jälkeisillä markkinointitoimenpiteillä luot viimeiset positiiviset vaikutelmat. Nämä aktiviteetit ylläpitävät suhteita osallistujien kanssa ja luovat mahdollisuuksia tulevaan sitoutumiseen.

Tapahtumasi jälkeen sinulla on selkeä kuva osallistujista joille voit tehdä kohdennettua viestintää. Tällaisia yleisöjä ovat tapahtuman varsinaiset osallistujat, saapumatta jättäneet, tapahtumassa työskennelleet henkilöt ja tapahtumaan reagoimattomat ihmiset.

Hyödynnä tapahtuman aikana keräämääsi tiedon runsautta, olipa kyse sitten sisällöstä, osallistujatiedoista tai jopa kysytyistä kysymyksistä, ja käytä sitä kestävien suhteiden rakentamiseen ja tulevien tapahtumiesi kehittämiseen.

1. Osallistujien seuranta sähköpostitse tai kyselyillä: Henkilökohtaisten kiitos-viestien tai kyselyiden lähettäminen osallistujille voi auttaa sinua keräämään palautetta ja oivalluksia, joista voi olla hyötyä tulevissa markkinointitoimissasi.
   
   
2. Tapahtumien kohokohtien ja uusien ideoiden jakaminen sosiaalisessa mediassa: Tapahtumasi kohokohtien ja tärkeimpien sisältöjen jakaminen sosiaalisessa mediassa auttaa fanikunnan kasvattamisessa  ja uusien yleisöjen saavuttamisessa.
   
   
3. Tapahtuman jälkeisten kampanjoiden tai alennusten tarjoaminen: Tapahtuman jälkeisten kampanjoiden tai alennusten tarjoaminen voi kasvattaa tulevia myyntiä tai helpottamaa kontaktointia.
   
   
4. Osallistujien mielipiteiden tai palautteen hyödyntäminen tulevissa markkinointiponnisteluissa: Osallistujien mielipiteiden tai palautteen sisällyttäminen markkinointimateriaaleihin auttaa kasvattamaan tapahtumasi luotettavuutta alan asiantuntijana ja rohkaisemaan osallistujia tulevaisuudessa. Palautetta voit hyödyntää myös tulevien tapahtumien kehittämisessä.

Toteuttamalla näitä tapahtuman jälkeisiä markkinointitoimenpiteitä voit ylläpitää tapahtuman fiilistä, rakentaa kestäviä suhteita osallistujien kanssa ja luoda pohjan tulevalle menestykselle.

Yksinkertainen aikajana, resurssit ja viestiesimerkit tapahtumaviestintään

Kopioi alta helppo esimerkki kahden kuukauden kuluttua pidettävän webinaarin tapahtumamarkkinoinnin aikataulusta sekä muutamia yksinkertaisia viestiesimerkkejä. Voit myös hyödyntää käteviä AI-pohjaisia työkaluja viestien kirjoittamiseen. Lisää mukaan brändisi mukaista persoonallisuutta.

8 viikkoa ennen tapahtumaa

• Luo tapahtumabrändi ja viestit.
• Luo tapahtumalle sivusto tai omista nettisivuilta osio tapahtumalle.
• Aloita tapahtuman mainostaminen sosiaalisessa mediassa tapahtumakohtaisella hashtagilla.
• Lähetä "Tallenna päivämäärä" kontaktilistallesi. Sisällytä viestiin lyhyt kuvaus tapahtumasta ja linkki rekisteröintisivulle.

Esimerkkiviesti:
"Merkitse tämä tapahtuma kalenteriisi! Hyppää linjoille [aihe] webinaariimme kahden kuukauden kuluttua, xx.xx [pvämäärä]. Pysy kuulolla saadaksesi lisätietoja. Ennakkorekisteröinti auki nyt / aukeaa xx.xx [pvämäärä]!"

6 viikkoa ennen tapahtumaa

Aloita tapahtuman mainostaminen maksettujen mainoskampanjoiden, kuten Facebookin tai Google Adsin, avulla.

• Vaikka järjestäisit tapahtumasi yhdessä asiantuntijan/asiantuntijoiden kanssa, voit silti ottaa yhteyttä alan vaikuttajiin tai muihin sopiviin kumppaneihin mainostaaksesi tapahtumaasi.
• Harkitse Early Bird -alennusten tai erikoisetujen tarjoamista kannustaaksesi varhaiseen rekisteröitymiseen.
• Jatka tapahtuman mainostamista sosiaalisessa mediassa ja sähköpostimarkkinoinnin kautta.

Esimerkkiviesti:
"Älä ohita tulevaa [aihe] webinaariamme! Puhujina tunnetut [puhuja 1 ja puhuja 2]. Rekisteröidy nyt ja saat muhkean alennuksen lipun hinnasta."

4 viikkoa ennen tapahtumaa

• Lähetä kutsutuille muistutussähköposti, jossa on tarkempi kuvaus tapahtumasta ja puhujan tiedot. On tärkeää muuttaa jokaisen uuden viestin sisältöä. Huomioi jo tapahtumaan rekisteröityneet ja vielä vastausta miettivät omilla viesteillään.
• Järjestä kilpailu tai arvonta sosiaalisessa mediassa.
• Harkitse mainosvideon luomista ja sen jakamista sosiaalisessa mediassa tai aloitussivulla. Hyödynnä esimerkiksi tapahtuman puhujia.

Esimerkkiviesti:
"Vain neljä viikkoa webinaariin [aihe]! Valmistaudu oppimaan alan asiantuntijoilta aiheesta [Aihe] ja verkostoitumaan muiden ammattilaisten kanssa. Muista rekisteröityä jo tänään!"

2 viikkoa ennen tapahtumaa

• Lähetä kutsutuille viimeinen muistutussähköposti, jossa on kaikki tarvittavat tapahtumatiedot, kuten päivämäärä, aika ja kirjautumisohjeet. Anna ilmoittautuneelle myös mahdollisuus peruuttaa osallistuminen.
• Muistuta myös niitä, jotka eivät vielä ole rekisteröityneet.
• Jatka tapahtuman mainostamista sosiaalisessa mediassa korostaen puhujan tai webinaarin yksityiskohtia.
• Kannusta osallistujia jakamaan fiiliksiä sosiaalisessa mediassa tapahtuman hashtagilla.
• Harkitse erityisen tarjouksen tai lahjan tarjoamista tapahtuman aikana sitoutumisen vahvistamiseksi.

Esimerkkiviesti:
"Oletko valmis ensi viikon webinaariin? Inspiroidu asiantuntijapaneelimme keskustelusta aiheesta [aihe]. Rekisteröidy nyt ja liity interaktiiviseen ja informatiiviseen tapahtumaan yhdessä oman alasi muiden osaajien kanssa!"

Tapahtumapäivä

• Lähetä rekisteröityneille osallistujille viimeinen muistutussähköposti, jossa on kirjautumisohjeet.
• Mainosta tapahtumaa reaaliajassa sosiaalisessa mediassa jakamalla lainauksia tai puhujien huomioita.
• Hyödynnä brändäysmateriaaleja webinaarin aikana keskeisten viestien vahvistamiseksi.
• Mieti miten saat aktivoitua yleisöä. Käytä kyselyjä tai lisää tapahtumaan Q&A-sessio.

Esimerkkiviesti:
"Päivä on vihdoin täällä! Tässä henkilökohtainen linkkisi webinaariin aiheesta [aihe]. Inspiroidu alan ammattilaisten johdolla ja vie oma asiantuntijuutesi uudelle tasolle."

Tapahtuman jälkeen

• Lähetä osallistujille henkilökohtainen kiitosviesti, joka sisältää linkin webinaarin tallenteeseen ja kaikki asiaankuuluvat lisätiedot, kuten esitysmateriaalit.
• Jaa tapahtuman kohokohdat tai tärkeimmät oivallukset sosiaalisessa mediassa ja omilla sivuillasi.
• Tarjoa osallistujille erikoistarjous tai alennus tulevista tapahtumista tai tuotteista.
• Kerää osallistujilta palautetta kyselyjen avulla, jotta pystyt kehittämään tulevia tapahtumiasi ja kohdentamaan markkinointiasi paremmin. Mitä nopeammin lähetät palautekyselyn, sitä enemmän saat siihen vastauksia.

Esimerkkiviesti:
"Kiitos osallistumisestasi webinaariimme! Toivomme että se oli aikasi arvoinen. Tässä linkki tapahtuman tallenteeseen. Katso myös tulevat tapahtumamme! Jätäthän meille palautetta tapahtumasta."

Yhteenveto

Tapahtumamarkkinointi on olennainen osa onnistunutta tapahtumaa. Toteuttamalla tehokkaita markkinointitoimenpiteitä ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen tapahtuman järjestäjät voivat maksimoida osallistumismäärän, aktiivisen yleisön osallistumisen ja sijoitetun pääoman tuoton.

Tapahtumaa edeltävät markkinointitoimet keskittyvät tapahtumaan liittyvän hypen rakentamiseen ja tietoisuuden tuottamiseen. Markkinoinnin pääpaino on ennakkoilmoittautumisten rohkaisussa, kampanjatarjouksissa ja sosiaalisen median ruokkimisessa.

Tapahtuman aikana markkinoinnin tavoitteena on sitouttaa osallistujat ja luoda ikimuistoinen kokemus painottaen interaktiivisia elementtejä, tapahtumabrändäystä ja reaaliaikaista sosiaalisen median päivittämistä.

Tapahtuman jälkeiset markkinointitoimenpiteet ovat välttämättömiä tapahtuman vaikutuksen arvioimiseksi. Huomioi viestintä osallisujille (huomioi myös no-show ja osallistumatta jättäneet), sosiaalinen media ja palautteen kerääminen.

Tapahtumamarkkinointistrategiat vaihtelevat tapahtumatyypin, kohdeyleisön ja toimialan mukaan. Tutustu blogiin Ideoita B2B-tapahtumamarkkinointiin, josta saat luovia ideoita tapahtumamarkkinointiin. 

Onnistunut tapahtumamarkkinointi edellyttää kokonaisvaltaista ja integroitua lähestymistapaa, mukaan lukien selkeät viestit, mukaansatempaava sisältö ja valikoima markkinointikanavia. Oikeilla strategioilla ja työkaluilla voit luoda tehokkaan ja mieleenpainuvan tapahtuman, joka synnyttää hypeä ja tuottaa tuloksia.