Online-tapahtumat ovat jo arkipäiväisiä suurelle osalle yrityksistä, sillä ne ovat olleet viime vuosina tehokkain ja turvallisin tapa järjestää kohtaamisia. Moni osallistuja istuu jopa kymmenissä online-tapahtumissa kuukausittain ja järjestäjän haasteena usein onkin tarjota osallistujakokemus, joka erottuu kilpailijoista.
Olemme koonneet alle meidän ja asiakkaidemme vinkkejä siihen, miten saat omista online-tapahtumistasi mielekkäämpiä osallistujillesi ja miten estät tapahtumiasi muuttumasta hajuttomiksi ja harmaiksi.
Oli kyseessä sitten sisäinen koulutus, aamiaisseminaari asiakkaillesi tai aivan perinteinen webinaari, pystyt näitä vinkkejä hyödyntäen erottumaan muista toimijoista, jotka kilpailevat osallistujiesi ajasta.
1. Ohjeet jokaiseen tilaisuuteen
Tämä vinkki saattaa tuntua itsestäänselvyydeltä, mutta online-tapahtumiin liittyy erilaisia muuttujia kuin esimerkiksi perinteisiin live-tapahtumiin. Tapahtumaan liitytään eri laitteilta ja selaimilta, jonka lisäksi järjestäjät käyttävät eri alustoja tapahtuman järjestämiseen.
Osa näistä alustoista saattaa vaatia erillisen ohjelman asentamista, sisäänkirjautumista tai muuta tiedonsyöttöä. Mikäli näin on, kannattaa tämä viestiä hyvissä ajoin ennen tapahtumaa, jotta osallistujilla on aikaa tehdä tarvittavat valmistelut etukäteen. Näin vältät teknisen turhautumisen ja hämmenyksen sekä varmistat että osallistujat ovat paikan päällä tapahtuman alkaessa.
Viestintä kannattaakin rakentaa hyvissä ajoin ja ajastaa lähtemään oikeaan aikaan jo etukäteen. Kannattaa myös pohtia, olisiko paikallaan lähettää aiheesta sekä sähköpostia että tekstiviesti, jotta viesti varmasti tavoittaa osallistujan.
2. Teknologia osaksi tapahtumaa
Mieti miten pystyt käyttämään online-alustasi teknisiä ominaisuuksia osallistujien aktivoimiseksi. Hyödynnä esimerkiksi kyselyitä, pienryhmiä tai puheenvuorojen jakamista, jolloin osallistujat eivät vain ole passiivisen kuuntelijan roolissa vaan elävä osa itse tapahtumaa, teknologian avulla.
Alustat tarjoavat erilaisia työkaluja, joten kannattaa tutustua mitä oma alustasi sallii ja lähteä rohkeasti kokeilemaan. Jotkin alustat tarjoavat jopa pelillisiä elementtejä tapahtuman tueksi, jotka varmasti jäävät osallistujien mieleen!
3. Ole luova
Erottautuminen massasta vaatii rohkeutta ja halua tehdä asioita eri tavalla.
- Vaatiiko osallistuminen näytön katselua vai voisiko osallistujia innostaa lähtemään kävelylle tapahtuman ajaksi?
- Olisiko mahdollista järjestää pientä taukojumppaa joko tapahtuman alkuun tai loppuun verenkierron aktivoimiseksi?
- Miltä kuulostaisi pyytää osallistujia nappaamaan kuva omasta toimiston ikkunasta ja jakamaan sen chattiin, jolloin muutkin näkisivät mistä tapahtumaan osallistutaan?
- Tapahtumiin osallistutaan usein verkostoitumisen takia. Voisitko pyytää esimerkiksi ihmisiä jakamaan oman LinkedIn-profiilinsa etukäteen tai chattiin tapahtuman aikana, jolloin verkostoituminen on helpompaa!
Mahdollisuudet ovat miltei rajattomat ja vain oma luovuus on rajana!
4. Sisältö ja sen merkitys
Mieti sisältösi aina toivotun osanottajan kannalta. Onko tarpeen luennoida ja opettaa vai keskustella sekä inspiroida? Hyvänä nyrkkisääntönä toimii "less is more" -ajatusmalli, sillä aika kuluu yllättävän nopeasti ja varsinkin keskusteluiden osalta mielenkiintoinen osa saattaa jäädä mainitsematta tai lopputulos saavuttamatta kun aika loppuukin jo kesken.
Aikatauluta tapahtumasi niin, että kaikki toivotut elementit ovat läsnä ja että mahdollisille kysymyksille jää tarpeeksi aikaa. Osallistujan kohdalla kynnys kysyä tai keskustella voi nousta melko korkeaksi jos kysymyksille jää aikaa vain muutama minuutti tapahtuman lopussa.
Yksi hyvä tapa varautua kysymyksiin etukäteen on kysyä niitä jo ilmoittautumisen yhteydessä ja tarvittaessa tiedustella haluaako kysyjä jopa esittää sen tapahtumassa, tällä tavoin noudatat myös neuvoa kaksi!
Jos kysymysten määrä yllättää, kannattaa ne kerätä talteen ja käyttää esimerkiksi tapahtuman jälkimarkkinoinnissa.
5. Kannusta
Ihmisten aktivoiminen on osa tapahtumaa. Varsinkin online-tapahtumassa tämä voi olla hankalaa koska usein osallistujien kasvoja ei näy ja järjestäjän edessä komeilee vain rivi tai lista nimikirjaimia.
Kannustamalla ihmisiä ottamaan kantaa, kommentoimaan chattiin, vastaamaan kyselyihin, palautteisiin tai EVS:ään varmistat että viestisi menee perille. Tämä voi tuntua hieman toistamiselta, mutta osallistujalle se harvoin sitä on. Tämä kuitenkin vaatii harjoittelua, jotta saat kannustamisesta luontevan osan keskustelua.
Tapoja erottautua muista online-tapahtumista on suunnilleen yhtä paljon kuin tekijöitäkin. Tunnistamalla oman kohderyhmäsi sekä hallitsemalla oman alasi, pystyt tekemään tapahtumastasi näköisesi ja näin ollen tarjoamaan paremman osallistujakokemuksen.
