Har du koll på din eventdata?
Kraven för hantering av persondata blir ständigt strängare. 2018 trädde GDPR i kraft och reglerna för vilken data du får samla in kopplat till cookies har blivit striktare.
Event är ett utmärkt verktyg för att lära känna och stärka relationer med potentiella och befintliga kunder, utifrån den data du samlar in. Men det finns också en del saker du behöver förhålla dig till, för att säkerställa att du samlar in och lagrar eventdata på ett korrekt sätt.
I den här artikeln delar vi med oss av grunderna i hur du går tillväga med din datahantering vid event, för att du ska kunna organisera säkra och GDPR-vänliga event för dina deltagare.
1. Sekretessfrågor du bör överväga innan ditt event
Det är deltagarna som gör ditt event möjligt. Men deltagare innebär också persondata, som du behöver behandla med respekt. Under hela eventprocessen bör du ha full koll på vilka sekretessfrågor som kan tänkas dyka upp, från planering till eventets slut.
Deltagare - Vem bjuder du in till ditt event? Från ett sekretessperspektiv är det nödvändigt att se över vilka dina deltagare är. Detta avgör nämligen vilken data du har rätt att samla in och vilken information som behöver finnas med i din sekretesspolicy. Du behöver till exempel ha olika sekretesspolicys för interna kontra externa event, eftersom persondatan kommer användas för olika syften.
Syftet - Vad är syftet med att du samlar in persondata? Det är viktigt att ha rättslig grund till att samla in data. När du anordnar event, kan eventet i sig vara anledningen till att samla in persondata. Men du behöver även ta ställning till vilken typ av information du faktiskt behöver, utefter vilka som ska delta och beroende på hur du ska använda din data efteråt. Samtycken ska inte tas in i onödan, men om du till exempel samlar in persondata i marknadsföringssyfte efter eventet är det nödvändigt att få ett samtycke från deltagaren.
Insamling av information - Vilken information behöver du för att kunna organisera eventet? Insamling av persondata bör begränsas till vad som är nödvändigt. Från ett eventperspektiv är detta enkelt. Ska du till exempel servera mat på eventet, behöver du samla in information om specialdieter och allergier.
Sekretesspolicy - Se till att din sekretesspolicy är uppdaterad och finns länkad på din registreringssida. Policyn bör åtminstone innehålla information om hur deltagarnas persondata kommer användas, till vad och hur länge.
Tredje Parter - Behöver du dela deltagarnas information med en tredje part i kommersiellt syfte? Om ja, bör samtycke skickas ut så att dina deltagare kan ta ställning till om de vill dela sin information med en tredje part eller inte.
2. Sekretess på eventet
Själva eventdagen är vanligtvis det som upplevs som mest stressigt, när det kommer till event management. Tur då är att det bara är några få saker du behöver tänka på när det kommer till sekretessfrågor under själva eventet.
Dela data - Dela endast deltagarinformation med de som behöver den och gör detta digitalt, för att säkerställa att du har full kontroll över din data. Med utskrivna listor till exempel, är det svårt att säkerställa att informationen inte hamnar i fel händer.
Bilder - Ska du ta bilder på eventet? Kom då ihåg att det är okej att ta miljöbilder. Ska du däremot ta bilder på specifika personer, då behöver du be om lov att få använda bilden efter eventet. Ett tips är att redan vid registreringen eller genom annan kommunikation fråga om deltagarnas godkännande.
3. När eventet är över - säg hejdå till din data
När eventet är slut har du troligtvis en hel del data om dina deltagare. Registreringslistor, deltagardata och kanske även information som du samlat in under eventet. Om du har en giltig anledning till att spara data, får du göra detta. Det kan till exempel vara ifall du behöver den för att kunna vårda kundrelationerna efter eventet. Om inte, är det dags att på ett eller annat sätt säga hejdå till datan.
Radera eller anonymisera - Efter eventet, radera eller anonymisera informationen du inte behöver längre. Framgår något annat i din sekretesspolicy, följer du detta.
Nu har du koll på grunderna i eventsekretess. Vi önskar dig stort lycka till med att skapa ännu säkrare event! Har du frågor om eventsekretess eller hur Lyyti kan förenkla er datainsamling och hantering?
Herobild: Paulius Dragunas på Unsplash
