Denna blogg är skriven av Jörgen Dyssvold, Grundare och kreativ ledare på Herr Omar.

Jörgen har ägnat hela sitt vuxna liv åt att förstå och utveckla möten och har producerat allt från kongresser och statsbesök till VM och festivaler. Med sitt stora intresse för vad som händer och kan hända när människor möts har han byggt en karriär som mötesexpert, bland annat inom Regeringskansliet.

Herr Omar, en strategisk mötes- och eventbyrå, har tagit på sig uppdraget att befria världen från meningslösa möten! Genom Herr Omar får du tre byråer i en: strategibyrån, innehållsbyrån och produktionsbyrån. Läs mer om Herr Omar här.

Upplevelser förenar oss också på avstånd

När pandemin slog till i mars 2020 förlorade vi på Herr Omar alla våra uppdrag på bara ett par veckor. Men i stället för att ge upp såg vi en chans att tänka om och skapa meningsfulla upplevelser – utan att deltagarna behövde samlas fysiskt. En förfrågan från ett läkemedelsföretag på en kickoff där deltagarna inte behövde samlas fysiskt blev startskottet.

När vi tog oss an uppdraget fokuserade vi först och främst på deltagarupplevelsen

I stället för att börja med att välja en teknisk plattform utgick vi ifrån vilka känslor och sinnesintryck vi ville ge deltagarna.

Genom att bland annat använda inslag som utskick av t-shirts, färdiga kakdegar, musiklistor och podd-avsnitt för skärmvila och rörelse lyckades vi skapa ett event som bidrog till en stark känsla av gemenskap. Resultatet blev aktiviteter och upplevelser som aktiverade flera sinnen och förenade deltagarna, trots att de befann sig på en mängd olika platser. Vi insåg där och då att vi hade knäckt koden för hur man skapar meningsfulla aktiviteter som alla kan ta del av, oavsett om de som gör det fysiskt befinner sig på en och samma eller många olika platser.

Framtidens hybridevent är mer än bara sändning

Efter pandemin gick många tyvärr tillbaka till hybridevent där de som deltar på distans bara får titta på, medan de som är på plats får delta i en stor variation av aktiviteter och upplevelser. Men hybridevent kan och behöver vara mycket mer än så – om vi på riktigt vill erbjuda ett resfritt och mer klimatsmart alternativ. Du bidrar dessutom till ökad demokrati och inkludering om du ger alla de som vill, men som kanske inte kan eller får resa, en distansupplevelse som är så lika den på plats som det bara går. Många gånger är det fullt möjligt.

De mer flexibla eventen är genomförbara redan idag

När vi erbjuder mer flexibla event kan samma deltagare inleda med att delta på plats, sedan flytta över eventet till mobilen och lyssna på väg hem. Väl hemma kan man flytta över eventet till datorn och fortsatt delta aktivt på distans – ensam eller i grupp. Hybridevent 2.0 är därför mycket mer än ”antingen eller”. Det handlar om att skapa och bjuda på upplevelser för alla sinnen och aktiviteter som man kan ta del i och av på en mängd olika sätt.

Vill du veta mer?

Missa inte det webbinarium om Hybridevent 2.0 som Herr Omar arrangerar tillsammans med Lyyti och Studio S19 den 26 november. Där får du många fler tips på hur du kan ta dina hybrida event till nästa nivå!

Fem tips för att skapa engagerande upplevelser på distans:

Skicka ut fysiska saker: Rekvisita som t-shirts, pins eller något att baka förstärker känslan av gemenskap för de som deltar på distans.
Lägg in avbrott för skärmvila: Komplettera videosändningen med att också sända som webbradio, så att deltagarna kan fortsätta lyssna på eventet under exempelvis en promenad.
Lägg in en cookalong: Låt deltagarna laga och sedan äta samma maträtt tillsammans. En gemensam smakupplevelse skapar en känsla av samhörighet. Eller gör en enklare variant och skicka ut receptet på den lunchrätt eller kaka som kommer att serveras på plats.
Skapa en spellista: En lista med låtar att lyssna på inför eventet eller i pauserna, kan höja stämningen och känslan av gemenskap.
Sätt alltid mänskliga behov före tekniska: Fokusera alltid först på vilka aktiviteter och upplevelser du vill ge deltagarna. När det är klart kan du hitta de arbetssätt och tekniska lösningar som hjälper dig att genomföra dem. Att tänka på människan först gör att tekniken förstärker upplevelsen och inte begränsar den.