Tapahtumat ovat organisaatioiden elinehto mitä tulee liidien ja prospektien hankkimiseen.
Järjestitpä tapahtumia paikan päällä, verkossa tai hybridinä, ovat tapahtumat jokaisen hyvin toimivan markkinointistrategian kulmakiviä. Tämä piti paikkansa pandemian aikana ja etenkin sen jälkeen.
Markkinoijat etsivät jatkuvasti tehokkaimpia tapoja tuottaa uusia liidejä myynnille ja samalla kirkastaa edustamansa brändin mielikuvaa. Samat vanhat tavat eivät kuitenkaan enää päde tapahtumia järjestäessä. Saadaksesi maksimaalisen hyödyn irti tapahtumista, ja varmistaaksesi halutun lopputuloksen, sinun on tuotettava tapahtumia, jotka ovat aidosti osallistujan ajan arvoisia. Sinun täytyy luoda jännittäviä, ikimuistoisia ja sykähdyttäviä kokemuksia brändisi parissa mikäli haluat tuottaa uusia myyntimahdollisuuksia organisaatiollesi.
Idea #1 - Ota myynti mukaan järjestämään tapahtumia
Saadaksesi mahdollisimman hyviä liidejä myynnin käsiteltäväksi tapahtumista, kannattaa ottaa myynti mukaan järjestämään tapahtumia. Myynnillä on ainutlaatuista tietoa kohdeyleisöstä, heidän tarpeistaan sekä näkökulmistaan. He kuitenkin viettävät suuren osan päivistään keskustellun nykyisten ja tulevien asiakkaiden kanssa. Tätä osaamista kannattaa hyödyntää.
Pidä myös mielessäsi ettei jokaisen tapahtuman tarvitse haalia paikalle sadoittain osallistujia. Oikein rakennettuna pienet ja intiimit tapahtumat voivat toimia paremmin suhteiden rakentamisessa kuin iso seminaari. Kaikki on kiinni kohdeyleisöstä!
Idea #2 - Optimoi tapahtumasi saadaksesi parhaat tulokset
Joskus muinoin oli mahdollista järjestää tapahtumia aina samalla tavalla - riippumatta lopputuloksesta. Kerran rakennettua konseptia toistettiin jatkuvalla syötöllä “koska aina on tehty niin”. Tämä ei kuitenkaan enää riitä. Tapahtumia tulee tänä päivänä mitata tarkasti, jotta vältetään samojen virheiden jatkuva toistaminen. Pahimmillaan organisaatio tuhlaa omia resurssejaan ja osallistujan aikaa huonosti järjestetyillä tapahtumilla, jotka eivät tuota arvoa osallistujalle tai vie järjestäjää lähemmäksi hänen haluamaansa lopputulosta.
Event success management on helppo tapa lähteä kehittämään omia tapahtumia. Yksinkertaisuudessaan se menee näin: kerää palautetta ja mittaa jokaista tapahtumaa samoilla mittareilla. Tapahtuman jälkeen järjestä lyhyt retro tapahtumasta ja niputa yhteen asiat jotka toimivat tai eivät toimineet. Tämän jälkeen tee muutama parannus perustuen palautteeseen ja toista tapahtuma. Toista sama prosessi uudestaan. Tällöin käsittelet tapahtumia jatkumona, yksittäisten tapahtumien sijaan.
Tekemällä tätä systemaattisesti ja jakamalla saamasi opit muiden organisaation jäsenien kanssa, luot parempia tapahtumia ja näin ollen luot parempia kokemuksia osallistujille. Iloinen osallistuja on aina sitoutuneempi toimintaasi kuin tyytymätön osallistuja.
Idea #3 - Älä unohda jälkimarkkinointia
Useat tapahtumajärjestäjät unohtavat pitää yhteyttä osallistujiin tapahtuman päätyttyä.
Välttääksesi tämän, suosittelemme sinua rakentamaan selkeän suunnitelman jälkimarkkinointia varten jo hyvissä ennen tapahtumaa. Ole luova ja kokeile rohkeasti erilaisia lähestymistapoja. Lähes jokainen tapahtumajärjestäjä lähestyy osallistujia sähköpostitse, mutta mitäpä jos lisäisit geneerisen “kiitos osallistumisestasi” viestin lisäksi videotervehdyksen tai jotakin ainutlaatuista sisältöä, joka on tarkoitettu vain heidän silmilleen?
Näytä osallistujille kuinka paljon heidän paikan päälle saapuminen tarkoitti sinulle. Halutessasi voit jakaa myös valokuvia tai “parhaita paloja” esitetystä sisällöstä. Kokeile myös verkostoitua somen välityksellä!
Voit myös käyttää Experience Value Scorea tapahtuman onnistumisen mittaamisessa. EVS-pisteet auttavat sinua arvioimaan tapahtuman onnistumista osallistujan näkökulmasta. Onnistuitko luomaan yhteyden yleisöön vai kolisiko viesti ohi?
Idea #4 - Muokkaa esitys juuri osallistujan näköiseksi
Ennen kuin lyöt tapahtumasi sisällön ja esitystavan lukkoon, pysähdy hetkeksi pohtimaan tapahtuman osallistujaa ja mieti millä tavalla saat esityksestäsi juuri hänen näköisen. Olet tapahtuman ilmoittautumisia vastaanottaessa kerännyt liudan tietoja osallistujista, mikset siis käyttäisi sitä hyödyksesi?
Aseta itsesi osallistujan kenkiin: mitkä aiheet ovat osallistujalle tärkeitä? Mikä on paras esittämismuoto? Mitä esitystekniikkaa sinulla on käytettävissä? Mitkä ovat tärkeimmät asiat, jotka haluat osallistujien ottavan mukaan tapahtumastasi?
Vastattuasi näihin kysymyksiin voit luota räätälöidyn ja ikimuistoisen tapahtuman osallistujalle, joka saa hänet osallistumaan myös seuraavaan tapahtumaasi.
Käytä esimerkkejä yrityksistä, jotka osuvat osallistujan toimialaan. Hyödynnä saatavilla olevaa dataa, jota on sovellettu juuri osallistujan korvaan oikealla tavalla. Jos haluat osallistujan sitoutuvan organisaatioosi, ja muuttuvan myöhemmin jopa asiakkaaksi, on sinun nähtävä vaivaa ja osoitettava ymmärrystä osallistujan tarpeita kohtaan.
Idea #5 - Haasta (kaikki) kollegasi järjestämään tapahtumia
Mainitsimme jo aiemmin myynnin osallistamisesta tapahtumiin, mutta mitäpä jos laajentaisimme kohdeyleisöämme koskemaan koko organisaatiota? Voit esimerkiksi järjestää leikkimielisen kilpailun motivoidaksesi kollegoitasi!
Aluksi on tietysti tärkeää antaa kaikille tarvittavat työkalut onnistumiseen. Opeta heille tapahtumanjärjestämisen perusteet ja tue heitä jokaisessa tapahtuman vaiheessa. Osallistujien määrä ja tapahtuman koko ei ole tässä määrittävä tekijä, vaan aihe ja syy miksi tapahtuma järjestetään.
Antamalla pienen sysäyksen oikeaan suuntaan, voit auttaa muita organisaation jäseniä laajentamaan osaamistaan tapahtumiin ja luomaan täysin uusia konsepteja, jotka eivät käyneet sinulla mielessäkään.
Tämä strategia auttaa organisaatiota myös laajentamaan kohdeyleisöään kun tapahtumia järjestetään erilaisista lähtökohdista ja aiheista. Muista palkita parhaat ideat ja onnistuneimmat lopputulokset. Ota myös opit talteen jokaisesta tapahtumasta, jotta opit itse jotain uutta.
Liidien haaliminen tapahtumien avulla on kannattavaa. Harvoin saat niin sitoutunutta potentiaalista asiakasta saman pöydän ääreen kuin tapahtumissa. Olipa kyseessä paikan päällä, verkossa tai hybridinä järjestettävä tapahtuma, auttaa Lyyti sinua luomaan ensiluokkaisen tapahtumakokemuksen osallistujalle!
Tapahtumasi tulee olla sinun näköinen. Kokeile rohkeasti uusia tapoja saavuttaa yleisön huomio äläkä pelkää erottautua joukosta. Muista ottaa muut organisaation tiimit mukaan, kehittää sisältö osallistujan näköiseksi ja sisällytä tapahtumat osaksi organisaation strategiaa. Takaamme, että onnistut!
