Tapahtumilla on elintärkeä rooli organisaatioiden kasvun vauhdittajana. Teknologia näyttelee tässä isoa roolia, ja sen merkitys on vain kasvanut viimeisten vuosien aikana. Perinteiset työkalut, kuten sähköposti ja laskentataulukot, väistyvät hiljalleen monipuolisten ja helppokäyttöisten digityökalujen edestä.
Johtavassa roolissa tässä muutoksessa ovat tapahtumanhallintajärjestelmät (Event Management Systems, EMS). Teknologian hyödyntäminen ei ole enää vaihtoehto, vaan se on edellytys jokaiselle tapahtumantekijälle, joka haluaa pysyä kilpailussa mukana. Kyseessä on tietysti kilpailu osallistujien ajasta sekä ennen kaikkea huomiosta.
Tämän oppaan on tarkoitus opettaa sinulle lisää erilaisista teknologisista ratkaisuista sekä siitä, miten tapahtumanhallintajärjestelmät auttavat tapahtumiasi menestymään. Käymme läpi tapahtumanhallintajärjestelmien hyötyjä, käyttötarkoituksia sekä keinoja, joilla liität sen osaksi omaa tapahtumatuotantoasi.
1. Tapahtumanhallintajärjestelmien (EMS) ymmärtäminen
Tapahtumien vauhdikkaassa ja alati muuttuvassa maailmassa tapahtumanhallintajärjestelmät (EMS) toimivat turvaverkkonasi erilaisissa tilanteissa. Yksinkertaisuudessaan EMS:t ovat järjestelmiä, joiden tehtävänä on helpottaa tapahtumien luomista, optimoida sekä vauhdittaa eri työvaiheita ja pitää keräämäsi osallistujatiedot turvassa.
Mikä on tapahtumanhallintajärjestelmä?
Tapahtumanhallintajärjestelmä on tapahtumia varten rakennettu työkalu, joka yhdistelee useita erilaisia toiminnallisuuksia, joiden tehtävänä on auttaa sinua tapahtumien suunnittelussa, toteuttamisessa ja analysoinnissa. EMS auttaa sinua hallinnoimaan erilaisia tehtäviä, kuten osallistujien rekisteröintiä, lipunmyyntiä, tapahtumamarkkinointia sekä tulosten analysointia. Kaikki tarvittava yhdessä ja samassa paketissa.
Tapahtumanhallintajärjestelmän ominaisuudet
Laadukkaan EMS:n tulisi vastata tapahtuma-ammattilaisten vaateisiin ja sisältää minimissään seuraavat asiat:
- Ilmoittautuminen ja lipunmyynti: yksinkertainen ilmoittautumisprosessi osallistujille sekä toimiva maksujen keräys lipunmyynnille.
- Osallistujien hallinta: laadukkaat viestintäominaisuudet, joiden avulla personoitu viestintä hoituu aina ajallaan.
- Analytiikka ja raportointi: tarvittavat tiedot tapahtuman onnistumisesta, jota järjestäjä voi käyttää oman toiminnan kehittämiseen.
- Integraatiot muihin työkaluihin: helppo käyttöliittymä, joka yhdistää tapahtumasi asiakkuudenhallintatyökaluihin (CRM), markkinointiautomaatiojärjestelmään sekä muihin tarvitsemiisi ohjelmistoihin.
Miten tapahtumanhallintajärjestelmä auttaa tapahtumien järjestäjiä
Tapahtumanhallintajärjestelmän hyödyt tapahtumien järjestäjille ovat:
- Ajan ja muiden resurssien säästäminen: manuaalinen työ vähentyy, kun tiettyjä osa-alueita tapahtumasta voi automatisoida.
- Parempi osallistujakokemus: yleisölle voidaan tarjota henkilökohtainen kokemus, joka alkaa kutsusta ja päättyy tapahtuman kiitosviesteihin sekä jälkimarkkinointiin.
- Datan hyödyntäminen päätöksissä: käytä tapahtumista kerättyjä tietoja ja hyödynnä niitä seuraavien tapahtumien suunnittelussa.
- Tapahtumamarkkinoinnin tehostaminen: yhdistä tapahtumat muihin markkinoinnin työkaluihin laajemman yleisön saavuttamiseksi sekä uusien osallistujien löytämiseksi.
Seuraavassa osassa sukellamme syvemmälle teknologian rooliin modernissa tapahtumasuunnittelussa sekä autamme sinua löytämään oikean järjestelmän tarpeisiisi. Jaamme myös käytännönläheisiä vinkkejä, joiden avulla saat kyseisistä järjestelmistä kaiken hyödyn irti!
2. Tapahtumateknologian rooli tapahtumien suunnittelussa
Tapahtumien kenttä muuttuu jatkuvasti. Uusia trendejä ilmestyy ja osallistujien odotukset ja niin ikään vaatimuksetkin muuttuvat. Näihin muutoksiin reagoiminen sekä niiden hyödyntäminen on elinehto, mikäli omien tapahtumien haluaa menestyvän.
- Tapahtumamuodot: digitaalinen vallankumous on raivannut tietään online- sekä hybriditapahtumille. Tämä puolestaan on laajentanut useat tapahtumat kansainvälisiksi, joihin osallistutaan ympäri maailmaa. Laadukkaan tapahtumanhallintajärjestelmän tulisi tukea erilaisia tapahtumamuotoja, oikeiden ominaisuuksien avulla.
- Tapahtumien personointi: osallistujat vaativat henkilökohtaista otetta tapahtumiin, joihin he osallistuvat. ESM auttaa sinua puhuttelemaan osallistujia yksilöinä, arvioimaan heidän mieltymyksiään, tarjoamaan heille juuri oikeita tapahtumia ja samalla parempaa osallistujakokemusta.
- Kustannustehokkuus ja ROI: tapahtumia mitataan, kuten mitä tahansa muuta markkinointia, tulosten mukaan. ESM auttaa sinua toki myymään lippuja, mutta myös seuraamaan kuluja ja erilaisia tapahtumaasi liittyviä tuottoja.
- Tapahtuma-analytiikka: jotta tapahtumia voidaan parantaa, niitä tulee mitata. Mittaaminen puolestaan edellyttää dataa, jota tapahtumista on saatavilla. Ilman oikeaa työkalua, et voi tehdä konkreettisia johtopäätöksiä tapahtumien toimivuudesta.
3. Oikean tapahtumanhallintajärjestelmän valitseminen
Se, minkä tapahtumanhallintajärjestelmän valitset, vaikuttaa paljon tapahtumasi onnistumiseen. Valikoima on laaja, joten on tärkeää tiedostaa omat tarpeet ennen kuin aloitat erilaisten vaihtoehtojen vertailemisen. Jokainen järjestelmä on investointi, joten kannattaa myös pohtia tapahtumia pidemmällä aikavälillä, ei vain seuraavaa kalenterissa olevaa tapahtumaa.
Asioita, jotka vaikuttavat oikean EMS:n valitsemiseen
- Skaalautuvuus: valitse EMS, joka kasvaa tapahtumiesi mukana. Järjestelmän on tärkeää tukea erilaisia sekä erikokoisia tapahtumia.
- Käyttäjäystävällisyys: laadukas käyttöliittymä on avainasemassa, kun puhutaan hyvästä järjestelmästä. Käyttäjien tulisi pystyä hallinnoimaan tapahtumia ilman laajoja käyttöönottokoulutuksia.
- Mahdollisuudet integraatioihin: tapahtumanhallintajärjestelmän tulisi olla liitettävissä olemassa oleviin työkaluihin vaivattomasti. Varmista yhteensopivuus CRM-järjestelmäsi, markkinoinnin automaation sekä muiden tärkeiden ohjelmistojen kanssa.
- Muokattavuus: jokainen tapahtuma on ainutlaatuinen. Tavoitteenasi on löytää EMS, joka tarjoaa muokattavuutta niin viestinnän kuin brändin osalta. Tällä tavalla jokainen tapahtuma näyttää siltä miltä haluat.
- Tietoturva: tulet todennäköisesti käsittelemään tuhansien osallistujien henkilötietoja, joten on tärkeää pitää niistä huolta. Etenkin tietoturvaan liittyvät asiat on hyvä käydä tapahtumanhallintajärjestelmän tarjoajan kanssa tarkasti läpi.
- Käyttäjähallinta: varsinkin isommissa tiimeissä selkeät roolit järjestelmässä auttavat käyttäjien hallintaa. Sinun tulee pystyä määrittämään mitä tietoja on nähtävillä ja mihin ominaisuuksiin heillä on pääsy.
4. Tarinoita onnistumisista
Alta pääset lukemaan miten tapahtumanhallintajärjestelmät ovat vaikuttaneet erilaisten toimijoiden tapahtumiin.
Esimerkkejä onnistumisista
- Yhteys osallistujiin: lue miten tapahtumat auttoivat Suomen Markkinointiliittoa tuomaan kiinnostavaa sisältöä suoraan jäsenten ruuduille.
- Tehokas tapahtumaprosessi: Stockholm School of Entrepreneurshipin esimerkki näyttää miten erilaiset tapahtumanhallintajärjestelmän ominaisuudet auttavat heitä tekemään monipuolisia tapahtumia.
- Mitattavia tuloksia: lue siitä, miten Mothers in Business käyttävät tapahtumadataa hyödykseen päätöksenteossa.
5. Vinkkejä tapahtumanhallintajärjestelmän hyödyntämiseen
Osuipa valintasi mihin järjestelmään tahansa, tulisi sen kattaa koko tapahtuman elinkaari. Alla vielä muutamia ajatuksia siihen, miten EMS:n tulisi auttaa sinua tapahtuman eri vaiheissa.
Ennen tapahtumaa
Tapahtumaa suunniteltaessa kannattaa hyödyntää EMS:ää mm:
- Tehokkaaseen suunnitteluun: hyödynnä työkalua sisällön luomiseen, puhujien esittelemiseen sekä tapahtumaviestintään.
- Puhuttelevaan markkinointiin: hyödynnä kaikkia saatavilla olevia ominaisuuksia kohdennettujen kampanjoiden luomiseen, levikin laajentamiseen ja ilmoittautumisten keräämiseen.
Tapahtuman aikana
Tapahtumanhallintajärjestelmän tulee tukea sinua myös tapahtuman aikana:
- Helppo ilmoittautuminen ja osallistujien hallinta: hyödynnä järjestelmää ilmoittautumisten keräämiseen sekä merkitse ketkä saapuivat paikalle ja ketkä jättivät kutsun hyödyntämättä.
- Analytiikka: katso mitkä tapahtumasi toimivat, mitkä trendit vaikuttavat osallistumispäätöksiin ja tee johtopäätöksiä jo tapahtuman aikana.
Tapahtuman jälkeen
Tapahtuma ei pääty kun osallistujat poistuvat paikalta - hyödynnä EMS:ää jälkiviestinnässä:
- Kerää palaute talteen: nappaamalla palautteen talteen välittömästi tapahtuman jälkeen saat arvokasta tietoa osallistujilta mitkä tapahtuman osa-alueet toimivat ja mitä tulisi parantaa.
- Kerätyn datan analysointi: käytä keräämääsi dataa ja seuraa mitkä tapahtumat tuottavat haluttuja lopputuloksia. Tämä auttaa sinua löytämään trendejä, sekä tekemään laadukkaita tapahtumia.
Yhteenveto
Tapahtumanhallintajärjestelmän mukaan ottaminen omaan tapahtumatuotantoon on strateginen päätös, joka auttaa sinua luomaan parempia tapahtumia. Teknologian jatkaessa kehitystään on hyvä olla tietoinen uusista trendeistä sekä saatavilla olevista työkaluista.
Nyt kun olet kyllästänyt itsesi edellä mainituilla tiedoilla, pystyt vaivattomasti vertailemaan eri ratkaisuja ja löytämään itsellesi juuri sen oikean, joka vie tapahtumasi uudelle tasolle.
Lyytin tapahtumanhallintajärjestelmä tarjoaa useita eri lisenssivaihtoehtoja, jotka palvelevat niin aloittelevia tapahtumien tekijöitä kuin pitkän linjan ammattilaisia. Tästä pääset vertailemaan eri vaihtoehtoja, joita meillä on sinulle tarjota.
