Organisaatiolla tai tapahtuman järjestäjällä on usein rajalliset resurssit käytössään. Harvallapa meistä on itsellä kokin koulutusta, laitoskeittiötä, juuri sopivaa juhlatilaa tai vaikkapa tuliesitystaitoja. Onneksi meillä on käytettävissämme laaja kirjo palveluntarjoajia joiden puoleen voimme kääntyä, kun suunnittelemme mitä vaikuttavampia tapahtumia. Tapahtumanjärjestäjän ja alihankkijan välinen suhde vaatii kuitenkin paljon kommunikointia ja informaation vaihtoa. Kommunikointi ja sen selkeys vaikuttaa siihen, kuinka hyvin tapahtumanjärjestäjän visiot tulevat täyttymään.
Kuvassa upea Villa Marjaniemi.
Alihankkijoilla on merkittävä rooli siinä, millaisen muistijäljen tapahtuma kävijälle jättää. Kävijän kokemus siitä, miltä esimerkiksi cateringin tekemä ruoka maistui, tilavuokraajan järjestämä tapahtumapaikka näytti, tai vaikkapa tekniikan hoitama äänentoisto kuulosti, vaikuttavat siihen kuinka onnistuneena kävijä tapahtumaa pitää. Alihankkijoilla on siis paljon vastuuta, mutta myös tapahtuman järjestäjä pystyy vaikuttamaan siihen kuinka hyvin alihankkija suoriutuu tehtävästään.
Haastattelimme blogia varten Villa Marjaniemen toiminnasta vastaavaa Laura Loukoa. Villa Marjaniemi tarjoaa kokous- ja juhlapalveluita hulppeassa 1850-luvulla rakennetussa huvilassa. Loukolla on vankka kokemus alihankkijana toimimisesta niin venue- kuin catering-puolella, ja siksi hän valikoitui haastateltavaksemme.
Cateringin vastuulla on, että vatsat tulevat täyteen tapahtumassa.
Monelle osallistujalle tapahtumasta jää mieleen erityisesti tarjoilut. Erityisruokavalioiden yleistyminen haastaa cateringia siinä, että jokainen osallistuja saa vatsansa täyteen. On tapahtumanjärjestäjän vastuulla, että osallistujien erityisruokavaliot tulevat cateringin tietoon. Tämä edellyttää tiedonkeruuta osallistujilta, ja eteenpäin raportointia cateringille GDPR:n vaatimalla tavalla, sillä esimerkiksi erityisruokavalio luokitellaan arkaluontoiseksi tiedoksi, koska se kertoo osallistujan terveydentilasta. Loukon mukaan cateringin ei tarvitse tietää esimerkiksi keliaakikon koko nimeä ja yhteystietoja, vaan cateringille riittää tieto siitä, kuinka monta gluteenitonta annosta tarvitaan. Erityisruokavalioiden raportoinnin kanssa kuitenkin usein oikaistaan, ja saatetaan sen takia aiheuttaa ongelmia: ruokavalioiden niputtaminen esimerkiksi muotoon “10 gluteenitonta, 2 pähkinätöntä” ei kerro cateringille, onko joku allerginen sekä gluteenille että pähkinöille. Pahimmassa tapauksessa oikaiseminen voi aiheuttaa vaaratilanteen tai ainakin osallistujalle tyhjän vatsan.
Vaikka Villa Marjaniemessä on pystytty tiukoissakin tilanteissa reagoimaan osallistujien tarpeisiin, on valmisteluille hyvä varata aikaa. Hyvissä ajoin ja huolella raportoidut erityisruokavaliot mahdollistavat sen, että catering voi suunnitella menun juuri kyseisen tapahtuman osallistujille sopivaksi. Myös osallistujien määrän raportoiminen ja mahdollisten peruutuksien huomioiminen mahdollistaa ruokahävikin minimoimisen sekä tarjoilujen hinnan optimoinnin.
Tapahtumatilalla voidaan vaikuttaa tunnelmaan.
Tapahtumatila varataan sen mukaan, kuinka monta osallistujaa arviolta tapahtumaan on tulossa. Joskus tapahtumanjärjestäjän painajainen käy toteen ja penkkejä on jäämässä tyhjäksi. Tällöin tilan tarjoajan on hyvä pysyä ajan tasalla osallistujamäärästä. Loukon mukaan tyhjänä ammottava tapahtumatila vaikuttaa osallistujille välittyvään tunnelmaan. Tätä voidaan taklata vaihtamalla tapahtuma pienempään tilaan tai asettelemalla pöydät ja penkit eri tavalla. Näinkin pienillä muutoksilla voidaan vaikuttaa ratkaisevasti tunnelmaan!
Tiesithän, että Lyytin online-raportti tarjoaa turvallisen, näppärän ja vieläpä reaaliaikaisen tavan osallistujatiedon välittämiseen alihankkijoille? Kun yhdistämme voimamme alihankkijoiden kanssa, sekä jaamme informaatiota selkeästi ja ajantasaisesti voimme tarjota osallistujillemme entistäkin onnistuneempia tapahtumaelämyksiä!
