Asiakastarina - Students' Nobel NightCap

Students' Nobel NightCap (SNNC) on Ruotsin Nobel-juhlien opiskelijoiden jatkot, jotka pidetään joka vuosi 10. joulukuuta. Tapahtuman järjestävät yliopisto-opiskelijat ja se toimii täysin vapaaehtoisvoimin. Vuodesta 1978 lähtien juhla on kasvanut ja on nyt vakiintunut osa Nobel-viikkoa sekä jotain, johon monet Nobel-juhlien vieraista osallistuvat. Nobel-palkinnon voittajien ja opiskelijoiden lisäksi tapahtumaan osallistuu myös tutkijoita, poliitikkoja ja muita merkkihenkilöitä.

Sujuva ja tehokas tapahtumatyökalu on ratkaisevan tärkeää SNNC:lle

Yli 1400 osallistujan kanssa tehokas tapahtumahallinta on välttämätöntä ajan säästämiseksi ja koko prosessin tehostamiseksi. SNNC on käyttänyt Lyytiä vuodesta 2015 ja viimeksi joulukuussa 2023 järjestetyn tapahtuman yhteydessä. Joka vuosi muodostetaan uusi projektiryhmä, jolla on iso haaste edessään. On otettava huomioon tapahtuman mittava koko, sen osallistujaprofiili ja resurssit, sillä kaikki tiimissä tekevät työn opintojen ohessa.

"Kopioimme viime vuoden tapahtuman Lyytiin, mikä oli erittäin kätevää ja säästi paljon aikaa, koska meidän ei tarvinnut aloittaa alusta. Saimme pohjan tapahtumasivulle, ilmoittautumislomakkeeelle ja kaikelle viestinnälle. Jäljelle jäi vain yksityiskohtien päivitys tämän vuoden tapahtuman osalta", kertoo Head of Guest Management, Maria Mayo Iglesias.

Suosikkitoiminto: Osallistujien tuonti helposti muista paikoista, kuten Excelistä

Tiimissä on pääasiassa kolme henkilöä, jotka työskentevät Lyytin kanssa ja hoitavat tehtäviä, kuten osallistujien rekisteröintiä, kutsuja ja kommunikaatiota ennen, aikana ja jälkeen tapahtuman. Maria sanoo, että hänen suosikkitoimintonsa Lyytissä on osallistujien tuontitoiminto Excelistä, koska sekin säästää hänelle paljon aikaa.

"Oli erittäin kätevää voida kopioida vieraslista suoraan Excelistä Lyytiin. Työkalu tunnisti eri solut ja ainoa mitä minun tarvitsi tehdä oli valita kategoria solulle, samalla kun Lyyti tunnisti mahdolliset kaksoiskappaleet ja esti osallistujia rekisteröitymästä useita kertoja", muistelee Iglesias, .

Maria päättää haastattelun kertomalla, että tiimi on erittäin tyytyväinen tapahtumaan. SNNC 2023 sai EVS-arvosanan 75/100 ja erittäin positiivista palautetta kommenteissa, mikä heijastaa tiimin sitoutumista ja kovaa työtä.