Tapahtumahallinnan työkalu toimii parhaimmillaan koko tapahtumatoimintaa ohjaavana komentokeskuksena. Näin on myös Taideyliopistolla, jossa johdon assistentti Aapo Juusti kollegoineen luo järjestelmän avulla kutsut ja hallinnoi ilmoittautumiset satoihin tilaisuuksiin vuosittain.
“Taideyliopistolla käytämme Lyytiä moniin eri tarkoituksiin. Vastaanotamme ilmoittautumisia osalle kursseista, sekä varsin perinteisesti keräämme ilmoittautumisia Taideyliopiston tilaisuuksiin kuten seminaareihin ja tapahtumiin”, Juusti luettelee.
Lyyti osoittautui näppäräksi tapahtumien lipunmyynnissä
“Katsomoiden koot Teatterikorkeakoulun esityksiin ovat pääsääntöisesti hyvin pieniä. Joskus jopa vain yhdelle katsojalle kerrallaan. No-show esityksessä yhdelle katsojalle on katastrofi, koska esitys peruuntuu, jos katsoja ei saavu paikalle. Tämän vuoksi meille on erittäin tärkeää, että saamme yleisömme saapumaan esityksiimme oikeaan aikaan ja oikeaan paikkaan”, kuvailee Juusti. Oman nyanssin Taideyliopiston tilaisuuksiin tuo seikka, ettei niitä pidetä studiotilassa vaan esityksiä on nähty niin Rastilan metsissä, Kulosaaren kartanossa, Kivikon hiihtohallissa kuin kalliolaisessa yksityisasunnossa! Iltaisin esitysten alkaessa lipunmyynnissä on Teak:in opiskelijoita, jotka sitten vastaanottavat vieraat ja ohjaavat heidät oikeisiin saleihin.
Juusti muistuttaa, että heillä lippujen hinnat ovat edulliset verrattuna ammattiteattereihin ja opiskelijoilla on mahdollisuus käydä katsomassa toistensa esityksiä ilmaiseksi oppimismielessä. “Tämän vuoksi meille tulee paljon peruutuksia ja aikaisemmin ne ilmoitettiin esitysiltana lipunmyyjälle, jolloin hyvin iso osa perutuista lipuista jäi käyttämättä”.
Järjestelmiä vertaillessa Taideyliopistolle kävi ilmi, ettei perinteiset lipunmyyntipalvelut oikein tunteneet ilmaisen lipun käsitettä. Viestiminen lipun ostajille oli näin ollen kankeaa. Lyytin avulla kaikille osallistujille voidaan lähettää etukäteen muistutus esityksestä ja jopa kartta esityspaikalle, jos esitys ei sijaitse Teatterikorkeakoululla.
Helppokäyttöisyyttä ja täsmällistä viestintää
Tuhansien osallistujien vuosittaisia ilmoittautumisia hallinnoidessa Juusti arvostaa järjestelmän käytön mutkattomuutta ja viestinnän helppoutta. Muistutusviestien avulla katsomoiden täyttöaste on ilahduttavasti noussut, kun peruutetut liput saadaan nopeammin kiertoon. “Lyytin avulla meidän on helpompi viestiä asiakkaillemme, ja opiskelijoidemme on helpompi perua turhaksi käynyt lippu. Lippua peruakseen ei tarvitse edes kirjautua mihinkään järjestelmään. Riittää kun klikkaa sähköpostiviestin linkkiä”, luettelee Juusti. Helppous ja yksinkertaisuus ovat avaimet siihen, että tämä homma on saatu toimimaan paremmin.
Taideyliopisto perustettiin 1.1.2013 Kuvataideakatemian, Sibelius-Akatemian ja Teatterikorkeakoulun yhdistyessä. Taideyliopisto tarjoaa ylintä musiikin, kuvataiteen, teatterin ja tanssin koulutusta Suomessa. Taideyliopisto on taidealojen koulutuksen ja tutkimuksen kansainvälinen suunnannäyttäjä, joka vahvistaa taidetta yhteiskuntaa uudistavana voimana. Taideyliopiston kolmen akatemian juuret ovat syvällä suomalaisen taidekoulutuksen ja taiteen historiassa. Kuvataideakatemian varhaisin edeltäjä oli Suomen Taideyhdistyksen piirrustuskou
