Ainoa keino saada tapahtumaan osallistujia on markkinoida sitä. Jokainen tapahtumia järjestänyt tietää, että avain onnistumiseen on hyvin laadittu ja kohdennettu markkinointisuunnitelma. Tämän ytimessä on usein sähköposti, jonka avulla saat yhteyden niin prospekteihisi kuin asiakkaisiin.
Tapahtumamarkkinoinnin hienous piilee siinä, että sitä saatetaan jopa odottaa. Ilmoittautumisen jälkeen osallistuja usein on hyväksynyt ja tietoinen siitä, että erilaisia sähköpostiviestejä saapuu vielä ennen itse tapahtumaa. Nämä viestien avaukset kannattaakin pyrkiä käyttämään hyväksi ja sitouttamaan mahdollinen osallistuja osaksi tapahtumaa.
Miksi sähköposti?
Mailchimpin tutkimuksen mukaan sähköpostien keskimääräinen avausprosentti on 20.51% ja klikkiprosentti 2.36%. Kannattaa siis käyttää nämä avaukset ja klikkaukset hyödykseen.
Sähköposteja kannattaa lähettää myös kutsujen ja ilmoittautumisen jälkeen. Pyydä osallistujia aktivoitumaan sosiaalisessa mediassa, kerää lisää mahdollisia ennakkotietoja ja -kysymyksiä sekä aktivoi osallistuja jakamaan kutsua eteenpäin!
Viestinnän suunnittelu
Suunnitelmallisuus varmistaa onnistumisen. Luomalla selkeän rakenteen jota voit seurata, on ehdottomasti tehokkain tapa toimia. Mikä parasta, suuren osan näistä viesteistä voi ajastaa mikäli käytät tapahtumanhallintajärjestelmää, kuten Lyytiä.
Koska tapahtumajärjestäjien aika on usein kortilla, tulisi heidän käytössään olevien työkalujen auttaa heitä automatisoimaan mahdollisimman iso osa manuaalisista tehtävistä.
Voit sisällyttää suunnitelmaasi erilaisia viestejä kuten:
- Tapahtuman kutsu
- Uutiskirje, jossa tapahtuma on esillä
- Vahvistusviesti tapahtumaan ilmoittautuneelle
- Tapahtuma sisällön läpikäyminen ennen tapahtumaa
- Muistutusviestejä matkalla kohti tapahtumaa
- Kiitosviestit tapahtuman jälkeen
- Follow-up viestit tapahtuman aiheen ympäriltä
Suosittelemme katsomaan mallia tapahtumamarkkinointisuunnitelmastamme, jonka avulla sinun on helppo rakentaa oma versiosi.
Erityyppiset tapahtumat vaativat avukseen yksilöllisen suunnitelman. Vältä luomasta vain yhtä, jota sovellat eri tapahtumiin.
Tapahtumakohtaista suunitelmaa on helpoin hahmottaa esimerkin kautta. Teollisuusalan yritys, joka valmistaa automaatiokoneita haluaa luoda online-tapahtuman, jossa he opettavat miten heidän laitteitaan voi hyödyntää eri käyttötarkoituksissa.
Tapahtumatiimi aloitti suunnittelun pohtimalla seuraavia asioita:
- Mitkä ovat tapahtuman tavoitteet?
- Miten tapahtuma auttaa heidän asiakkaitaan?
Kysymykset loivat pohjan sähköposteille, jotka selittivät tapahtuman hyödyt heidän kohderyhmälleen. Koska tapahtuma on suunnattu nykyisille asiakkaille, oli myös uutiskirjeen käyttäminen luonteva osa viestintää.
Koska osalla kutsuttavista oli jo keskusteluyhteys yritykseen, he pyysivät edustajiaan esittämään henkilökohtaisen kutsun valituille asiakkaille. Tapahtuman järjestäjät tiesivät, että tutulla nimellä saapunut viesti luetaan todennäköisemmin kuin geneerisestä osoitteesta tullut.
Lopuksi he loivat viestiketjun osallistujille, jotka eivät päässeet tapahtumaan. Nämä viestit sisälsivät tapahtumassa esitetyt materiaalit sekä videotallenteen tärkeimmistä kohdista. Järjestäjät käyttivät samaa materiaalia myös tuotemarkkinointiin muissa yrityksen kanavissa.
Käytä dataa ohjaamaan päätöksiäsi
Onnistunut sähköpostikampanja vaatii tuekseen dataa, joten seuraa keräämääsi tietoa ja sovella sitä kampanjasuunnittelussa.
Usein haastena on tiedon sijaitseminen eri järjestelmissä. Tämän takia onkin tärkeää hallinnoida tapahtumia järjestelmässä, johon voit helposti integroida muita järjestelmiä. Lyytin voi esimerkiksi liittää Salesforceen tai Hubspotiin, ja seurata tapahtumien osallistujia muiden aktiviteettien rinnalla!
Sitouta sähköpostien avulla
Henkilön ilmoittautuminen tapahtumaan, ei ole tae osallistumiselle. Suunnitelmien ja toteutuksen eteen tehty työ voi valua hukkaan, jos et kiinnitä huomiota ilmoittautumisen jälkeiseen sitouttamiseen. Vaikka ilmoittautuja ei lopulta pääsisikään paikalle, on tärkeää pitää hänen mielenkiintoaan yllä!
Vaikka sähköposti nähdään usein vain kutsukanavana, tarjoaa se myös muita käyttömahdollisuuksia.
Tapahtumista saat kiinnostavaa sisältöä erilaisille kohdeyleisölle. Voit käyttää samaa materiaalia tapahtuman ennakkomarkkinointiin sähköpostitse ja pitää osallistujien mielenkiintoa yllä h-hetkeen asti!
Tarkastellaan tätä käytännössä toisen esimerkin kautta. Kohde yrityksemme valmistaa auton osia. He järjestävät tapahtuman, jossa nykyiset asiakkaat ja prospektit pääsevät kuulemaan uuden tuotteen julkistuksesta. Tapahtumassa alan asiantuntija kertoo erityisestä ongelmasta, jonka voi korjata yrityksen uuden tuotteen avulla.
Tapana on usein julkaista puhuja jo kutsun yhteydessä, jotta osallistujan mielenkiinto herää tapahtumaa kohtaan. Tämän jälkeen muistutukset koskevat lähinnä tapahtumaa itseään, ei niinkään kiinnostavaa puhujaa. Puhujan agendaa ja esitelmää kannattaa kuitenkin hyödyntää jakamalla esimerkiksi maistiaisia tulevasta kahden sähköpostin voimin.
- Johdanto puhujan aiheeseen. Listaa osa-alueet, joita puheenvuoro käsittelee jotta osallistujat tietävät tapahtuman olevan heidän aikansa arvoinen
- Toisessa sähköpostissa voit avata tapahtuman tietyn osa-alueen sisältöä tarkemmin, käyden läpi pääpointit kyseistä osasta. Tällä tavalla vakuutat lukijan esitelmän sisällöstä!
Lisäämällä jokaisen sähköpostin loppuun tekstin “Kuule koko esitys tapahtumassamme” sekä ajan ja päivämäärän, muistutat osallistujia saapumaan paikan päälle.
Tapahtuman jälkeistä aikaa kannattaa myös hyödyntää markkinoinnissa. Se jää usein monelta hyödyntämättä.
Osa ihmistä jättää saapumatta paikalle. Onkin tärkeää tuoda tapahtuman materiaali kaikkien saataville joko videon tai muun dokumentaation avulla. Tapahtuman jälkeen onkin hyvä lähettää linkit näihin materiaaleihin ja muistuttaa ilmoittautuneita mahdollisuudesta palata kyseisen tapahtuman sisältöön.
Tehokasta sähköpostiviestintää tapahtumiin
Yhteenvetona olemme koonneet alle tärkeimmät kohdat, jotka tulisi muistaa omaa tapahtumamarkkinointia suunnitellessa.
- Hyödynnä ja ymmärrä sähköpostien tuomat hyödy
- Lataa oppaamme, jonka avulla opit tekemään parempia tapahtumia.
- Suunnittele ja kohdenna viestisi huolellisesti kohdeyleisölle käyttäen hyväksesi työkaluja, joilla säästät aikaa ja vaivaa.
- Opi yleisöltäsi ja keräämästäsi datasta. Kohdenna sisältöjä juuri oikeille ihmisille.
- Hyödynnä sähköposteja muussakin yhteydessä kuin ilmoittautumisessa.
- Markkinoinnin tulisi jatkua tapahtuman alkuun asti ja alkaa uudestaan sen jälkeen maksimoidaksesi näkyvyyden.
- Ota käyttöösi tapahtumanhallintajärjestelmä, jonka avulla hoidat jokaisen tapahtuman vaiheen helposti ja tehokkaasti.
