4 totuutta menestyvistä tapahtumista - Osa 1/3: Osallistujakokemus

blog participant experience

Tapahtumakenttää on viime vuosina ravisteltu. Covid-pandemian alussa ihmisten väliset kohtaamiset pakotettiin yhtäkkiä nettiin ja tapahtumien luonne muuttui kertaheitolla virtuaaliseksi. Zoom-ähkyn ollessa huipussaan online-tapahtumissa aikaansa kuluttavat ihmiset ymmärsivät paremmin aitojen live-tapaamisten merkityksen ja kollektiivinen ikävä kohtaamisia kohtaan kasvoi.

Nyt kun live-tapahtumat ovat taas palaamassa, huomaamme että tapahtumakenttä on muuttunut. Vaikka live-tapahtumat ovat yleisöjen ja tapahtumajärjestäjien selkeitä suosikkeja, ovat online- ja hybridi-tapahtumat tulleet luonnolliseksi osaksi tapahtumien kirjoa.

Mutta toisaalta mikään ei muuttunut. Tapahtumiin pätee edelleen neljä totuutta, joita noudattamalla mikä tahansa organisaatio varmistaa sen, että tapahtumiin tehdyt rahalliset ja ajalliset investoinnit tuottavat tulosta.

Tässä blogi-trilogiassa käyn läpi neljä tärkeintä strategisen tason rakennetta, jotka siivittävät tapahtumien menestystä. Aloitan tärkeimmästä, osallistujakokemuksesta. Ensimmäinen askel on ymmärtää miten osallistujakokemus rakentuu. Sen jälkeen on hyvä tietää miten sitä voi mitata (tietenkin Experience Value Scorella) ja edelleen parantaa (luonnollisesti Event Success Management - metodologiaa noudattaen).

Tulevissa teksteissä käyn läpi miten rakennat merkityksellisen tapahtumaportfolion ja miten vaikuttava tapahtumastrategia ohjaa tapahtumien kanssa työskentelevän arkea.

Tapahtuman osallistuja on yksilö ja osallistujakokemus on uniikki

Kaikkia tapahtumia yhdistää yleisö ja ennen kaikkea yksilöllinen osallistuja. Tapahtumat voivat olla ovat monimuotoisia, vaikkakin olisivat sisällöltään samanlaisina toistuvia, kuten vaikka tapahtumat osana laajempaa road show -kiertuetta. Myös tapahtumien tavoitteet vaihtelevat organisaatiosta toiseen. Yksi tähtää koulutukseen, toinen myyntiin ja kolmas brändin tunnettuuden kasvattamiseen.

Jokaisen tapahtuman tekee vasta sen osallistujat. Mikäli sinulla ei ole osallistujia, ei sinulla ole myöskään tapahtumaa. Kaikkia osallistujia yhdistää myös se tekijä, että he ovat jokainen hyvin subjektiivisesti maailmaa kokevia ja näkeviä yksilöitä. Samassa tapahtumassa ei ole koskaan kahta samanlaista kokemusta. Osallistujan kokemuksen voi arvioida vain osallistuja itse.

Osallistujan kokemukseen vaikuttavat hyvin monet asiat. Osa niistä on asioita, joihin voit tapahtuman järjestäjänä vaikuttaa. Mutta hyvin suureen osaan et. Henkilökohtaiseen kokemukseen vaikuttaa ennen kaikkea osallistujan omat odotukset, elämäntilanne (kuten vaikka kalenterin ahtaus juuri tapahtumasi aikaan), seura, johon osallistuja tapahtuman aikana päätyy ja vaikkapa kohdalle osunut hyvä tai huono asiakaspalvelukokemus. Kukin kokemus on uniikki.

Menestyvän tapahtuman totuus numerot 1 & 2: Osallistujakokemusta pitää mitata (1) ja kehittää (2)

Tapahtumiin liittyvä perustavanlaatuinen totuus on, että ainoastaan keskittymällä osallistujakokemuksen jatkuvaan ja ketterään parantamiseen, voit saavuttaa tavoitteesi ja jopa ylittää ne.

Kaikkein tärkeintä osallistujakokemuksen kehittämisessä on mittaaminen. On vain yksi keino selvittää osallistujan kokemus: kysymällä se osallistujilta itseltään. Vain ja ainoastaan minä voin arvioida oman kokemukseni.

Kirjoitimme aiemmin, miten tapahtuman osallistujakokemukseen voi vaikuttaa positiivisesti blogipostauksessa  3 helppoa askelta onnistuneeseen tapahtumaan.

Osallistujakokemuksen mittaaminen ja Experience Value Score

On yksi asia, joka yhdistää kaikkia osallistujia: osallistuakseen tapahtumaasi, he ovat käyttäneet siihen aikaansa. Aika on uusiutumaton luonnonvara, jota meille kaikille on varattu rajallinen, mutta ennalta-arvaamaton määrä. Jokainen meistä tekee päivittäin pieniä investointipäätöksiä. Menenkö vapaa-ajalla lenkille vai katsonko perheen kanssa elokuvaa. Mihin käytän seuraavan palaverivapaan tuntini töissä? Kyse on siis ajan investoimisesta ja siksi osallistujakokemus tulee mitata suhteutettuna aikainvestointiin.

Kehittämämme mittari, Experience Value Score (EVS), mittaa osallistujan kokeman arvon välittömästi ja subjektiivisesti. Osallistuja yksinkertaisesti vastaa yhteen kysymykseen:

”Oliko tapahtuma aikasi arvoinen?”

Tähän vastaaminen tapahtuu napsauttamalla sopivaa hymynaamaa viiden vaihtoehdon joukosta. Lyyti laskee näistä tapahtuman saaman EVS:n, jota voi verrata erilaisiin tapahtumatyyppeihin ja oman organisaation keskiarvoon.

EVS-kysely saapuu osallistujalle automaattisesti heti tapahtuman päätyttyä. Subjektiivista kokemusta mitattaessa on äärimmäisen tärkeää, että palaute saadaan heti, eikä yhden nukutun yön jälkeen. Oma kokemus on vahvasti sidottu tunteeseen ja tunne laimenee vauhdilla ajan kuluessa. Asia, joka sai sinut hurmokseen nyt, tuntuu viikon päästä paljon vähemmän innostavalta. Vastaavasti käy myös negatiivisen kokemuksen kanssa. Vaikka negatiivista palautetta ottaa vastaan vähemmän mielellään, niin se jos mikä kannustaa oppimaan ja tekemään asioita toisin.

Hymynaama-arvion rinnalla on tärkeää kerätä lyhyt avoin palaute, jolla osallistuja perustelee vastauksensa. Vastaukset jakautuvat positiivisiin, neutraaleihin ja negatiivisiin. Kehittääksesi osallistujakokemusta seuraavaan tapahtumaan, tulee kiinnittää huomiota ennen kaikkea ääripäihin: negatiivisiin ja positiivisiin. 

Osallistujakokemuksen kehittäminen ja Event Success Management -metodologia

Event Success Management on helppo ja käytännönläheinen tapa varmistaa, että jokainen tapahtuma on aiempaa onnistuneempi. Keskittymällä tapahtumasykliin, kokonaisuuden voi jakaa osiin ja kehittää systemaattisesti.

Me kutsumme tätä suunnittele-toteuta-mittaa-analysoi-jaa -kokonaisuutta tapahtumasykliksi. Sitä aktiivisesti toteuttamalla syntyy koko organisaatiota koskeva vauhtipyörä, joka johtaa ketterästi kehittyvään osallistujakokemukseen ja sen myötä tapahtumien liiketoimintatavoitteiden toteutumiseen ja ylittymiseen!

Tämä osallistujakokemuksen kehittäminen on Event Success Managementin ruohonjuuritaso, jota ilman ei tapahtumilla tulla koskaan saavuttamaan kasvavaa hyötyä.

Sen sijaa että tarkastelet tapahtumia yksittäisinä kokonaisuuksina jotka alkavat ja päättyvät, on hyödyllisempää mieltää ne jatkuvaksi tapahtumien pyöräksi, jossa jokainen tapahtuma ruokkii seuraavaa, kun tarkennat ja parannat prosessejasi. Vaikuttavin työkalu tapahtumien kehittämisessä ovat retrosessiot

Hyvin hoidettu retro auttaa tunnistamaan asiat, jotka menivät hyvin ja jotka tulisi tuoda uusiin tapahtumiin, sekä ongelmat, jotka saattavat vaatia erilaista lähestymistapaa. Ne antavat sinulle tilaa juhlia sitä, mikä oli hyvää, ja keskittyä siihen, kuinka tulla vielä paremmaksi.

Mikäli tapahtumaan on osallistunut useampi järjestäjä, tulee tulokset käydä läpi yhteisessä retrosessiossa, jossa palautteet analysoidaan ja sitoudutaan pitämään hyvät asiat sekä kehittämään huonoja. Retrossa on tärkeää valita vain 2-3 kehitettävää tai muutettavaa asiaa. Jos yrittää korjata kaiken, saa tuskin mitään aikaiseksi. Retrodokumenttiin kirjataan asiat, jotka toimivat ja joita pitäisi kehittää. 

Seuraavan tapahtuman suunnittelu aloitetaan vastaavasti lukemalla edellisen tapahtuman retro ja miettimällä, miten osallistujakokemusta parannetaan seuraavassa tapahtumassa. On tärkeää myös tehdä dokumentista, tuloksista ja opeista julkisia omassa organisaatiossa, jotta oppi ei jää vain yhden järjestäjän tietoon, vaan myös muut hyötyvät sinun kokemuksestasi.

Kirjoitimme aiemmin miten onnistua retrossa ja liitimme mukaan ladattavan pohjan retrosession tueksi.

Seuraavaksi

Tämä osallistujakokemuksen kehittäminen on Event Success Managementin ruohonjuuritaso, jota ilman ei tapahtumilla tulla koskaan saavuttamaan kasvavaa hyötyä. Seuraavassa blogissa käsitellään yhtä tasoa ylempää osa-aluetta: tapahtumaportfoliota ja sen johtamista.

 

Tapahtumanjärjestäjän työtä helpottaa monipuolinen ja aikaa säästävä tapahtumanhallintajärjestelmä kuten Lyyti. Tutustu järjestelmään demon avulla.

Katso miten Lyyti toimii

Artikkelin hero-kuva: Tim Mossholder on Unsplash