Tapahtumasovellus osana osallistujapolkua – näin rakennat vaikuttavamman tapahtumakokemuksen

Tapahtuman onnistumiseen vaikuttaa ratkaisevasti se, millaisessa mielentilassa osallistuja saapuu paikalle. Tapahtumasovellus voi auttaa virittämään yleisön aiheen äärelle jo etukäteen, aktivoida osallistujia tapahtuman aikana ja jatkaa oppimista sekä kohtaamisia myös tapahtuman jälkeen. Tässä use casessa käymme läpi koko osallistujapolun suunnittelun. Esimerkkinä käytämme Lyytin Future of Events -tapahtuman kaltaista asiantuntijatapahtumaa.

Tapahtumaviestintä on hyvä nivoa osaksi tapahtumasuunnittelua heti startista. Käytössäsi saattavat olla sähköpostin lisäksi myös tekstareita ja henkilökohtaisia yhteydenottoja. Uusi tuttavuus monelle saattaa olla tapahtumasovellus. Sähköpostin ja muiden viestintävälineiden tärkeyttä unohtamatta tutkimme, miten tapahtumasovellusta voi käyttää osana tapahtumaa.

Parhaimmillaan tapahtumasovellus on osa tapahtuman koko osallistujapolkua. Se auttaa rakentamaan odotusta, valmistaa osallistujaa tulevaan, madaltaa verkostoitumisen kynnystä, tukee aktiivista osallistumista ja auttaa viemään tapahtumassa syntyneitä oivalluksia käytäntöön.

Katsotaan, miltä tämä voisi näyttää käytännössä oppimiseen ja verkostoitumiseen keskittyvässä tapahtumassa.

Lähtötilanne: yleisö ei saavu tapahtumaan tyhjiössä

Future of Events on puolen päivän mittainen asiantuntijatapahtuma, jonka tavoitteena on tarjota osallistujille uusia näkökulmia ja synnyttää keskustelua alan tulevaisuudesta. Ohjelmassa on puheenvuoroja, yhteisiä harjoituksia ja aikaa verkostoitumiselle.

Sisältö voi olla erinomaista, mutta sen vaikuttavuus ei riipu vain puhujista tai ohjelmasta. Merkitystä on myös sillä, missä tilassa osallistuja saapuu paikalle.

Tuleeko hän suoraan kiireisestä aamusta tietämättä tarkkaan, mitä odottaa? Jääkö hän seuraamaan ohjelmaa passiivisesti? Päätyykö hän verkostoitumistilanteessa juttelemaan vain ennestään tutuille ihmisille?

Vai onko hän jo ehtinyt pysähtyä teeman äärelle, tunnistanut oman oppimistavoitteensa ja miettinyt, mistä haluaisi keskustella muiden osallistujien kanssa?

Tapahtumajärjestäjä ei voi hallita osallistujan mielentilaa. Hän voi kuitenkin luoda sille hyvät edellytykset. Tässä tapahtumasovellus toimii paitsi tiedon jakamisen kanavana myös osallistujan valmistautumisen ja aktivoinnin työkaluna.

1. Suunnittelu: aloita osallistujan toivotusta muutoksesta

Ennen sovelluksen sisältöjen suunnittelua kannattaa määritellä, mitä tapahtumalla halutaan saada aikaan.

Oppimis- ja verkostoitumistapahtumassa tavoite voi olla esimerkiksi se, että osallistuja:

• ymmärtää käsiteltävän aiheen uudesta näkökulmasta
• tunnistaa yhden asian, jota haluaa muuttaa omassa työssään
• käy vähintään yhden merkityksellisen keskustelun uuden ihmisen kanssa
• lähtee tapahtumasta konkreettisen seuraavan askeleen kanssa.

Kun tavoiteltu muutos on kirkas, myös sovelluksen rooli on helpompi määritellä. Kaikkea mahdollista ei tarvitse ottaa käyttöön. Olennaista on valita ne sisällöt, kysymykset ja vuorovaikutuksen muodot, jotka tukevat juuri tapahtuman tavoitetta.

2. Ilmoittautuminen: kerää tietoa kokemuksen suunnitteluun

Osallistujapolku alkaa jo ilmoittautumisesta. Tavallisten yhteystietojen lisäksi järjestäjä voi kysyä esimerkiksi:

• Mitä haluaisit oppia tapahtumassa?
• Mikä aiheeseen liittyvä kysymys on sinulle juuri nyt ajankohtainen?
• Mistä teemasta haluaisit keskustella muiden osallistujien kanssa?

Vastaukset auttavat järjestäjää ymmärtämään yleisön lähtötilannetta. Niitä voidaan hyödyntää ohjelman viimeistelyssä, puhujien briiffauksessa, keskusteluteemojen suunnittelussa ja tapahtuman jälkeisessä viestinnässä.

Kysymysten vastauksia voi hyödyntää myöhemmin tapahtumasovelluksen sisällöissä. Voit luoda niiden pohjalta lyhyitä viestejä, äänestyksiä tai kehoittaa osallistujia verkostoitumaan aiheen aiheen ympärillä.

Kysymyksiin vastatessaan osallistuja alkaa jo itse sanoittaa, miksi hän on tulossa. Ilmoittautuminen ei ole silloin vain paikan varaamista, vaan ensimmäinen askel kohti aktiivista osallistumista.

3. Ennen tapahtumaa: viritä mieli tulevaan

Tapahtumaa edeltävä viestintä painottuu usein käytännön asioihin: saapumisohjeisiin, aikatauluun ja ruokavaliotietojen tarkistamiseen. Ne ovat tärkeitä, mutta eivät vielä rakenna valmiutta oppia tai kohdata muita.

Lyyti Event -sovelluksessa osallistuja näkee tapahtumat, joihin hän on ilmoittautunut, löytää tapahtuman tiedot ja lipun sekä voi osallistua tapahtumakohtaiseen keskusteluun ja kyselyihin. Näitä kosketuspisteitä voi käyttää myös yleisön virittämiseen.

Muutamaa päivää ennen tapahtumaa sovelluksessa voidaan julkaista pohjustava kysymys, kuten: Minkä aiheeseen liittyvän oletuksen olet valmis haastamaan?

Kysymyksen tehtävä ei ole vain kerätä vastauksia. Se pysäyttää osallistujan hetkeksi aiheen äärelle ja antaa hänelle syyn avata sovellus jo ennen tapahtumapäivää.

Toinen vaihtoehto on suunnata huomio verkostoitumiseen: Mistä aiheesta haluaisit keskustella muiden osallistujien kanssa?

Vastauksia voidaan nostaa yhteiseen keskusteluun sovelluksessa tai hyödyntää tapahtumapäivän fasilitoinnissa. Näin verkostoituminen ei ala tyhjästä, vaan osallistujilla on jo käsitys siitä, millaisia kysymyksiä ja kiinnostuksen kohteita huoneessa on.

Myös push-ilmoituksia kannattaa käyttää harkiten. Hyvä ennakkoviesti ei vain muistuta tapahtumasta, vaan herättää uteliaisuuden: yksi puhujan väite, lyhyt ennakkotehtävä tai muiden osallistujien vastauksista nostettu havainto voi valmistaa yleisöä sisältöön tehokkaammin kuin uusi ohjelmamuistutus.

4. Saapuminen: poista kitka ja vapauta huomio olennaiseen

Tapahtumapäivänä sovelluksen ensimmäinen tehtävä on tehdä osallistumisesta sujuvaa. Kun lippu, osoite, aikataulu ja ajankohtaiset ohjeet löytyvät yhdestä paikasta, osallistujan ei tarvitse etsiä tietoa sähköposteista.

Tällä on myös kokemuksellinen merkitys. Epäselvät saapumisohjeet, kadonnut lippu tai viime hetken ohjelmamuutos vievät huomiota pois itse tapahtumasta. Sujuva alku auttaa osallistujaa siirtymään käytännön suorittamisesta läsnäoloon.

Heti tapahtuman alussa voidaan palata ennakkokysymykseen. Järjestäjä voi näyttää koonnin vastauksista, pyytää osallistujia keskustelemaan niistä vierustoverin kanssa tai nostaa muutaman havainnon päivän ohjelman kehykseksi. Näin ennen tapahtumaa tehty aktivointi liittyy näkyvästi yhteiseen kokemukseen.

5. Tapahtuman aikana: muuta yleisö kuulijoista osallistujiksi

Oppiminen ei synny vain informaation vastaanottamisesta. Osallistuja tarvitsee tilaisuuksia käsitellä kuulemaansa, verrata sitä omiin kokemuksiinsa ja kuulla muiden näkökulmia.

Sovelluksen kyselyillä voidaan esimerkiksi:

• kartoittaa yleisön näkemystä ennen puheenvuoroa
• testata, muuttuiko ajattelu esityksen aikana
• pyytää valitsemaan tärkein oivallus
• kerätä kysymyksiä tai aiheita yhteiseen keskusteluun
• tunnistaa, mistä osallistujat haluavat kuulla lisää.

Kyselyä ei silti kannata lisätä vain osallistamisen vuoksi. Jokaisella kysymyksellä pitäisi olla tehtävä tapahtuman dramaturgiassa. Sen tulisi joko suunnata huomiota, syventää ajattelua, auttaa osallistujaa soveltamaan opittua tai tuottaa järjestäjälle tietoa seuraavaa vaihetta varten.

Myös tapahtumakohtainen chat voi tukea verkostoitumista. Järjestäjä voi avata keskustelun kysymällä, mitä osaamista osallistujat etsivät tai mitä he voivat itse tarjota muille. Keskusteluun voidaan nostaa myös puheenvuoroissa syntyneitä teemoja ja kutsua osallistujia jatkamaan niitä tauolla.

Sovellus ei korvaa kasvokkain kohtaamista. Sen tehtävä on antaa kohtaamiselle syy ja madaltaa ensimmäisen keskustelun kynnystä.

6. Tapahtuman päättyessä: tee oivalluksesta seuraava askel

Tapahtuman loppu on osallistujapolun kriittinen hetki. Ilman pysähtymistä päivän kiinnostavat ajatukset jäävät helposti irrallisiksi muistiinpanoiksi ja arki ottaa vallan jo kotimatkalla.

Ennen osallistujien lähtöä sovelluksessa voidaan kysyä: Minkä yhden asian viet tästä tapahtumasta käytäntöön?

Kysymys auttaa osallistujaa nimeämään oman seuraavan askeleensa. Samalla vastaukset kertovat järjestäjälle, mitkä sisällöt koettiin hyödyllisiksi ja millaista muutosta tapahtuma mahdollisesti käynnisti.

Tässä vaiheessa voidaan kerätä myös nopea tunnelma- tai vaikuttavuusarvio. Laajempi palautekysely voidaan lähettää myöhemmin, mutta välitön reaktio auttaa tunnistamaan, miten osallistuja koki tapahtuman juuri sen päättyessä.

7. Tapahtuman jälkeen: jatka oppimista ja kohtaamisia

Tapahtuma ei saisi päättyä viimeiseen puheenvuoroon. Jälkiviestinnän tehtävä ei myöskään ole vain lähettää kiitosviestiä ja materiaalipankin linkkiä.

Hyvä jatkopolku palauttaa osallistujan hänen omaan tavoitteeseensa. Viestissä voidaan esimerkiksi:

• muistuttaa tapahtuman lopussa annetusta lupauksesta tai seuraavasta askeleesta
• jakaa yhteenveto yleisön tärkeimmistä oivalluksista
• ohjata jatkamaan keskustelua muiden osallistujien kanssa
• tarjota syventävää sisältöä osallistujan kiinnostuksen mukaan
• kutsua seuraavaan aiheeseen liittyvään tapahtumaan.

Jos osallistujilta kysyttiin ennen tapahtumaa, minkä oletuksen he ovat valmiita haastamaan, samaan kysymykseen voidaan palata jälkeenpäin: muuttuiko jokin? Näin osallistuja näkee oman matkansa, ja järjestäjä saa tietoa tapahtuman synnyttämästä ajattelun muutoksesta.

8. Mittaaminen: tarkastele koko polkua, älä vain yhtä lukua

Tapahtumasovellus tuottaa erilaisia osallistumisen signaaleja: reaktioita kyselyihin, keskustelua ja palautetta. Niitä ei kannata tarkastella irrallisina käyttötilastoina, vaan suhteessa tapahtuman tavoitteeseen.

Jos tavoitteena oli aktivoida verkostoitumista, olennaista on tutkia, syntyikö keskustelua ja kokivatko osallistujat löytäneensä relevantteja kontakteja. Jos tavoitteena oli uuden oppiminen, voidaan verrata osallistujien lähtökysymyksiä tapahtuman lopussa kirjattuihin oivalluksiin ja jatkotoimiin.

Tulokset auttavat kehittämään seuraavaa tapahtumaa:

• Millainen ennakkoaktivointi sai osallistujat vastaamaan?
• Mitkä kysymykset synnyttivät keskustelua?
• Missä vaiheessa osallistuminen hiipui?
• Mitkä sisällöt johtivat konkreettisiin jatkotoimiin?

Näin sovelluksesta saatava tieto ei jää raportiksi, vaan palaa uuden tapahtuman suunnitteluun.

Tapahtumasovelluksen tärkein tehtävä ei ole kertoa, mitä tapahtuu seuraavaksi

Tapahtumasovelluksen arvoa ei kannata arvioida pelkästään ominaisuuslistan tai latausmäärän perusteella. Olennaisempaa on kysyä, mitä sovelluksen avulla tapahtuu osallistujan ajattelussa ja toiminnassa.

Auttaako se saapumaan valmistautuneempana? Madaltaako se keskustelun aloittamisen kynnystä? Ohjaako se käsittelemään uutta tietoa aktiivisesti? Auttaako se muuttamaan inspiraation toiminnaksi?

Sovellus ei itsessään tee tapahtumasta vaikuttavaa. Oikein suunniteltuna se kuitenkin yhdistää tapahtuman eri vaiheet yhdeksi johdonmukaiseksi kokemukseksi – ilmoittautumisesta valmistautumiseen, tapahtumapäivästä jälkitoimiin ja ensimmäisestä kysymyksestä konkreettiseen muutokseen.

Siksi tapahtumasovellusta suunniteltaessa kannattaa aloittaa tästä kysymyksestä:

Miten haluamme osallistujan ajattelevan, tuntevan ja toimivan ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen – ja miten teknologia voi auttaa meitä siinä?

Tiivistetty use case: oppimis- ja verkostoitumistapahtuma