Hyvin suunniteltu ja oikein toteutettu viestintä on kaiken markkinoinnin lähtökohta. Oli kyseessä sitten sähköpostimainos tai somepostaus, tulisi haluttu viesti aina miettiä vastaanottajan näkökulmasta.
Tapahtumamarkkinointi ei tee tässä poikkeusta. Hyvällä ja selkeällä viestinnällä oma tapahtumasi pystyy erottautumaan muiden järjestämistä tapahtumista. Tämä on erityisen tärkeää nyt, kun online- sekä hybridi-tapahtumia on paljon ja kaikki kilpailevat osallistujien ajasta.
Poikkeusajat ovat myös entisestään korostaneet viestinnän tärkeyttä. Selkeällä ja oikein kohdennetulla viestinnällä muutoksista ja yllättävistä tilanteista on helppo viestiä osallistujille. Pureuduimme tähän tarkemmin blogissamme: Tapahtuma-ala suuntaa koronan jälkeiseen aikaan, josta löydät myös muita huomioita tulevaisuuden varalle.
Miten sitten toteuttaa oikea-aikaista ja hyvin suunniteltua tapahtuma-viestintää? Mitä kanavia tulisi hyödyntää ja miten viestintää pystyisi automatisoimaan mahdollisimman pitkälle? Miten erotun joukosta? Alta löydät meidän vinkkimme tehokkaaseen tapahtuma-viestintään!
Viestinnän suunnittelu
Kuten kaikki viestintä, myös tapahtuma-viestintä kannattaa aloittaa kohderyhmän kartoittamisesta. Kenelle ja millaisella tyylillä viestitään, on iso merkitys oman viestin kannalta. Viestinnässä kannattaa tottakai hyödyntää omaa brändiä ja pohtia mikä on se syy, miksi tähän tapahtumaan kannattaa osallistua.
Kutsussa ja viestinnässä on hyvä avata sisältöä teemojen kannalta tai esittää kysymyksiä, joihin tapahtuman aikana vastataan. Tällä tavalla pystyt antamaan osallistujalle hyvän katsannon siitä, mitä tapahtuma sisältää kertomatta kuitenkaan liikaa. Mikäli kaikki kortit paljastetaan kutsussa ja muissa materiaaleissa, saattaa osallistuja jättää saapumatta tapahtumaan.
Viestintä kannattaakin siis suunnitella, rakentaa ja aikatauluttaa mahdollisimman pitkälle etukäteen. Myös viestipohjia on hyvä rakentaa eri tarpeisiin, kuten esimerkiksi aikataulu muutoksiin sekä kriisiviestintään, jolloin tarpeen ilmaantuessa koko viestiä ei tarvitse kirjoittaa alusta. Tämä onnistuu esimerkiksi Lyytin viestieditorilla ja tapahtumien kopioimisella, jolloin pystyt helposti siirtämään viestipohjat tapahtumasta toiseen. Tämän jälkeen viestien aikatauluttaminen lähtemään haluttuna ajankohtana on helppoa!
Integraatioiden merkitys viestinnässä
Viestintää rakennettaessa on tärkeää tietää ketkä ovat saaneet minkäkin viestin ja miten he ovat siihen reagoineet. Ovatko he avanneet viestiä tai klikanneet jotain viestissä ollutta linkkiä? Myös kutsu- ja kontaktilistojen hallinta on tärkeää, sillä pitämällä listasi ajantasalla varmistat että oikeat henkilöt saavat viestisi.
Usealla yrityksellä on käytössään erilaisia myynnin sekä markkinoinnin työkaluja, joilla hallitaan asiakaslistoja. Salesforce ja HubSpot ovat näistä yleisimpiä. Integroimalla tapahtumanhallintajärjestelmän, kuten Lyytin, Salesforceen tai HubSpotiin, pystyt hallinnoimaan sekä seuraamaan osallistujatietoja osana muita myynti- sekä markkinointiaktiviteetteja. Tällä tavalla kaikki tieto on aina päivitetty, kun listat päivittyvät automaattisesti kumpaankin järjestelmään kutsuttujen sekä osallistujien osalta.
Tämä tarkoittaa myös sitä, että kaikkien asiakkaiden ja prospektien kanssa työskentelevien ei tarvitse opetella uuden järjestelmän käyttöä, vaan uusi tieto löytyy kätevästi tutusta ympäristöstä.
Miten viestiä tapahtumasta tehokkaasti somessa?
Some on edelleen yksi tehokkaimmista kanavista tavoittaa oma yleisösi. Etenkin kohdentamisen kannalta sosiaalinen media tarjoaa todella kattavia työkaluja. Miten sitten erottua suuresta massasta ja postaus-viidakosta edukseen?
Tapahtuman aihe ja sisältö kannattaa pyrkiä kiteyttämään mahdollisimman napakasti ja huomiota herättävästi. Tässä voi hyödyntää kysymyksiä tai toteamuksia, jotka vastaavat tai haastavat kohderyhmäsi päivittäistä työtä. Kannattaa myös harkita onko tarpeen ilmoittaa tapahtuman maksullisuus. Varsinkin ilmaiseksi järjestettävien tapahtumien kohdalla tämä kannattaa mainita, jolloin kynnys osallistua laskee.
Kohdentaminen on myös tehokas tapa viestiä omasta tapahtumasta. Lähes kaikilla alustoilla on mahdollisuus tehdä kohdennettua mainontaa ja hyväksikäyttää lookalike-yleisöä, jolloin alusta itsestään laajentaa kohderyhmää samankaltaisiin käyttäjiin kuin alkuperäinen kohdeyleisösi.
Viesti tulisi siis rakentaa kohderyhmä edellä, jonka jälkeen kohdentamalla varmistaa että juuri tämä ryhmä näkee viestisi. Kun puhut yleisöllesi heidän kielellään, erotut muista toimijoista, jotka eivät tee niin.
