E-mail marketing för dina event - så lyckas du

Eventorganisatörer vet att nyckeln till framgång inom event marketing är att ha en välstrukturerad och målinriktad marknadsföringsplan. Centralt i detta är e-post-utskick som ett sätt att få direktkontakt med potentiella kunder och till de som anmält sig till ett event. Enligt statistik från Mailchimp har e-postmeddelanden om event en genomsnittlig öppningsfrekvens på 20,51 procent och en klickfrekvens på 2,26 procent. Tappa inte bort e-postens fulla potential när du marknadsför dina event!

Låt kampanjerna fortsätta även efter att kunder registrerat sig. Det finns möjligheter att använda e-post för att öka engagemanget för ditt event och uppmuntra till närvaro.

Önskar du fler idéer om hur du kan använda e-post i event marketing kan du titta på Lyytis webbseminarium som handlar om just detta.

Skapa en email marketing plan

Vad är nyckeln till framgång? -Planera dina utskick! Genom att skapa en struktur som du kan följa har du möjlighet att vara som mest effektiv. Det innebär också att du kan automatisera en del av uppgifterna om du använder en plattform för eventhantering som Lyyti. Eventledare har ofta mycket att göra och ett verktyg som detta spar deras tid avsevärt. Du kan inkludera alla typer av e-postmeddelanden i din plan, bland annat:

• En inbjudan där eventet tillkännages.
• Uppföljningsmail efter eventet.
• Omnämnanden av eventet i ditt nyhetsbrev.
• Bekräftelse till de som registrerat sig.
• E-postmeddelanden med sammanfattning av innehållet till anmälda.
• Påminnelser i samband med ditt event.
• E-postmeddelanden efter eventet med tack för att du deltog/synd att du missade det.
• Uppföljande e-postmeddelanden om eventets innehåll.

Spana in ett exempel på en marknadsföringplan för event. Denna inkluderar e-postkampanjer, med en mall som du kan ladda ner här.

Olika typer av event kräver olika email-sekvenser och det är viktigt att du inte skapar endast en process som är den du följer. Låt oss ta ett exempel; ett tillverkningsföretag som tillverkar maskiner för att hjälpa till med automatisering har skapat ett onlineutbildningsevent för att tala om olika sätt att ställa in sina maskiner för olika arbetsflöden. När de tänker igenom sin plan för email marketing bör de tänka på följande:

• Vilka är deras mål med eventet?
• På vilket sätt tillgodoser eventet kundernas behov?

De skapar sedan e-postmeddelanden som tillgodoser mottagarnas behov. Eftersom det är ett event som troligen kräver viss kunskap om deras produkter är det klokt att använda ett nyhetsbrev som en del av flödet eftersom mottagarna troligen redan är engagerade i produkterna.

Om de nuvarande kunderna har en personlig kontakt på företaget kan det vara på sin plats att överväga att segmentera utskicken och skicka ut inbjudningar så att de kommer från den enskilda representanten. Ett igenkännbart namn kan ha stor inverkan på svarsfrekvensen.

Slutligen, för de som inte kan komma till eventet kan du inrätta ett e-postflöde som erbjuder en möjlighet att få tillgång till materialet senare. Denna typ av utbildningsinnehåll har troligen en rimlig livslängd, så låt det inte förfalla efter att själva eventet har ägt rum.

Värdet av bra data

Framgångsrik email marketing bygger på data av god kvalitet, glöm aldrig bort betydelsen av detta när du planerar dina kampanjer. Data för ditt företag kan finnas i olika system, därför är det viktigt att arbeta med en eventplattform som enkelt kan integreras med dem. En plattform som Lyyti kan enkelt ansluta till exempelvis Salesforce, vilket säkerställer att du kan nå dina bästa potentiella kunder.

Email marketing för att öka engagemang vid event

Du kanske ser e-post som ett verktyg för att få in anmälda deltagare. Det finns dock fler möjligheter. Eventet skapar av naturliga skäl värdefullt innehåll av intresse för målgruppen. Du kan använda detta som en möjlighet att öka intresset hos anmälda via e-post genom att ge dem en förhandstitt på vad som kommer att hända under eventet, eller kanske genom att dela med dig av relaterat värdefullt innehåll?

Låt oss ta ett exempel på ett tillverkningsföretag som tillverkar delar till bilindustrin. De anordnar ett event för nuvarande och potentiella kunder i samband med lanseringen av ett nytt produktsortiment som tar upp ett specifikt problem. Som en del av detta har de bokat in en gästtalare som är branschexpert och som ska tala om de problem som företagen står inför och som dessa delar kan lösa. Ofta är tillvägagångssättet att presentera en talare för att uppmuntra till registrering och därefter bara skicka påminnelser om själva eventet. Föreställ dig istället ett samarbete med talaren där du tar reda på mer om hans eller hennes presentation – på så vis bör det vara möjligt att skicka ut två utskick till anmälda personer före eventet:

1. En förhandsvisning av talarens föredrag. Sammanfatta alla punkter som de planerar att gå igenom. På så sätt kan deltagarna vara säkra på att deras tid kommer att vara väl investerad.
2. Ett andra utskick där du tar upp en av punkterna mer i detalj! Detta skapar förtroende eftersom deltagaren då vet att det kommer att vara ett bra och värdefullt innehåll.

Avsluta ett av dessa utskick med ett ”Missa inte hela presentationen för mer information!” och påminn mottagaren om datum och tid. På samma sätt förbises ofta möjligheterna att öka engagemanget för eventet efter att det har ägt rum. Det kommer alltid att finnas personer som inte kan delta. Genom att göra presentationer tillgängliga för visningar i efterhand, eller anteckningar att ladda ner har du ytterligare möjlighet att få de som missade eventet att engagera sig i det och i själva budskapet.

Effektiv email marketing för event

Det är avgörande för din framgång att du förstår vad e-post kan göra för dina event, oavsett om du är verksam inom den tidigare nämnda tillverkningsindustrin eller om du riktar dig till en helt annan marknad. Du kan hitta mer vägledning om hur du gör dina event till en framgång i vår guide.

Planera noggrant för din målgrupp och att använd ett verktyg som hjälper dig med automatisering. Lär dig vad din publik är intresserad av och använd dina utskick för att lösa dess specifika problem.

Marknadsföringen bör fortsätta under planeringen av själva eventet och efteråt med hjälp av det värdefullt innehåll som skapas för att uppmuntra till engagemang.

Varför inte ta tillfället i akt att se en plattform för eventhantering med alla integrationer och verktyg för automatisering som du behöver i praktiken? Boka din demo av Lyyti redan nu.