Trots att den tryckta inbjudan ibland anländer med posten så anmäler man sig numera till evenemang på många olika sätt. Man kan klicka ja tack i ett Facebookevent, fylla i ett elektroniskt anmälningsformulär, svara per e-post eller ringa in sin anmälan per telefon. Ju fler sätt man kan anmäla sig till ett evenemang på, desto fler handpar och arbetstimmar krävs det för att ta emot anmälningarna. Största delen av det manuella eventhanteringsarbetet går ut på att just ta emot och uppdatera deltagarinformation, samt all den kommunikation som krävs kring eventet. Först samlas deltagardata in i en och samma databas. Sen skickar man ut bekräftelser på anmälan, påminnelsemeddelanden och feedbackformulär - minst. I de flesta fall krävs ytterligare eventkommunikation utöver dessa basmeddelanden. Utöver detta måste någon hålla reda på avbokningar, förändringar på anmälningsuppgifter etc, och samtidigt ska eventets kapacitet optimeras. Det blir ganska mycket att stå i med!
Detta behöver alltså en eventarrangör lösa för att kunna ta hand om deltagarhanteringen på ett adekvat sätt:
- Ett lämpligt sätt att skicka ut inbjudan och samla in deltagardata: T.ex. tryckta inbjudningar, ett onlineformulär, e-postinbjudan, en länk till eventsidan där anmälning sker etc.
- Någonstans att samla och förvalta deltagardata, dvs ett register: T.ex. en exceltabell, ett anteckningsblock, ett epostregister etc. Observera dataskydd och sekretess!
- Ett sätt att säkerställa tillgång till tillräcklig deltagarinformation: T.ex. onlineformulär, e-postbekräftelse.
- Kanaler för kommunikation med deltagarna: För att delge information om eventet men också för att ta emot avbokningar och ändringar (t.ex. e-post, telefon).
- Tillräcklig arbetskraft för att driva ovannämnda processer: Antalet man på däck som behövs beror på hur automatiserad eventprocessen är. Vissa verktyg kräver mer Copy+Paste än andra.
Vi tycker att det elektroniska anmälningsformuläret är den mest effektiva och minst arbetsdryga metoden för att ta emot anmälningar. Automatik underlättar, och när all data finns i samma register är det lätt att klassificera, filtrera, arrangera och rapportera deltagarlistor på basen av olika söktermer.
Hantering av eventdata mer invecklat än man kunde tro
Det finns, som känt, en uppsjö av olika lösningar för datainsamling att välja på, t.ex. marknadssystem eller enkätverktyg. Det brukar dock vara svårt att anpassa system som inte specifikt är till för eventhantering till de uppgifter som de skulle behöva kunna klara av. Exempelvis lösningar som är ämnade för enkäter och frågeformulär är jättebra på att samla in information av och om deltagarna, men det blir svårt att t.ex. förverkliga eventkommunikation eller ta ut rapporter på basen av deltagarstatus eller typ av deltagare. Oerhört få enkätverktyg går att integrera med andra system, vilket skulle underlätta både datahantering och kommunikation betydligt.
Varför ordnas det då idag en massa evenemang med hjälp av endast marknadssystem, exceltabeller eller Google Forms? Och framför allt hur? Svar: Inte särskilt vällöpande, med stor möda och mycket manuellt arbete. Även dataskyddsnivån kan bli ett problem. I och med GDPR är det viktigare än någonsin att fastställa goda principer för hantering av deltagardata och se till att de följs.
Hur skiljer sig då ett specialiserat eventsystem från andra lösningar som tagits fram för datainsamling? Grejen är den att eventsystemet tar hand om tungrodda manuella arbetsskeden som de andra lösningarna hoppar över. Eventsystemet är fyra verktyg i ett. Här är en lista på de viktigaste egenskaperna ett bra eventsystem besitter och vilka problem de löser.
1. Kapacitetshantering
Ett evenemangs kapacitet kan bero på t.ex. utrymmet eller antalet sittplatser. Ett specialiserat eventsystem har funktioner med hjälp av vilka man kan bestämma kapacitet och undvika överbokning. Kapacitetshantering underlättar även med att hålla koll på anmälningssituationen och undvika no show, eftersom det oftast finns en köfunktion (mer om detta i punkt 3).
2. Deltagartyper
Ett bra eventsystem tillåter dig att dela upp deltagarna i olika klasser eller typer. Det är bra att kunna dela upp t.ex. kunder, prospektiva kunder och samarbetspartners på olika listor och i olika kapacitetsgrupper. Olika deltagartyper kan t.ex. få olika eventkommunikation, för att säkerställa relevanta budskap och maximal nytta av deltagandet i allmänhet.
3. Kölista
I en perfekt värld skickar eventarrangören ut n antal inbjudningar, n stycken tas emot och registreras och n stycken deltagare dyker upp på eventet. Men världen är långt ifrån perfekt, i verkligheten kan deltagartillståndet fluktuera in i den sista minuten innan eventet går igång. Det blir svårt att hitta ersättare för de deltagare som avbokar i sista stund. Att bevaka deltagarantalet och optimera deltagarkapaciteterna kräver en hel del av arrangören. En automatisk kölista löser problemet: så fort någon deltagare avbokar, kan en annan ta hens plats utan att arrangören behöver ingripa.4. Systemintegration
Ett bra eventsystem är en lagspelare som stöder datahantering och användning av data i andra system, t.ex. i kundvårdssystem eller i marknadssystem. Hela organisationen har nytta av ett bra eventsystem, inte endast teamet som direkt jobbar med eventet.
5. Slut på överskrivning av data
Marknadssystem är bäst på att bevara den allra senaste uppdateringen. Det kan leda till problem om man ordnar flera evenemang samtidigt: Marknadssystemet uppdaterar en deltagares uppgifter varje gång hen anmäler sig till ett event eller utför någon annan åtgärd. Om anmälan till flera evenemang tas emot i ett sådant system samtidigt, blir det en enda röra när systemet hela tiden skriver över den senaste dataentryn med ny information. Om man försöker kontra genom att skapa dedikerade datafält för varje svar i varje evenemang, sitter man snart där med tiotals datafält som heter likadant men ingen vet vilka evenemang de hör till.
5. Att ta emot avbokningar och ändra på deltagarinformation
Det här är mycket värdefullt för deltagaren: att kunna gå tillbaka och ändra på sina anmälningsuppgifter samt att kunna avboka själv. I eventsystemet behöver arrangören endast sätta slutdatum för förändringar och avbokningar, alla andra justeringar på sina egna uppgifter sköter deltagaren själv. Förändringar syns hos bägge parter i realtid, så arrangören slipper uppdatera rapporter och ta ut nya listor varje gång hen vill följa upp deltagarantalet.
6. Återkoppling
För att utföra enkäter och återkoppling har de flesta ett externt system eller verktyg, trots att bägge är vardagsmat för alla eventarrangörer. Välformade eventsystem innehåller enkät- och formulärfunktioner, så att återkopplingsenkäter och liknande kan kopplas direkt till evenemanget som redan finns i systemet.
7. Rapporter
Att behöva visa och dela deltagarinformation till många olika parter, det är typiskt för evenemang. Cateringfirman ska ha en lista på deltagare med specialdiet, transportleverantören behöver pricka av dem som ska åka med på sin lista etc. Informationen ska vara uppdaterad och relevant och en extra utmaning utgörs av sekretess och skydd av personuppgifter. Samarbetspartners och underleverantörer ska endast ha tillgång till de uppgifter de behöver för att utföra sin uppgift, resten angår dem inte. I bra eventsystem kan man ta ut lösenskyddade onlinerapporter på basen av de uppgifter som behövs, utan att riskera läckage av känsliga uppgifter.
8. Eventkommunikation
Ett utförligt eventsystem tar hand om att eventkommunikationen är uttömmande, relevant och rätt tajmad för de olika deltagargrupperna. Arrangören ska endast behöva skapa sina meddelanden och ställa upp dem för att sändas i rätt ögonblick, automatiken tar hand om resten. I vissa fall är det lika enkelt att programmera in SMS som e-postmeddelanden.
9. Uppföljning av deltagare
Att kunna följa upp vad en enskild deltagare tar sig till är lika oumbärligt som att få hen att anmäla sig från första början. Arrangören bör veta vem som faktist var på plats, vem som uteblev utan att avboka osv, för att kunna hålla kommunikationen relevant och kunna utveckla sin eventverksamhet. Bra eventsystem tillåter olika närvarostatus för deltagare, t.ex. checked in, no show etc. Marknadssystem och andra lösningar saknar denna funktion, de innehåller också sällan en app eller något motsvarande för att checka in deltagare på själva eventet.
Eventsystemet underlättar inte bara arbetet för eventarrangören: det har en direkt inverkan på eventverksamheten som en helhet. What you can't measure, you can't manage. På basen av data från eventsystemet kan arrangören analysera sina evenemangs framgång och utveckla sin verksamhet konsekvent och utan att behöva gå på känsla. Eventsystemet hjälper till med att engagera deltagarna, höja kvaliteten på själva eventen och öka event ROI. Det sistnämnda hänger starkt ihop med evenemang som har inträdes- eller deltagaravgift: att ordna sådana evenemang utan ett komplett eventsystem är en helt annan historia.
