" Jag jobbar som produktionsledare på FLX som producerar Barncancergalan – Det svenska humorpriset, ett event med cirka 350 gäster som även livesänds i Kanal 5 på uppdrag av Barncancerfonden.
Tidigt i vår förproduktion letade vi efter ett eventsystem som kunde hjälpa oss med gästhanteringen och jag kom i kontakt med Lyyti. Vi ville effektivisera gästhanteringen och hitta ett system som gjorde att registreringen av gästerna gick smidigare och snabbare.
Med hjälp av Lyyti har vi skött all kommunikation med våra gäster och kunnat välkomna dem till galan på ett trevligt och smidigt sätt. Systemet har även hanterat all deltagardata, en eventsida och anmälan efter vårt eget manér.
Tidigare år har dessa arbetsuppgifter skötts via Excel och Google Docs. Genom att använda Lyyti kunde all deltagardata hanteras säkrare och mer effektivt.
Vår kommunikation med de medverkande och gästerna har tidigare skötts via vårt vanliga mailprogram, men genom att låta Lyyti sköta alla utskick kunde vi enkelt se vilka deltagare som nåtts av informationen och vilka som behövde en påminnelse. Dessutom kunde Lyyti skräddarsy all kommunikation efter vår grafiska profil.
Vår gala har många olika typer av gäster då vi är tre parter med separata gästlistor, som alla har varierande hålltider under galakvällen samt olika platssektioner i salongen. Det vi behövde var ett system som kunde organisera detta åt oss. Det kunde Lyyti.
En stor bonus var att våra partners, Kanal 5 och Barncancerfonden, enkelt och smidigt kunde ta del av gästlistorna under arbetets gång och att de under galan hade snabb och enkel åtkomst till gästlistan genom Lyytis app direkt i mobilen, och i realtid kunde följa med hur registreringen gick.
Registreringen av gästerna gick smidigt och flöt på bra. Vi hade 3 – 5 värdar utplacerade med iPads i entrén, de tog emot gästerna och bockade av dom samt gav dem sina platser.
Det bildades aldrig någon längre kö så att våra gäster behövde stå och vänta. Ett stort plus och en förbättring från föregående år, vi är mycket nöjda!
