I tuffare tider är det kanske viktigare än någonsin att fortsätta arrangera event, då event är det perfekta verktyget för att växa och stärka er business. Du kan både öka er leadsgenerering, bygga starkare kundrelationer och boosta företagskulturen med hjälp av event. Men hur gör man när företaget drar ner på eventbudgeten och resurserna? Vi har tagit fram en guide som berättar hur du kan göra mer med mindre, i tuffare tider.
Sätt upp en tydlig eventprocess
Att arrangera event kan vara tidskrävande, speciellt om ni inte har en tydlig process. Trots att inget event är det andra likt, kommer eventskapandet med största sannolikhet vara densamma eller snarlik för alla era event. Oavsett om eventet är litet eller stort, live, online eller hybrid. Skapa därför ett ramverk som kan användas av alla som arrangerar event hos er.
Vi rekommenderar dig att lägga tid på detta, för så snart du har ett ramverk på plats kommer det gå smidigare att arrangera event. Det gör också att du snabbt kan skala upp och ner era event, utifrån förändringar i budget och resurser.
Önskas hjälp på vägen? Ta del av våra guider och mallar nedan för att komma igång snabbare och få inspiration till din eventprocess. Klicka på rubriken för att komma till det material du önskar.
- Välj rätt eventformat
Live, online eller hybrid? Gör en mall för vilket format som ska användas till vilket event. Vi har tagit fram en guide som hjälper dig välja rätt. - Tidslinje för eventkommunikation
Få fler deltagare och minska no-show med rätt kommunikation. I vår tidslinje för eventkommunikation ser du när och hur du ska kommunicera för att skapa den bästa eventupplevelsen. - Marknadsföring av dina event
Om du inte syns är det svårt, om än inte omöjligt, att locka deltagare till ditt event. Se till att skapa genomtänkt event marketing med hjälp av vår mall. - Se till att dina even är GDPR-säkra
Se till att du inte missar datasäkerheten på dina event. Ta hjälp av vår GDPR-guide för att se till att dina deltagares data är i säkra händer innan, under och efter eventet. - Mät och jämför varje event
Den största kostnaden för ett event är den tid deltagaren investerar i ditt event. Se därför till att eventet är värt dina deltagares tid. Mät och jämför alla dina event, för att se vilka event som är värda för er att investera i och vilka du ska strunta i. Läs vår EVS-guide (Experience Value Score) för att se hur du kan jobba med uppföljningen av dina event. - Utvärdera dina event med ett retrospektiv
Använd vår mall för retrospektiv, där du själv utvärderar dina event. Det gör att du kan ta med det som var bra till nästa event och skippa det som gick mindre bra.
Ta hjälp av AI i ditt Event Management
Så snart du har din eventprocess på plats är det dags att börja planera ditt nästa event. Att använda AI (Artificiell Intelligens) för din eventplanering kan hjälpa dig effektivisera och optimera olika processer, från att välja rätt plats och tidpunkt till att planera marknadsföringsstrategier och skapa eventkommunikation. Här är några tips om hur du kan använda AI-verktyg, till exempel ChatGPT och Jasper, för ditt event management:
Eventidéer: Be AI-verktyget brainstorma idéer för ditt event, antingen gällande plats, förslag på talare eller tema för eventet.
Budget: Planera din budget och optimera dina utgifter. Ta hjälp av AI för att se hur du kan maximera din budget och identifiera områden du kan spara in på - utan att tumma på kvaliteten.
Analysera din målgrupp: Använd AI-verktyg för att analysera din målgrupp och deras beteende. Detta kan ge dig insikter om vad som lockar och intresserar dem, vilket i sin tur kan hjälpa dig att skapa ett event som dina deltagare verkligen inte vill missa.
Rätt tid och plats: Maximera deltagandet genom att välja rätt tid och plats för ditt event. Använd AI-verktyget för att analysera data från tidigare event och andra evenemang som äger rum samtidigt som ditt event. Du kan då få hjälp att välja rätt tidpunkt så att ditt event inte krockar med andra event. Ska du ha ett fysiskt event eller möte kan du även ta hjälp med att hitta bästa möjliga plats utifrån faktorer som demografi, tillgänglighet och pris.
Marknadsföringsstrategi: Skapa en marknadsföringsstrategi som är kostnadseffektiv men samtidigt maximerar deltagandet med hjälp av AI. Verktygen kan ge dig förslag på hur du kan använda sociala medier, email marketing och andra digitala verktyg för att marknadsföra ditt event och locka deltagare.
Marknadsföring av ditt event: Att skapa content och marknadsföring för ditt event kan vara tidskrävande och ibland även skapa frustration. Tur då är att det finns en hel del hjälp du kan hämta från AI-verktyg:
- Generera relevant och engagerande content. Få hjälp att skapa blogginlägg, content till sociala medier, event marketing och annat material som hjälper dig locka fler deltagare.
- AI-verktygen kan hjälpa dig analysera din målgrupp och skapa relevant content som väcker intresse hos din målgrupp. Ge så mycket detaljer som möjligt till verktyget för att få ut bästa möjliga resultat, till exempel ålder, intressen, titlar, vilken bransch de jobbar inom, vart de bor och så vidare. Har du flera målgrupper på ditt event? Be då verktyget ta fram olika typer av content så att du kan målgruppsanpassa all kommunikation.
- Optimera din contentstrategi genom att be verktyget analysera data om vad som fungerar och vad som inte fungerar. Till exempel kan det användas för att analysera hur dina inlägg på sociala medier och e-postmeddelanden presterar, samt ge dig förslag på hur du kan förbättra din kommunikation och öka engagemangsnivåerna.
Vi rekommenderar dig dock alltid att gå igenom det material du tar fram med AI-verktyget. Även fast det kan tyckas lockande att bara kopiera och klistra in, är det viktigt att allt du kommunicerar ut, postar på sociala medier eller lägger upp på din hemsida, matchar ert varumärke.
Hitta sponsorer och partners
Att göra event ihop med andra, till exempel sponsorer eller partners, är smart ur flera perspektiv. Antingen för att få mer budget och resurser till ditt event eller för att få dit fler deltagare. Fundera på vilka företag som skulle kunna ha nytta av att synas på ditt event, men framförallt - vilka företag skulle gynna din verksamhet? Ett gemensamt event är ett perfekt tillfälle att introduceras inför varandras kunder. En win-win för båda parter helt enkelt!
Dessutom kan det även vara enklare att få de inbjudna att tacka ja till eventet, om inbjudan kommer från en person eller företag de redan har en relation till.
Glöm dock inte bort att företaget eller företagen måste matcha ditt events tema och det är även viktigt att ni är överens om den ultimata deltagaren, den så kallade ICP (Ideal Customer Profile).
Automatisera din eventprocess med hjälp av eventverktyg
Att arrangera event är tidskrävande. Låt därför inte det administrativa jobbet ta upp din dyrbara tid. 7 av 10 säger att kvaliteten på deras event ökat med hjälp av Lyytis eventverktyg. Med rätt lösning kan du:
- Effektivisera eventprocessen genom att snabbt kunna skapa eventsidor, underlätta registrering, automatisera eventkommunikationen och uppföljningen - utan att missa något viktigt.
- Spara tid genom att endast använda ett verktyg som förenklar hela eventprocessen från början till slut.
- Ta datadrivna beslut med hjälp av den data du samlar in från dina event. 93 % säger att de kunnat förbättra insamlingen av feedback med hjälp av Lyytis eventverktyg, och tack vare det kunnat utveckla och skapa bättre event.
- Spara pengar genom att använda en lösning för allt. Att använda flera olika verktyg för eventet kan i slutändan bli dyrt, men framförallt rörigt.
- Skapa säkrare event genom att använda ett verktyg som är GDPR-vänligt och gör det möjligt för dig att till exempel dela data med tredje parter på ett säkert sätt eller automatiskt anonymisera känslig data efter dina event.
- Öka engagemanget med hjälp av ett verktyg som förenklar eventkommunikationen innan, under och efter eventet. Tips! Använd sms för att öka deltagandet och skapa mer engagemang. Du kan till exempel påminna om att eventet snart drar igång eller varför inte bjuda på ett tips?
- Skapa personlig kommunikation. Med hjälp av rätt eventverktyg kan du personifiera dina meddelanden, vilket hjälper dig att skapa ännu starkare relationer till dina deltagare. Har du kört fast med innehållet? Fråga ChatGPT 😉
Genom att använda ett eventverktyg kan du helt enkelt få ut mer av dina event men lägga mindre tid och resurser på eventskapandet!
Jobba smartare, inte hårdare
Dra inte in på era event eller tumma på kvalitén, hitta istället nya vägar att göra mer med mindre. Vi hoppas våra tips hjälper dig på vägen att skapa ännu fler meningsfulla möten och event!
Vill du veta mer om hur ett eventverktyg kan hjälpa dig göra bättre event med mindre tid och resurser?
Herobild: Oko_SwanOmurphy Canva
