Alla bjuder in till event tisdag förmiddag. Och så undrar vi varför ingen kommer...
Sanningen är att timingen, när eventet sker och inte (bara) vad det handlar om, har blivit den hårdvaluta som avgör om någon faktiskt dyker upp 2026. Inte innehållet, talaren eller lokalen. Utan kalendern.
Och våra kalendrar är fulla.
Datan i Lyytis trendrapport visar detta svart på vitt. Möten, webbinarier, branschluncher, after works, kompetensutveckling, listan på saker att göra växer i en takt som ingen marknadschef riktigt pallar med. När alla slåss om samma tidsslot är det inte längre den bästa idén som vinner. Det är den som får rätt plats i kalendern.
Mitt-i-veckan-fällan
Vi eventarrangörer är vanedjur. Datan visar att tisdag, onsdag och torsdag fortfarande dominerar och oftast under traditionell arbetstid.
På pappret är det smart, i praktiken är det rusningstrafik.
För när alla väljer samma fönster börjar eventen konkurrera med varandra om exakt samma uppmärksamhet. Inbjudningarna landar i inboxen samtidigt. Deltagarna prioriterar blixtsnabbt och även det bäst designade eventet riskerar att åka i papperskorgen för att kalendern redan är full innan din inbjudan hinner öppnas.
Den tysta after-work-revolutionen
Men något håller på att hända och nästan ingen pratar om det.
Event som startar senare på dagen växer kraftigt jämfört med tidigare år:
-
event som startar kl. 17 har ökat med 11 %
- event kl. 18 har vuxit med 27 %
- event kl. 19 har ökat med hela 34 %
Arrangörerna börjar med andra ord testa nya tidsfönster. Och det funkar.
Kvällsevent har en annan energi, folk kommer med färre to-do-listor i bakhuvudet, samtalen flyter naturligare och ingen springer mot nästa Teams-möte. Det är inget magiskt trick, utan det handlar om att veta vad just din målgrupp vill ha.
Sommarens svarta hål heter juli
Timing är inte bara ett klockslag, det är också en månad (eller två). Eventaktiviteten följer en förvånansvärt stadig årsrytm.
I juli rasar deltagandet dramatiskt, helt enkelt för att live-eventen pausar under semestern och i augusti studsar volymerna tillbaka som en boll när alla är på plats igen och redo att ses.
Slutsatsen är obekväm men nödvändig: ett briljant event på fel datum kommer fortfarande kämpa i motvind. Publikens vilja att engagera sig är inte konstant och det måste våra kalendrar börja respektera.
Mellanrummen är också timing
På vår trendfrukost i februari på United Spaces satte Niclas Rahm, CMO och CCO på Liwlig, fingret på något som de flesta arrangörer missar:
"Designa medvetet med lite luft. Det riktiga värdet skapas i mellanrummen där folk får prata med varandra."
Och här är grejen: luft i schemat är också timing. Det är ett aktivt val att inte trycka in fyra programpunkter där tre hade räckt. Att lämna utrymme för det samtal som faktiskt får människor att komma tillbaka nästa gång.
Frågan är inte längre "hur mycket innehåll kan vi få in?". Frågan är "när är min målgrupp som mest mottaglig att engagera sig på riktigt?"
Förr designade vi event efter våra egna deadlines. Nu måste vi designa dem efter målgruppens uppmärksamhet. Ibland innebär det att flytta starten till 18.00 istället för 10.00. Ibland att undvika juli helt eller kasta runt helt och lägga eventet just då. Ibland att lägga in 20 minuters luft mellan två programpunkter istället för att klämma in en till.
För i slutändan konkurrerar ditt event inte bara med andra event. Det konkurrerar med allt annat som vill ha en bit av deltagarens tid.