Asioidessasi Keskon päivittäistavarakaupan, tai esimerkiksi K-Raudan myymälöissä kohtaat ammattitaitoista henkilökuntaa. Keskon K-Academy tukee kaupan henkilökunnan osaamista, oli kyseessä sitten urapolku kauppiaaksi, tai muu osaamisen päivittäminen. K-ryhmän koulutuspalvelut hoitavat näiden koulutusten hallinnoinnin ammattitaitoisesti ja asiakkaan etu edellä. Kuluvan vuoden tammikuussa Kesko oli uuden edessä, kun yritys kätteli sopimuksen Lyytin kanssa. Kuudentoista hengen koulutus -palveluiden tiimille oli iso ponnistus, kun sekä kauppiaille että kaupan henkilökunnalle, kuin myös Keskon henkilökunnalle kohdistettu koulutustarjonta siirrettiin Lyytiin. K-ryhmän koulutuspalveluiden HR Process Specialist ja järjestelmän pääkäyttäjä Päivi Österlund istahti alas kanssamme kertaamaan kuluneen vuoden vaiheita, aina käyttöönotosta nykyhetkeen.
“ Lyyti on merkittävästi vaikuttanut käytäntöihin, ja muuttanut meidän koulutusten hallinnan prosesseja. Meillä oli aikaisemmin käytössä oma räätälöity softa, josta K-ryhmän koulutuspalvelut on siirtynyt hallinnoimaan koulutuksia Lyytillä. Toisena pääkäyttäjänä meillä on päivittäistavarakaupan ja rakentamisen ja talotekniikan kaupan assistenttipalveluiden esimies Sari Savolainen, jonka kanssa koordinoimme kaikki järjestelmän käyttäjiin ja käyttöön liittyvät asiat”, kertoo Österlund projektin vaiheista.
Käyttöönotto on sujunut vaivatta
Alkuvuosi oli hyvin toisen näköinen, ja koulutuksia suunniteltiin pidettäväksi livenä. Käyttöönoton ollessa hyvässä vauhdissa koko maailma muuttui kertaheitolla ja maailmanlaajuisen epidemian vuoksi koulutuksia lähdettiin siirtämään vauhdilla verkkoon. Keväällä eniten päänvaivaa aiheutti osallistumisen varmistaminen Teamsilla toteutettuihin koulutuksiin.
“ Lyytiin on kesällä tullut online-toiminnallisuus verkossa tapahtuviin koulutuksiin, joka mahdollistaa liittymisen järjestelmän kalenterikutsusta suoraan koulutukseen. Tämä on meille todella tärkeä ominaisuus ja toivottu kehityskohde”, kiittelee Österlund.
Käyttöönoton yhteydessä Lyytin kouluttaja Janina Ahola rohkaisi olemaan aktiivisesti yhteydessä asiakaspalveluun matalalla kynnyksellä. Myös koulutusvideot ja järjestelmän ohjeet saavat Päiviltä kiitosta.
“ Käyttöönotto tapahtui hyvin nopeasti ja saumattomasti ja asiakaspalvelua on hyödynnetty paljon niin soittamalla, kuin myös sähköpostin välityksellä. Käytän Lyytiä päivittäin tosi paljon. Jokainen koulutuspalveluiden tiimissä käyttää järjestelmää päivittäin. Pidän jatkuvasti Lyytiä auki toisella näytöllä ja päivitän sinne tietoja”.
Asiakkuusvastaava säännöllisesti yhteydessä
Lyytillä Keskon asiakkuudesta vastaa Key Account Manager Antti Vaahtoranta, joka on työskennellyt Lyytillä pian yhdeksän vuotta. Antti aloitti kouluttajana, josta siirtyi kansainväliseen uusasiakashankinnan kautta Key Account Manageriksi (KAM). Lyytillä KAM on yhdessä asiakaspalvelun ja Customer Success Managerin kanssa vastuussa yhteistyöstä tyytyväisten asiakkaiden hyväksi. KAM huolehtii, että asiakkaalla on sopiva lisenssi käytössä ja riittävä määrä käyttäjätunnuksia. Käyttäjien hyvän Lyyti-osaamisen varmistaminen on oleellinen osa toimenkuvaa.
“Anttiin olemme tutustuneet kesälomien jälkeen. Hän on huipputyyppi, joka hyvin proaktiivisesti on yhteydessä, ja tarjoaa erilaisia ratkaisuja. Nämä yhteydenotot ovat nimenomaan pääkäyttäjien tehtäviin ja koko organisaatioon liittyviä asioita. Isossa organisaatiossa käyttötarpeita on lukuisia ja nyt Lyytiin on rakennettu erikseen koulutuksille, päivittäistavarakaupalle, rautakaupalle, autokaupalle ja muille yhteisille toiminnoille omat alaorganisaatiot. Heillä kaikilla on omat käyttäjät ja tällä hetkellä eri puolilla otetaan Lyytiä käyttöön” , luettelee Österlund.
“ Isompien asiakkaiden kanssa käydään ohjausryhmä-tyyppisesti säännöllisesti läpi Lyyti-käyttöä ja palautteita. Keskon kanssa on ollut hienoa päästä auttamaan käyttöönotossa isolle käyttäjäjoukolle ja monenlaisiin käyttötarkoituksiin. Keskolla on alusta alkaen ollut hieno pyrkimys löytää yhteisiä toimintatapoja ja viedä näitä myös läpi koko organisaation kattaen”, lisää Vaahtoranta.
Keskolla on perustettu oma sisäinen Teams-kanava, jossa jaetaan yhteisiä käytäntöjä ja toimintamalleja järjestelmän käyttöön. Teknologia mahdollistaa joidenkin toimintojen tekemisen usealla eri tavalla. Tästä syystä K-ryhmän koulutuspalvelut ovat varta vasten laatineet oman tiimin järjestelmäohjeen, jossa on määritelty miten Lyytiä käytetään.
Taannoin oltiin tilanteessa, jossa keskustelua herätti erityisruokavalioiden kerääminen koulutuksista, tilaisuuksista ja tapahtumista GDPR:n huomioiden. KAM Antin avustuksella Keskolla saatiin käyttöön systeemi, jossa tiedot erityisruokavalioista anonymisoituvat seitsemän päivän kuluttua tapahtuman päättymisestä.
Fyysisiä kokoontumisia on vähennetty myös Keskolla, mutta onneksi Lyyti edelleen kirjoittaa!
Hybridi on päivän sana myös koulutuksissa
K -ryhmä on alkaneen syksyn aikana tehnyt muutamia tilaisuuksia myös hybridinä. Toistaiseksi ne ovat sujuneet oikein hyvin. Kyseessä useamman sadan hengen tilaisuuksia, joissa online toiminnallisuus on mahdollistanut osallistumisen ympäri Suomea.
Österlund kertoo, että Verottajan koulutusvähennykseen oikeutetut tapahtumat määräytyvät sen mukaan, onko kyseessä koulutus vai perehdytys. Toistaiseksi nyt järjestetyt hybridit ovat olleet sisällöltään yleisluontoisia, joten koulutusvähennyksiin oikeuttavia tunteja ei ole kerätty. Jatkossa näitä kuitenkin kerätään myös varsinaisten koulutuskokonaisuuksien osalta. Tällöin läsnäolotiedon rekisteröinnin merkitys on oleellinen.
“ Avaamme kouluttajille aina katselunäkymän järjestelmään, jolloin mobiilisovelluksella on mahdollista tsekata läsnäolijat paikalle. Tätä ominaisuutta tullaan hyödyntämään myös isommissa hybrideissä jatkossa”, pohtii Österlund.
Lyytillä huomioidaan asiakkaiden kehitystoiveet
Käyttäjät ovat olleet aktiivisia Lyytin toimintojen kehittämisessä, ja näistä on otettu Lyytin suunnalta koppia.
“Olisi ihanaa, jos jossain vaiheessa tulee mahdolliseksi luoda esim. vuoden kestävään monipäiväiseen tapahtumaan yksi kalenterikutsu, josta ilmoittaudutaan eri lähijaksoihin/tilaisuuksiin. Lisäksi meillä koulutuspalveluissa kouluttajien katselunäkymän jakamisen haasteena on ollut erityisesti lomien aikana se, että tuuraaja ei näe kenelle tapahtuman katseluoikeudet on annettu. Tämä on toistaiseksi ratkaistu aina Lyytin asiakaspalvelun kautta, mutta läpinäkyvyyttä on koulutuspalveluissa kaivattu tähän lisää”, kuvailee Österlund.
“ Käyttäjäkunnan vakiintuessa eri toiminnoissa ja käytön jalkautuessa saamme lisää käyttäjiä mukaan yhteisiin keskusteluihin. Näin voimme jatkossa linjata yhteisiä asioita, ja millaisia haasteita eri käyttäjiltä nousee pureskeltavaksi. Sanottakoon kuitenkin, että Lyyti on jo nyt helpottanut meidän arkea ja paljon”
Mittaamisen ja vaikuttavuuden arvioinnin merkitys
Tapahtumien mittaaminen on viety Keskolla hyvin systemaattiseksi ja vakiomuotoiset palautekyselyt toimitetaan aina koulutusten jälkeen osallistujille. Osaan koulutuksista tehdään noin puolen vuoden kuluttua koulutuksen ajankohdasta vaikuttavuuden arvioinnin kysely osallistujille.
Lyyti lanseeraa uuden tavan mitata osallistujan tapahtumaan käyttämän ajan arvoa EVS (Experience Value Score) marraskuussa ja mahdollisesti myös K -ryhmälle tämä on kiinnostava uusi tulokulma mittaamiseen. Aktiivinen kanssakäynti ja sparrailu Keskon kanssa on lähtenyt mahtavasti käyntiin. Synergia syntyy parhaiten, kun asiakkaan ja toimeksiantajan yhteinen tavoite on tuottaa osallistujalle paras mahdollinen osallistujakokemus.
