Mitä tulee mieleesi ajatellessasi tapahtumamarkkinointia? Satojen ihmisten massatapahtumia kansainvälisillä huippupuhujilla tai JVG:tä astelemassa lavalle valoshown saattelemana? Vaikka suuret tapahtumat ovat kiistämättä vaikuttavia, ne eivät kuitenkaan ole ainoa tie.
Covid-19 –pandemian aikana lähes kaikki tapahtumat siirtyivät verkkoon, mutta hiljalleen maailman avautuessa yritykset ovat alkaneet jälleen suunnittelemaan myös fyysisiä tapahtumia. Pienet ja paikalliset tapahtumat ovat monessakin mielessä helpoin ja turvallisin tapa aloittaa. Terveysriskien minimoimisen lisäksi näillä tapahtumilla on muitakin hyötyjä.
Pienet ja toistuvat tapahtumat skaalaavat teemaa ja luovat yhteyksiä
Isojen tapahtumien ongelmana on tapahtumasisällön lyhytikäisyys. Kun kaikki kulminoituu yhteen päivään, aihe kuolee yhtä nopeasti kuin on syntynytkin. Teemasta pitää pystyä rakentamaan kestävää sisältömarkkinointia, joka kasvaa ja kehittyy keskustelun myötä.
Voit pidentää tapahtumamarkkinoinnin elinkaarta vaikkapa suunnittelemalla toistuvan tapahtumakonseptin ja hyödyntämällä erilaisia tapahtumaformaatteja: aloita keskikokoisella tapahtumalla ja jatka teemaa käytännönläheisemmillä workshopeilla.
Pienissä tapahtumissa syntyy helpommin vuorovaikutusta osallistujien välillä. Tätä kannattaa vahvistaa luomalla tapahtuman ympärille esimerkiksi Facebook-ryhmän, joka jatkaa keskustelua tapahtumien välillä. Kun yleisö tutustuu toisiinsa, heille voi järjestää myöhemmin meetupin tai afterworkin.
Riskit pienenevät
Koko tapahtumamarkkinoinnin budjetin upottaminen yhteen tai kahteen tapahtumaan vuodessa on riskialtista. Harvoin tapahtumat epäonnistuvat totaalisesta, mutta tulos voi jäädä odotettua pienemmäksi, eikä investoinnille saa välitöntä vastinetta.
Skaalaamalla tapahtumien kokoa pienemmäksi myös niitä järjestävä projekti- tai työryhmä on paljon pienempi. Tiivis porukka saa usein tapahtuman tehokkaammin toteutettua, jos malttaa yksinkertaistaa tapahtuman konseptia.
Paikalliset tapahtumat vähentävät matkustamista
Maailman näyttäessä avautumisen merkkejä, on silti hyvä pyrkiä välttämään tarpeetonta matkustamista suositusten mukaisesti. Paikalliset tapahtumat vähentävät tehokkaasti matkustamista ja tämän lisäksi pystyt tavoittamaan tietyn alueen kohderyhmän tehokkaasti ja keskitetysti.
Samalla tulet tukeneeksi alueellista yrittäjyyttä hyödyntämällä esimerkiksi paikallisia catering-palveluita. Suosi paikallisesti tuotettuja raaka-aineita ja edellytä ympäristökuormituksen vähentämistä myös käyttämiltäsi palveluntarjoajilta.
Sisäisillä tapahtumilla hyöty irti yhteisestä ajasta
Kaikki tapahtumat eivät välttämättä ole suunnattu asiakkaille tai yrityksen ulkoisille tahoille. Iso osa tapahtumista ja kohtaamisista tapahtuu ns. päivittäisessä työssä.
Säännölliset kuukausipalaverit koko henkilöstölle tai eri osastoja yhdistävät projektipalaverit ovat myös tapahtumia, joilla on tavoitteita, haasteita ja mahdollisesti myös budjetti. Budjetin ei ole välttämätöntä olla varsinaista rahaa, vaan se voi myös olla henkilöstön kuluttama työaika. Tämän takia sisäisiin tapahtumiin kannattaa kiinnittää huomiota.
Arvioimalla ja seuraamalla myös näiden tapahtumien sisältöä sekä saavutettuja tuloksia, voidaan yhteinen aika käyttää tehokkaasti hyödyksi.
Oikean tapahtumatyökalun merkitys
Järjestitpä sitten minkälaisen tapahtuman tahansa, on tapahtumanhallinnan sujuttava ongelmitta ohjelmiston osalta. Erikokoiset ja eri aloilla toimivat yritykset tarvitsevat omaan työkalupakkiinsa erilaiset ohjelmat, kun huomioon aletaan ottaa esimerkiksi integraatio-mahdollisuudet tai vaikkapa maksut osana tapahtumaa.
Onkin tärkeää alkaa pohtimaan ja vertailemaan työkaluja hyvissä ajoin, jotta tapahtuma innostuksen puraistessa pääsee rivakasti eteenpäin!
Julkaistu 10.3.2020, päivitetty 24.6.2021.
