Tapahtumat ovat edelleen merkittävä osa monen yrityksen markkinointistrategiaa, siitäkin huolimatta että nykytilanne on vaatinut nopeita ratkaisuja ja joustavia muutoksia. Tapahtuma-alan tai siihen liittyvän markkinoinnin tulevaisuutta on edelleen vaikea ennustaa tarkasti, mutta tietyt skenaariot ja näkökulmat korostuvat tulevaa toimintaa pohdittaessa. Mikä tulee olemaan tapahtumamarkkinoinnin uusi normaali, kun tapahtuma-arkeen voidaan pienin varovaisin askelin palata?
Tapahtumien elinkaari pitenee
Meillä ihmisillä on perustavanlaatuinen tarve kohdata toisiamme, emmekä halua irtautua muista loputtomiksi ajoiksi. Samalla me kuitenkin mukaudumme uusiin tilanteisiin. Elämme nyt sellaista aikaa, jossa isot kehityssuunnat ottavat yhdeltä istumalta valtavia harppauksia eteenpäin. Teknologiset ratkaisut toimivat näiden harppauksien vetopyöränä. Tapahtumien kohdalla tämä tarkoittaa sitä, että online ja offline -tapahtumat rakentuvat saumattomammiksi poluiksi, hybridimallit yleistyvät ja tapahtumista tulee vahvempi osa markkinoinnin kokonaisuutta. Näiden seikkojen myötä tapahtumien rajat alkavat myös hälvetä, samalla kun niiden koko elinkaari pitenee.
Tapahtuma on osa sisältömarkkinointia
Sisältömarkkinoinnin perustana toimii perinteisesti yksi spesifinen teema, jonka ympärille rakennetaan useampia sisältöjä, eri kanavia hyödyntäen. Myös tapahtuma on osa tätä suurempaa kokonaisuutta, eli yksi sisältö muiden joukossa. Se alusta tai ne alustat, missä sisältö elää ja missä sitä esitellään, riippuu hyvin paljon sisällöstä itsestään.
Kun tapahtumien rajat hälvenevät, kasvaa konseptoinnin ja tarinankerronnan merkitys. Missä muodossa tapahtuma ikinä järjestetäänkään – verkossa, fyysisessä tilassa, tai jossakin näiden välillä – tulisi aidon kohtaamisen edelleen olla yksi tapahtuman päätavoitteista. Verkkotapahtumien kohdalla konseptoinnin ja teemoittamisen tarve korostuu, sillä sitouttaminen ja kohtaamisten arvotasapainon saavuttaminen vaatii niiden kohdalla huomattavasti enemmän huomiota, kuin perinteisissä offline-tapahtumissa. Online-tapahtumat vaativat myös panostusta taustatyöhön, sillä taustatietoa ja muuta dataa hyödyntämällä jokaiselle osallistujalle voidaan luoda juuri hänen yksittäistä kokemustaan tukeva yksilöity ja personoitu polku – jos tämä jätetään tekemättä, jää kokemuksellisuus helposti puuttumaan. Kokemusta luotaessa on osallistujalle tarjottava sellaiset ainekset, joiden avulla hän voi itse valita alustan, jonka kautta sisältöä seuraa. Kokemus on kuningas, oli alusta mikä tahansa.
Mikä on osallistujan rooli?
Osallistujan rooli on olla osa narratiivia, eli tarinankerrontaa, ja täten olla osana sisältöä. Tämän osallistujan roolituksen ja siihen liittyvän sitouttamisen tulisi tapahtua jo aikaisessa vaiheessa, ennen itse tapahtumaa. Hyvä sitouttaminen johtaa siihen että osallistuja jakaa tapahtumassa ajatuksiaan, näkemyksiään ja ideoitaan ja haastaa ja muovaa tämän kautta tarinan kulkua. Jotta osallistujalla olisi motivaatiota myötävaikuttaa sisältöön, on kantavan teeman oltava tarpeeksi mielenkiintoinen ja tätä mielenkiintoa on ylläpidettävä alusta loppuun. Järjestäjän tehtävä on rakentaa osallistujan odotuksia oikeaan suuntaan jo ennen tapahtumaa, ja tapahtumaviestintä on suunniteltava ja toteutettava tätä tarkoitusta varten. Tämä pätee etenkin online-tapahtumissa, mihin osallistujan on helppo mennä ja jossa hänen on helppo olla osallistumatta, jos hän ei koe sisällön koskettavan itseään.
Muuttuneen etäkulttuurin myötä myös ajan arvostus on korostunut ja aikaa käytetään jatkossakin järkevämmin; etätyöskentely ja etäosallistuminen on opettanut suunnitelmallisuutta, itsensä ohjaamista sekä aikataulutusta. Osallistuja voi täten olla entistä valikoivampi sen suhteen mihin haluaa osallistua ja aikaansa antaa.
Vastuullisuus on huomisen kantava teema
Vastuullisuus ja pienimuotoisuus tulevat olemaan tulevaisuuden kantavia teemoja. Rajoitukset ja varotoimenpiteet supistavat nyt arkeamme, ja tämä tulee pätemään vielä pidemmän aikaa, ainakin jossain muodossa. Täten on selvää että pienemmät paikalliset tapahtumat tulevat yleistymään. Tämä ei ole lainkaan huono kehityssuunta, vaan paikallisuus ja rajatut kapasiteetit voi olla jopa valttikortti; rajoitukset tarjoavat mahdollisuuksia luoda uusia tapahtumakonsepteja ja osallistujaryhmiä, jolloin kohtaamiset voivat olla merkityksellisempiä ja tavoitteellisempia kuin koskaan. Samaan aikaan järjestäjillä ja markkinoinnin ammattilaisilla on mahdollisuus luoda turvallisuuden tunnetta sekä viestiä läpinäkyvästi toiminnastaan ja sen vastuullisuudesta.
Jos haluat lukea lisää vastuullisesta ja ympäristöystävällisestä tapahtumatuotannosta, kannattaa lukaista tämä blogikirjoitus.
Kolme vinkkiä hybriditapahtumaa suunnittelevalle
- Aloita arvioimalla tapahtuman rooli osana koko markkinointia sekä pohtimalla miten tapahtuman elinkaarta voisi pidentää.
- Jatka konseptoimalla tapahtuma ja teemakokonaisuus.
- Mieti miten rakentaa asiakaskokemus. Tässä kohtaa pääpaino ei ole puitteissa, eli ständit, äänet ja kuvat ovat tässä toissijaisia. Keskity sen sijaan viestintään, ilmoittautumisprosessiin, vuorovaikutukseen ja sitouttamiseen.
Lyyti vieraili teeman osalta myös Dinglen kalsarikahveilla. Voit kuunnella tallenteen kokonaisuudessaan täältä.
