No-show on jokaisen tapahtumanjärjestäjän pahin painajainen. Jokainen tapahtuma tähtää no-shown nollaamiseen. No-showksi lasketaan tapahtumaan ilmoittautuneet, jotka syystä tai toisesta eivät saavu paikalle eivätkä ilmoita esteestä järjestäjälle.
Tapahtuman järjestämiseen, viestimiseen sekä hallinnoimiseen käytetään runsaasti resursseja ja esimerkiksi tila ja mahdolliset tarjottavat tilataan aina osallistujamäärän mukaan. On todella kurja tunne, mikäli no-show jää korkeaksi, eikä huolella rakennettu viesti ja sisältö saavuta kaikkia tapahtumasta kiinnostuneita.
Mitä keinoja tapahtumanjärjestäjällä on no-shown nollaamiseen? Entä miten hyötyä myös heistä, jotka eivät lopulta saapuneet paikalle?
Suunnittele tapahtumaviestintä huolellisesti
Tapahtuma lähestyy ja osallistujalista näyttää mieleiseltä. Olet saanut houkuteltua osallistujia juuri sinun kohderyhmästäsi ja tapahtuman osallistujamäärä on ylittänyt odotuksesi. Nyt edessäsi on kuitenkin toinen haaste: miten varmistat osallistujien paikan päälle saapumisen?
Viestintä on yksi tärkeimmistä työkaluistasi. Lähetä kohdennettua viestintää tapahtumaa edeltävien viikkojen aikana ja lisää viestinnän määrää mitä lähemmäksi tapahtuman alkaminen tulee. Muistutukset kuten “nähdään ensi viikon tapahtumassa”, “tapahtuman alku lähenee” ja “nähdään puolen tunnin kuluttua” ovat omiaan pitämään tapahtumasi osallistujan mielessä.
Näitä viestejä voit myös hyödyntää sisällön jakamisessa ja esimerkiksi lähettää tunnelmakuvia ja pieniä maistiaisia tapahtuman sisällöstä, jolla rakennat osallistujan odotuksia tapahtumaa kohden. Bonuksena kannattaa harkita videotervehdyksiä joko tapahtuman puhujilta tai järjestäjiltä, jossa ilmoittautujaa kiitetään henkilökohtaisesti ja toivotetaan tervetulleeksi tapahtumaan.
Korosta vastuullisuutta
Vastuullisuus on nyt ja tulevaisuudessa teema, joka määrittää kaikkia yritysten toiminta-alueita eivätkä tapahtumat ole poikkeus. Yrityksiltä oletetaan vastuullisia toimia heidän järjestäessään tapahtumia.
Vastuullisuus tarkoittaa mm. matkustamista ekologisesti kestävillä vaihtoehdoilla, erilaisten ympäristöystävällisten tuotteiden hyödyntämistä ja kestävästi tuotetun ruuan tarjoilemista.
Yksi asia kuitenkin jää usein vähemmälle huomiolle: mitä jos ilmoittautunut henkilö, joka on laskettu mukaan tarjottaviin ruokiin, jättääkin saapumatta?
Korosta haluaisi toimia ympäristön kannalta vastuullisesti ja pyydä osallistujaa perumaan osallistumisensa mikäli hän ei pääse paikalle. Rohkeimmat tapahtumajärjestäjät perivät osallistujalta maksun, mikäli hän ei ilmaannu paikalle eikä ilmoita esteestä.
Useimmat meistä haluavat toimia vastuullisesti, joten tämän kulman korostaminen saattaa auttaa no-shown hillitsemisessä.
Tee osallistumisen peruuttaminen helpoksi
Ihmiset ilmoittavat esteestä tai peruuttavat osallistumisensa, jos se on nopeaa ja vaivatonta. Useimmat tapahtumanhallintajärjestelmät tarjoavat mahdollisuuden ilmoittautumisen muokkaamiseen. Peruutuslinkin voi sisällyttää jokaiseen tapahtumasta lähtevään viestiin, jolloin osallistujan on helppo ilmoittaa, jos ei pääsekään paikalle.
Jos tapahtumasi osallistujakustannukset ovat erityisen kalliit, voit vaikka omistaa yhden tapahtumaa koskevista viesteistä peruutusmahdollisuuden korostamiseen. On aina parempi toimia vastuullisesti, vaikka se tarkoittaisikin yhden osallistujan menettämistä.
No-show ei ole maailmanloppu
Joskus tilanteet muuttuvat ja se kiinnostuneinkin osallistuja saattaa jättää saapumatta paikalle. Syynä saattoi olla äkillinen sairastuminen tai muu muuttuja johon osallistuja ei pystynyt vaikuttamaan. Hätä ei kuitenkaan ole tämän näköinen. Sinulla on tiedossa kiinnostunut henkilö, joka on ilmaissut halunsa vastaanottaaa sisältöjäsi.
Saapumatta jättäneille henkilöille kannattaa rakentaa oma workflow tai muu jatkoviestintäsuunnitelma, jossa jaat ohi menneen sisällön ja ohjaat heidät ilmoittautumaan seuraavan tapahtumaan.
Kokeile myös ehdottaa tapaamista, jossa osallistuja pääsee henkilökohtaisesti keskustelemaan tapahtuman aiheesta. Yllätyt kuinka tehokas tapa tämä on tapaamisten varaamiseen.
Tapahtuman tunnelmaunnelmakuvien ja -videoiden jakaminen, on hyvä tapa varmistaa että osallistuja ei ohita seuraavaa tapahtumaasi.
Yhteenvetona
No-show on valitettava osa tapahtumajärjestäjän arkea. Tärkeintä on varmistaa tämän osuuden osallistujista olevan mahdollisimman pieni. Tee no-show-osallistujille oma strategiansa, jotta osallistat myös heitä aktiivisesti. Alla vielä muutama helppo vinkki no-shown vähentämiseen.
- Muistuta, muistuta ja muistuta - huolellisesti suunniteltu ja toteutettu viestintä vähentää no-showta.
- Korosta osallistujan vastuuta - kerro mitä vaikutuksia no-show:lla on esimerkiksi tarjottavan ruuan määrään.
- Helpota ilmoittautumisen peruuttamista, jotta osaat varautua oikeaan osallistujamäärään.
- Rakenna oma jälkimarkkinointiputki heille, jotka eivät saapuneet paikalle ja ohjaa heidät seuraavaan tapahtumaan.
- Rakenna FOMOa ja jaa mahtavia kuvia ja videoita tapahtumasta - he eivät halua missata tätä toistamiseen.
